فصلنامه شماره 39 (پاییز 1398)

چکیده

فرآیند سفارش تا پرداخت برای همه کسب‌وکارها حیاتی است. تبادل الکترونیکی داده‌ها (EDI) و استانداردهای GS1 eCom به شما در خودکار کردن فرآیندها کمک می‌کنند. تسهیلاتی که از این طریق فراهم می‌شوند عبارت‌اند از: کاهش سفارش و تحویل و درخواست‌های فاکتور، صرف پول کمتری برای مدیریت کردن امور، تحویل و دریافت سریع‌تر کالا، پرداخت سریع‌تر و بهبود جریان نقدینگی و توسعه همکاری‌های تجاری نزدیک‌تر.

 

1- سفارش تا پرداخت چیست؟

سفارش تا پرداخت، فرایند کسب‌وکار است، جایی که کالاها:

سفارش داده می‌شوند

تحویل و دریافت می‌شوند

فاکتور و پرداختِ هزینه می‌شوند

چه دریافت کالا و چه تحویل کالا باشد، این فرآیند برای بسیاری از شرکت‌ها حیاتی است. زمانی که سفارش‌ها به‌طور نامناسب دریافت، تکمیل، تحویل یا فاکتور شوند، ممکن است پرداخت‌ها به تأخیر بیافتد یا رد شود و مشتریان ممکن است منصرف شوند و حتی ریزش کنند.

مهم است که فرآیند به‌صورت مؤثر و دقیق عمل کند. بسیاری از کسب‌وکارها کل فرآیندشان را از طریق تبادل الکترونیکی داده‌ها (EDI) خودکار کرده‌اند.

2- تبادل الکترونیکی داده‌ها (EDI)

اسناد زیادی برای عملکرد مؤثر فرآیند سفارش تا پرداخت، شامل سفارش خرید، اعلامیه حمل‌ونقل پیشرفته^[1] (ASN) و فاکتورها موردنیاز هستند.

در یک اقتصاد رقابتی، اگر از روندهای دستی و کاغذی برای انجام این فرآیندها استفاده کنید، نمی‌توانید به‌طور مؤثر عمل کنید. بسیاری از خرده‌فروشان پیشرو حتی اگر نتوانند به‌صورت الکترونیکی با تأمین‌کنندگان ارتباط برقرار کنند، محصولات را از تأمین‌کنندگان خریداری نمی‌کنند.

یک نیاز حیاتی به راه‌حلی سریع، دقیق، کارآمد و مقرون‌به‌صرفه وجود دارد، مهم نیست سازمان شما به چه اندازه هست و شما در چه بخشی از آن کار می‌کنید. EDI چنین راه‌حلی را ارائه می‌کند.

اساس EDI مبتنی بر تبادل کامپیوتر به کامپیوتر اسناد الکترونیکی استاندارد کسب‌وکار، بین دو شرکت است. EDI، اسناد کاغذی را جایگزین اسناد الکترونیکی می‌کند. شرکت ارسال‌کننده، پیام الکترونیکی را ایجاد می‌کند و شرکت دریافت‌کننده آن پیام را بدون نیاز به دخالت انسانی تفسیر می‌نماید.

دو مفهوم کلیدی EDI عبارتند از:

اسناد الکترونیکی، جایگزین اسناد کاغذی می‌شوند.

تبادل اسناد در قالب استاندارد انجام می‌شود.

با استفاده از این دو مفهوم اصلی، هر کسب‌وکاری می‌تواند EDI را اجرا کند و از سرعت، دقت، کارایی و صرفه‌جویی در هزینه‌ی آن بهره ببرد.

3- انواع EDI

چند روش برای آنکه EDI را در کسب‌وکار خود پیاده‌سازی نمایید، وجود دارد.

رویکرد انتخابی شما به‌جای اینکه یک نوع فناوری یا پیاده‌سازی را ترجیح دهد، باید بر اساس نیازهای کسب‌وکار شما باشد.

EDI مبتنی بر وب: EDI مبتنی بر وب به شما این امکان را می‌دهد که بدون توسعه یک زیرساخت پیچیده با شرکای تجاری خود تعامل داشته باشید. این کار به شما امکان ایجاد، دریافت و مدیریت اسناد الکترونیکی با استفاده از یک مرورگر وب و دسترسی به اینترنت را می‌دهد. این سرویس اطلاعات را به فرمت EDI موردنیاز تبدیل می‌کند و آن را به‌طور ایمن به شرکای تجاری شما انتقال می‌دهد.

شبکه‌های ارزش‌افزوده (VANs): شبکه‌های ارزش‌افزوده، شبکه‌های خصوصی‌ای هستند که در آن‌ها داده‌ها بین شرکت‌ها به‌طور ایمن ردوبدل می‌شود. برای استفاده از یک VAN باید با یک ارائه‌کننده VAN یک حساب بازکنید. با باز کردن حساب، به شما یک صندوق پستی الکترونیکی برای ارسال و دریافت اسناد الکترونیکی ارائه می‌شود. زمانی که می‌خواهید یک سند را ارسال کنید، VAN آن را به صندوق پستی گیرنده ارسال می‌کند که در آن ذخیره می‌شود. گیرنده سپس به شبکه متصل می‌شود و اسناد را از صندوق پستی خود، دریافت می‌کند.

AS2: AS2 یکی از رایج‌ترین روش‌ها برای انتقال ایمن و مطمئن از طریق اینترنت است. پیاده‌سازی EDI با استفاده از AS2 اساساً شامل دو رایانه (یک کلاینت و سرور) که با یکدیگر در اینترنت در ارتباط هستند، می‌باشد. AS2 یک پاکت برای یک پیام ایجاد می‌کند که سپس از طریق استفاده از گواهی‌های دیجیتال و رمزنگاری به‌طور ایمن ارسال می‌شود.

4- مزایای EDI

EDI ابزاری است که به شما این امکان را می‌دهد اسناد تجاری را سریع‌تر و با هزینه کم‌تر مبادله‌کنید. به این معنا که شما می‌توانید کارآمدتر باشید، هزینه‌ها را بکاهید و دقت داده‌ها را بهبود بخشید.

سریع‌تر است

پیام‌های الکترونیکی تقریباً به‌طور آنی به سراسر جهان فرستاده می‌شوند.

اطلاعات دریافتی می‌تواند بلافاصله با استفاده از نرم‌افزارهای کاربردی داخلی مورداستفاده قرار گیرد.

انتقال سریع داده‌ها، فرایندهای بلادرنگ و مبتنی بر رویداد را ممکن می‌سازد.

دریافت سریع‌تر اسناد یک مزیت رقابتی برای شما فراهم می‌کند.

داده‌ها دقیق‌تر هستند

داده‌ها از اسناد مبتنی بر کاغذ کپی نمی‌شود.

خطاهای ناشی از واردکردن دستی اطلاعات حذف می‌شوند.

کارآمدتر است

برنامه‌ریزی به دلیل دریافت سریع‌تر تراکنش‌های دقیق و کاملِ کسب‌وکار، بهبود می‌یابد.

کالاها سریع‌تر دریافت می‌شوند و کارهای تولید بر اساس آن برنامه‌ریزی می‌شوند.

سفارش‌ها به‌سرعت پردازش می‌شوند و محموله‌ها بر اساس آن برنامه‌ریزی می‌شوند.

پرداخت‌ها زود دریافت می‌شوند و جریان نقدی بهبود می‌یابد.

روابط شریک تجاری به دلیل همکاریِ نزدیک‌تر، بهبود می‌یابد.

مسیرهای بازرسی الکترونیکی توانایی بیشتری برای پیگیری وضعیت و سنجش عملکرد، ارائه می‌دهند.

اگر سفارش‌ها نمی‌تواند به‌طور کامل برآورده شود، تصدیق خودکار، زمان خریدار را صرف برنامه‌ریزی گزینه‌های دیگر می‌کند.

به شما کمک می‌کند هزینه‌ها را کاهش دهید

فرایندهای دستی کم‌تر، نیازمند منابع کم‌تر و دارای سربار کمتری هستند.

اصلاحات پرزحمت و گران فاکتورها و سفارشات، کاهش می‌یابد.

سطوح موجودی به‌واسطه‌ی پردازش سفارش‌ها و چرخه‌های تحویلِ مختصر شده، کاهش می‌یابد.

گردش سریع‌تر اسناد به شما این امکان را می‌دهد که از شرایط بهتر تخفیف، بهره‌مند شوید.

5- یک نمونه عادی از مزایای EDI

بسیاری از شرکت‌ها، EDI را در اولین مرحله‌ی فرآیند سفارش تا پرداخت (تبادل یک سفارش خرید) اجرا می‌کنند. معمولاً، یک خریدار به‌جای آنکه یک سفارش خرید ایجاد کند از یک روش نسبتاً استاندارد پیروی می‌نماید:

خریدار داده‌ها را از یک انبار یا سیستم تدارکات بررسی می‌کند.

داده‌های مربوطه برای ایجاد یک سفارش خرید، وارد سیستم خرید می‌شود.

خریدار سفارش خرید را چاپ می‌کند

سفارش خرید به فروشنده ارسال، فکس یا ایمیل می‌شود.

فروشنده سفارش خرید را دریافت می‌کند.

اطلاعات مربوطه وارد سیستم ورودی سفارش‌ها می‌شود.

خریدار به‌صورت دوره‌ای فروشنده را مجبور می‌کند تا مشخص کند که آیا سفارش خرید، دریافت و پردازش‌شده است یا نه.

اگر زمانی که توسط خریدار و فروشنده برای پیگیری این روند صرف می‌شود و زمان صرف شده توسط پست را اضافه کنید، معمولاً بین ۳ تا ۵ روز طول می‌کشد. این مسأله همچنین به مدیریت سریع و بدون خطای سفارش خرید، هنگام ورود داده‌ها توسط فروشنده و خریدار بستگی دارد. این رویه زمانی که یک شرکت سفارش‌های خرید خود را به‌صورت الکترونیکی با استفاده از EDI ایجاد می‌کند به‌طور قابل‌توجهی ساده‌تر و سریع‌تر است:

خریدار، داده‌ها را در یک سیستم انبار یا سیستم تدارکات بررسی می‌کند.

نرم‌افزار EDI یک سفارش خرید الکترونیک ایجاد می‌کند و آن را بلادرنگ به‌طور خودکار به فروشنده انتقال می‌دهد.

سیستم ورود سفارش فروشنده، سفارش خرید را دریافت کرده و سیستم را بلافاصله به‌روزرسانی می‌کند.

یک تصدیق به‌طور خودکار به خریدار فرستاده می‌شود.

چیزی که قبلاً ۵ روز طول می‌کشید اکنون چند دقیقه بیشتر طول نمی‌کشد و البته، پیاده‌سازی سیستم سفارش خرید فقط یک گام در جهت استقرار کامل فرآیند سفارش تا پرداخت است. با اجرای سایر مراحل این فرآیند می‌توان زمان‌های بیشتری را ذخیره کرد.

6- استانداردهای GS1 برای استقرار فرآیند سفارش تا خرید

استانداردهای سازمان GS1 برای خودکارسازی فرآیند سفارش تا خرید، کدام ها هستند؟

GS1 دو استاندارد eCom را مدیریت می‌کند: هر دو استاندارد GS1 EANCOM و GS1 XML در سراسر جهان به‌وسیله‌ی هزاران شرکت در تمام اندازه‌ها در بسیاری از بخش‌ها به‌طور گسترده استفاده می‌شوند.

چرا به‌جای سایر استانداردهای موجود، استانداردهای GS1 eCom انتخاب‌شده‌اند؟

GS1 eCom بخشی از استانداردهای زنجیره تأمین در پیام‌های GS1 eCom است، هر محصول، شخص و مکان، به‌وسیله‌ی یک کلید شناسایی یکتای GS1 شناسایی می‌شود. همین کلیدهای شناسایی که بیشتر در قالب بارکدها نمایان هستند، در جریان فیزیکی کالاها استفاده می‌شوند. این امر باعث برقراری ارتباط بین اطلاعات دریافت شده از طریق GS1 eCom و شناسایی کالاهای فیزیکی می‌شود. این امر، یکپارچه‌سازی سیستم‌های back-end را ساده‌تر کرده و در صورت الزام به نگاشت‌های پیچیده، اجتناب از خطاها را به‌طور مؤثری محقق می‌نماید.

پیش‌شرط استفاده از استانداردهای GS1 eCom، پیشوند شرکتی^[2] است. پیشوند شرکتی، اجازه‌ی ایجاد GTIN شماره جهانی قلم کالای تجاری و GLN شماره جهانی مکان، شناسایی مکان‌های فیزیکی و عملیاتی و همچنین شرکای تجاری را می‌دهد. تمام اطلاعات درباره‌ی محصولات و شرکای تجاری دخیل در تراکنش‌های سفارش تا خرید، به‌وسیله‌ی شناسه‌های GTIN و GLN خاص آن‌ها در پیام‌های GS1 eCom ارجاع داده می‌شود.

داده‌های اصلی مرتبط با GTIN و GLN به‌طور مستقل از تراکنش‌ها، مبادله می‌شود. برای مثال به‌وسیله‌ی شبکه جهانی هم‌زمان‌سازی داده‌ها (GDSN) یا از طریق تبادلات دوطرفه، مبادله می‌شود. ثابت‌شده است که جدا کردن نگهداشت داده‌های اصلی از داده‌های تراکنشی کسب‌وکار، باعث تقویت و پیاده‌سازی آسان راه‌حل‌های تجارت الکترونیکی می‌شود.

GS1 دو مجموعه‌ی مکمل از استانداردهای eCom، شامل GS1 EANCOM و GS1 XML را توسعه داده و نگهداری می‌کند. هردوی این مجموعه استانداردها به یک اندازه توسط GS1 پشتیبانی می‌شوند. EANCOM زیرمجموعه‌ای از UN/EDIFACT است و بیشتر از استانداردهای eCom استفاده می‌شود. GS1XML برمبنای نیازهای جامعه‌ی کاربران با استفاده از متدلوژی UN/CEFACT به‌وسیله‌ی GS1 توسعه‌یافته است.

هر دو استاندارد شامل پیام‌های کسب‌وکار مورداستفاده برای تبادل داده‌های کسب‌وکار هستند. در اصل آن‌ها معادل اسناد تجاری مانند سفارش، لیست بسته‌بندی یا فاکتور هستند.

7- پیام‌های eCom و فرایندهای کسب‌وکار

این‌که کدام‌یک از پیام‌های در دسترس eCom، اجرا خواهند شد بستگی به فرآیند واقعی کسب‌وکار در شرکت‌های آن‌ها و داده‌های موردنیاز برای پشتیبانی از آن فرآیند دارد.

پیام‌های زیر به‌طور گسترده‌ای بیشترین کاربرد را در فرآیند «سفارش تا پرداخت» دارند:

7-1- سفارش دهی

الف) سفارش برای سفارش کالاها یا خدمات و تعیین تعداد، تاریخ‌ها و محل‌های تحویل مربوطه، به‌وسیله‌ی مشتری به تأمین‌کننده ارسال می‌شود.

ب) سفارش می‌تواند با پاسخ سفارشی که به‌وسیله تأمین‌کننده ارسال‌شده است با یکی از حالت‌های، پذیرش کامل سفارش، پیشنهاد اصلاح یا هشدار عدم پذیرش تمام یا بخشی از سفارش، به مشتری پاسخ داده شود.

7-2- تحویل

الف) «اعلامیه ارسال^[3]» از سوی تأمین‌کننده برای ارائه‌ی جزئیات کالاهای ارسال‌شده و تعیین محتویات محموله به سمت مشتری ارسال می‌شود.

ظرف‌های حمل‌ونقل^[4] (برای مثال پالت‌ها) در اعلامیه ارسال را می‌توان با کد سریالی محفظه حمل‌ونقل^[5] (SSCC) که برای مدت‌زمانی که حمل‌ونقل قلم در جریان است به قلم ترابری^[6] تخصیص داده می‌شوند، شناسایی کرد. SSCC برای قلم ترابری، شناسه‌ای منحصربه‌فرد فراهم می‌کند و اعلامیه ارسال دربردارنده‌ی جزئیات محتوای آن است.

اگر نیاز به ارائه اطلاعات اضافه‌تر درباره‌ی قلم ترابری باشد، می‌توان این اطلاعات اضافه‌تر را همراه با SSCC بر روی برچسب لجستیکی GS1 قرارداد. این اطلاعات اضافه‌تر می‌تواند به ارائه‌دهندگان خدمات لجستیکی یا برای تکمیل محتوای اعلامیه ارسال لازم برای ارسال و دریافت کالاها، ارسال شود.

ب) اعلامیه ارسال می‌تواند از جانب مشتری به تأمین‌کننده ارسال‌شده باشد و در آن جزئیات مربوط به کالاهای دریافت شده تحت شرایط موردتوافق و اعلام به فروشنده مبنی بر این‌که کدام بخش از محتویات دریافت شده پذیرفتنی و کدام بخش نپذیرفتنی هستند با تعیین اختیاری دلیل عدم پذیرش کالا، ارائه شوند.

7-3- پرداخت

الف) فاکتور از جانب تأمین‌کننده به مشتری ارسال می‌شود که در آن مطالبه‌ی پرداخت برای کالاها و خدمات تأمین‌شده را دارد.

ب) فاکتور می‌تواند در قالب یک «پاسخ فاکتور» که از جانب مشتری به تأمین‌کننده ارسال می‌شود پاسخ داده شود و در آن پذیرش یا عدم پذیرش فاکتور اطلاع داده شود. پاسخ فاکتور فقط در قالب پیام‌های XML وجود دارد.

پ) اعلامیه پرداخت^[7] (در فرمت XML که به آن پیام تسویه^[8] گفته می‌شود) ممکن است از جانب خریدار به فروشنده ارسال شود. با هر برقراری ارتباط برای انتقال پول، فاکتورها تسویه می‌شوند و به‌طور اختیاری تعدیلات مربوط به مقادیر، پرداخت می‌شوند.

8- GS1 EANCOM

استاندارد GS1 EANCOM، به‌عنوان راهنمای EANCOM، روی وب‌سایت آنلاین GS1 به نشانی زیر منتشرشده است:

https://online.gs1.org/secure/docs/ecom/eancom/2002_2010/index.htm

این استاندارد فقط برای MO های GS1 قابل‌دسترسی است و شرکت‌های کاربر علاقه‌مند به پیاده‌سازی EANCOM باید با سازمان‌های عضو (MO) های خودشان تماس بگیرند.

آخرین نسخه‌ی این استاندارد، EANCOM2002 است که بر اساس فهرستUN/EDIFACT D.01B تهیه‌شده است. آخرین ویرایش این راهنما در سال 2010 بوده که شامل افزوده‌ها به استاندارد منتشرشده تا پایان سال 2009 بوده است. برای دسترسی به آخرین ویرایش به نشانی زیر مراجعه نمایید:

https://www.gs1.org/ecom/eancom/implementation

بااینکه نسخه‌های پیشین EANCOM هنوز به‌طور گسترده‌ای مورداستفاده قرار می‌گیرند، اما GS1 فقط نسخه 2002 را مورداستفاده قرار می‌دهد و هرگونه به‌روزرسانی‌های بالقوه فقط به این نسخه افزوده می‌شوند.

9- GS1 XML

استاندارد GS1 XML بر روی وب‌سایت عمومی GS1 به نشانی زیر منتشرشده است.

https://www.gs1.org/gsmp/kc/ecom/xml/xml_bms

بیشتر پیام‌ها در چندین نسخه منتشر می‌شوند که نشان‌دهنده‌ی نیازهای جدید کسب‌وکار است که در طول زمان پشتیبانی می‌شوند. برای پیاده‌سازی‌های جدید، همیشه باید از آخرین نسخه‌ی موجود استفاده شود. هرگونه تغییراتی فقط روی آخرین نسخه اعمال می‌شود.

GS1، استانداردهای پیام XML eCom را به‌عنوان مجموعه‌ای از الگوهای تعریف ساختار و محتوای پیام، منتشر می‌کند. لازم است که مجموعه‌ی کامل الگوها، دانلود و پیاده‌سازی شوند.

10- گام‌های پیاده‌سازی EDI

• رویکردهای متفاوتی وجود دارند که خرده‌فروشان ممکن است بخواهند در پیاده‌سازی‌هایشان از آن‌ها استفاده کنند، این رویکردها عبارت‌اند از:

یک پروژه‌ی داخلی که به‌وسیله‌ی کارمندان شرکت، انجام آن به عهده گرفته می‌شود.

برون‌سپاری پروژه به یک شرکت مشاوره‌ی تخصصی که در این رویکرد به تخصص داخلی نیازی نیست اما بااین‌حال لازم خواهد بود که کارمندان با مشاوران همکاری داشته باشند.

ترکیبی از دو رویکرد به این صورت که فرآیند پیاده‌سازی به‌طور داخلی انجام شود اما پیاده‌سازی فنی واقعی به یک ارائه‌دهنده‌ی خدمات EDI برون‌سپاری شود.

صرف‌نظر از روش انتخاب‌شده، پیاده‌سازی EDI تأثیر زیادی بر عملکرد و فرآیندهای تجاری یک شرکت دارد. برای اطمینان از موفقیت‌آمیز بودن پیاده‌سازی و درعین‌حال، به حداقل رساندن اختلال، مراحل زیر باید دنبال شود.

1. تحلیل وضعیت بازار
2. آماده‌سازی داخلی
3. تحلیل جریان فرآیند کسب‌وکار و اطلاعات
4. برنامه استراتژیک EDI
5. پروژه‌ی آزمایشی
6. توسعه‌ی پیاده‌سازی

سازمان‌های عضو GS1 (MO ها) شرکای مهمی در هرکدام از این مراحل هستند. MO ها می‌توانند موارد زیر را ارائه نمایند:

• اطلاعاتی درباره‌ی فعالیت‌های EDI در بازار داخلی و داده‌هایی برای مقایسه با سایر کشورها.
• ارائه مستندات و آموزش در ارتباط با استاندارد.
• پشتیبانی و ابزارهای پیاده‌سازی برای کاربران.
• پشتیبانی از استانداردهای فنی.
• نقاط تماس و اطلاعات ارائه‌دهندگان راه‌حل.
• یک شبکه‌ی بین‌المللی از سازمان‌ها.

10-1- شروع کار: ایجاد تیم پروژه

اولین قدم برای شروع هرگونه فعالیت تحلیل یا پیاده‌سازی، تشکیل تیم پروژه است. راهبر پروژه باید وظیفه‌ی دستیابی به اهداف هر مرحله از پیاده‌سازی و رابط اصلی با مدیریت را به عهده بگیرد. اعضای تیم پروژه باید کارمندان مناطقی باشند که تحت تأثیر پیاده‌سازی EDI قرار دارند، کسانی که دانش خود از عملکرد شرکت را به تیم پروژه ارائه بدهند. پس‌ازآن که تیم پروژه مستقر شد، گام‌های پیاده‌سازی می‌توانند آغاز شوند.

10-2- گام اول: تحلیل وضعیت بازار

تیم مسئول پیاده‌سازی EDI باید به سؤالات زیر پاسخ دهند:

کدام‌یک از تأمین‌کنندگان، مشتریان و رقبا از EDI استفاده می‌کنند؟

آن‌ها چرا و چگونه این کار را انجام می‌دهند؟

تأثیر بالقوه‌ی پیاده‌سازی EDI بر تأمین‌کنندگان و مشتریان چیست؟

سایر شرکت‌ها در این بخش به لحاظ تبادل داده‌ها، چه‌کاری انجام می‌دهند؟

این سؤالات باید در زمان برنامه‌ریزی چگونگی پیاده‌سازی EDI در شرکت، در نظر گرفته شوند.

10-3- گام دوم: آماده‌سازی داخلی

تعهد مدیریت عالی

قبول و درک بالای مدیریت عالی از پروژه بسیار مهم است زیرا پیاده‌سازی EDI، یک پروژه در مقیاس بزرگ است که بخش‌های زیادی از کسب‌وکار را تحت تأثیر قرار می‌دهد. لازم است منابع انسانی و مالی در دسترس قرار بگیرند و همچنین از حمایت و همکاریِ فعالِ کارمندان بهره‌مند شوند. وظیفه اولیه تیم پروژه باید تضمین این نکته باشد که هیئت‌مدیره شرکت، درک اساسی از اصول و مزایای EDI داشته باشد. باید درک شود که پیاده‌سازی EDI می‌تواند به بهبود خدمات به مشتری، افزایش کارایی زنجیره تأمین، کاهش هزینه‌های داخلی و افزایش سهم بازار کمک کند.

آموزش داخلی

پیاده‌سازی EDI برگردش سراسری اطلاعات در شرکت تأثیر می‌گذارد. همچنین تغییرات در مأموریت‌های سنتی، مسئولیت‌ها و فرآیند تصمیم سازی را الزامی می‌کند. ممکن است کارمندانی که در تیم پروژه دخیل نیستند، تمایلی به همکاری نداشته باشند. یک برنامه‌ی آموزشی داخلی خوب درباره EDI که ماهیت (چیستی) EDI و اهداف و تأثیرات آن را تبیین می‌کند، برای تسهیل کار تیم پروژه ضروری است.

10-4- گام سوم: تحلیل جریان فرآیند کسب‌وکار و اطلاعات

به‌عنوان بخش مهمی از پروژه، موفقیت پروژه، اغلب به کیفیت و سطح جزئیات در این مرحله متکی است. برای این تحلیل باید زمان کافی برنامه‌ریزی شود و برخی منابع، توصیه می‌کنند که 30% از کل مدت‌زمان پروژه برای این مرحله، برنامه‌ریزی شود.

تحلیل و بازنگری فرآیند داخلی جاری

این ارزیابی باید نحوه فعالیت بخش‌های داخلی سازمان که کسب‌وکار را اداره می‌کنند، تحلیل جریان اطلاعات، مراحل پردازش آن، زمان و هزینه‌های مربوطه را شامل شود. لازم است یک فهرست کامل از سخت‌افزارها، نرم‌افزارها و رابط‌های داده که می‌توانند در پیاده‌سازی EDI مورداستفاده قرار گیرند، تهیه شود. همچنین باید ثبت شود پس از پیاده‌سازی EDI، کدام‌یک از اجزای زیرساخت فناوری اطلاعات، زائد خواهند بود. سپس باید از این فهرست موجودی‌ها برای تهیه‌ی فهرستی از سخت‌افزارها، نرم‌افزارها و سرویس‌های فناوری اطلاعات که باید فراهم شوند، استفاده کرد. مدیر فناوری اطلاعات باید پیامدهای فنی EDI را ارزیابی کند و تضمین نماید که این پروژه با مسیر استراتژیک توسعه سیستم‌ها درون شرکت مغایرت ندارد.

افزون بر این، هزینه‌ی کار در یک محیط کسب‌وکار مبتنی بر کاغذ باید تخمین زده شود. این ارزیابیِ عملیاتی، به شناسایی جریان‌های اطلاعاتی دستی و یا اسنادی که بهترین نامزدها برای جایگزین شدن به‌وسیله‌ی پیام‌های EDI هستند، کمک می‌کند.

توسعه‌ی فرآیند کسب‌وکار و مدل جریان اطلاعاتی

این مدل باید شامل پردازش اطلاعات در محیط EDI، با تمرکز بر بهبود جریان اطلاعات، بازطراحی رویه‌های موجود کسب‌وکار و تخمین هزینه‌های مربوطه باشد. مدل EDI باید ارزیابی رویه‌ها و عملکردهای دستی را شامل شود و اصلاحات مناسب را پیشنهاد دهد. همچنین باید بهبود احتمالی تبادل داده‌ها با شرکای تجاری را پیشنهاد دهد. مدل EDI باید سیستم‌های تجاری خودکار که برای هر بخشِ مسئول پردازش پیام EDI مربوطه لازم را تحلیل کند.

این مدل همچنین باید تخمینی از هزینه‌های اولیه EDI، ازجمله خرید و اصلاح برنامه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، هزینه‌های یکپارچه‌سازی آن‌ها، خرید EDI و نرم‌افزار ارتباطاتی، نصب و راه‌اندازی و تبادل اطلاعات (به‌عنوان‌مثال هزینه‌های شبکه‌های ارزش‌افزوده VAN، اینترنت و خدمات انتقال اطلاعات).

انتخاب استاندارد پیام

ازآنجاکه دلیل اصلی اجرای EDI تبادل خودکار داده‌ها است، استاندارد پیام انتخاب‌شده باید چنین تبادلاتی را در هر محیطی و با هر شریک تجاری بالفعل یا بالقوه‌ی مستقر در هر نقطه دنیا انجام دهد. استانداردهای GS1 eCom تمام این الزامات را برآورده می‌کنند. آن‌ها همچنین استانداردهای GS1 در شناسایی اقلام تجاری، واحدهای لجستیکی و شماره جهانی موقعیت مکانی شرکای تجاری را در پیام‌های الکترونیکی می‌گنجانند. آن‌ها اجازه یکپارچه شدن جریان فیزیکی کالاها با اطلاعات مربوطه‌ی آن‌ها که به‌وسیله‌ی روش‌های الکترونیکی ارسال‌شده‌اند را می‌دهند.

شناسایی شرکای تجاری

ازآنجایی‌که پیاده‌سازی EDI برای تبادل اطلاعات با شرکای تجاری است، تیم پروژه باید بداند کدام‌یک از پیام‌های EDI شرکای تجاری، پیاده‌سازی شده‌اند یا برای پیاده‌سازی شدن مورد ملاحظه قرارگرفته‌اند و شرکای تجاری کدام‌یک از آن پیام‌ها را به‌احتمال‌زیاد می‌خواهند مبادله کنند.

10-5- برنامه استراتژیک EDI

پس‌ازآن که ارزیابی عملیاتی به اتمام رسید، تیم پروژه آمادگی دارد برنامه استراتژیک EDI را توسعه دهد. این برنامه باید تصویب‌شده و در طرح کسب‌وکار سازمان گنجانده شود. برنامه‌ی استراتژیک باید یک سند استراتژیِ پیاده‌سازی EDI که شامل تخمین هزینه و صرفه‌جویی هست را به‌تفصیل، مستندسازی کند. برای این منظور، این برنامه باید این‌که کدام پیام‌ها با کدام‌یک از شرکای تجاری پیاده‌سازی خواهند شد و ترتیب این پیاده‌سازی‌ها را تشریح نماید. این برنامه همچنین باید شامل تقویمی برای هر گام اولیه‌ی پیاده‌سازی و برنامه‌ریزی‌ برای پیاده‌سازی‌های EDI آینده باشد.

10-6- پروژه‌ی آزمایشی

پس از تصویب برنامه استراتژیک، تیم پروژه می‌تواند اجرای آزمایشی پروژه را آغاز نماید. اولویت پیاده‌سازی باید روی یک تراکنش کسب‌وکار بخصوص، مانند سفارش گذاری یا صدور صورتحساب، تمرکز کند.

در انتخاب نخستین پیاده‌سازی، سادگی پیاده‌سازی و مزایای مورد انتظار از آن باید موردتوجه قرار گیرد تا موفقیت آن را تضمین نماید. مدیر فناوری اطلاعات باید توصیه‌هایی را در ارتباط با بهترین محیط ازنقطه‌نظر نرم‌افزاری، برای آزمایش EDI ارائه نماید. انتخاب شریک، تصمیمی مهم برای اجرای آزمایشی است. در حالت ایده آل، شریک باید کسی باشد که دارای روابط تجاری خوبی با شرکت بوده و قبلاً سیستم EDI ای که ترجیحاً شامل نوع پیام‌های مشابهی (با پیام‌های پروژه) است را پیاده‌سازی کرده باشد. آزمایش‌ها باید شامل ارسال و دریافت حجم‌های زیاد و کم داده‌ها، نمایش کاراکتر، برخورد با اطلاعات نامعتبر و استثنایی، خطاهای ارتباطی و شبکه‌ای و رفع خطاها باشد. فرآیندهای دستی عادی باید به‌موازات پیاده‌سازی EDI اجرا شوند تا زمانی که هر دو طرف مبادله اطلاعات، نسبت به تمام اجزای سیستم EDI از این نظر که به‌درستی کار می‌کنند و قبل از آن‌که استفاده از اسناد کاغذی را متوقف کنند، اطمینان حاصل نمایند.

توافق‌نامه همکاری

پیش از آغاز هرگونه تبادل eCom، باید شرایط و جزئیات فنی با شرکای تبادل اطلاعات، تثبیت شود. مخصوصاً باید یک قرارداد مبادله‌ی عملیاتی به‌وسیله‌ی شرکای تجاری به امضاء برسد. قرارداد باید استانداردهای مورداستفاده و پیام‌های مورد مبادله و همچنین جنبه‌های فنی و تجاری رسانه‌های ارتباطی را مشخص کند. این قرارداد همچنین باید اشخاص حقوقی درگیر موضوع را مشخص نماید، توافقاتشان برای برپایی و شروع یک تبادل الکترونیکی داده‌ها را تبیین نماید و تراکنش‌های الکترونیکی را با همان وضعیت حقوقی که پیش‌ازاین در موارد مبتنی بر کاغذ وجود داشته است، ایجاد نماید. افزون بر این، باید یک قرارداد پشتیبانی فنی برای هر فرستنده و دریافت‌کننده‌ی پیام‌ها وجود داشته باشد و همچنین برای عملیات شبانه‌روزی، یک خط پشتیبانی 24 ساعته ی بدون وقفه باید ارائه شود.

10-7- توسعه‌ی پیاده‌سازی

متقاعد کردن سایر شرکای تجاری برای پیاده‌سازی EDI

پس از اجرای موفقیت‌آمیز پیاده‌سازی آزمایشی، تیم پروژه باید روی کمک به سایر شرکای تجاری برای پیاده‌سازی EDI تمرکز کند. همیشه بزرگ‌ترین چالش، دستیابی به حداقل تعداد تمام شرکای تجاری است که در حال تبادل پیام‌های EDI هستند. اعضا، می‌توانند به‌وسیله‌ی همکاری با سازمان‌های عضو (MO های) GS1، آموزش‌ها و برترین تجربیات را به تمام شرکای تجاری ارائه نمایند.

11- محاسبه هزینه برای یک پروژه EDI

این نوشتار به‌عنوان یک مرور کلی برای سازمان‌های عضو (MO های) GS1 بکار می‌رود تا به شما برای پی بردن به هزینه‌ها در زمانی که برای یک پیاده‌سازی برنامه‌ریزی می‌کنید، کمک کند. ازآنجا نیازها و ساختار قیمت با توجه به بازارهای محلی متفاوت خواهد بود، ارائه‌ی قیمت‌های واقعی محلی به عهده‌ی MO ها است.

11-1- درون‌سازمانی یا برون‌سپاری؟

سرمایه‌گذاری‌ها و هزینه‌های جاری بستگی به آن دارد که یک شرکت کدام مدل پیاده‌سازی را انتخاب کند و چهار مدل اصلی وجود دارد:

تحویل مستقیم: زمانی است که تمام EDI و زیرساخت تبادل اطلاعات، درون شرکت ایجاد و نگهداری می‌شود.

شبکه ارزش‌افزوده (VAN): زمانی است که تبادل اطلاعات و سرویس‌های افزوده، به‌وسیله‌ی یک شخص ثالث انجام می‌شود.

برون‌سپاری و یا رایانش ابری: زمانی است که تمام نرم‌افزارهای کاربردی EDI به‌عنوان یک سرویس توسط یک شخص ثالث که گاهی اوقات با عنوان ارائه‌کننده‌ی خدمات نرم‌افزارهای کاربردی^[9] نام‌برده می‌شود، ارائه می‌گردد. نوعی از آن‌که به‌طور فزاینده‌ای رایج می‌شود، رایانش ابری است که در آن نرم‌افزار کاربردی کسب‌وکار واقعی به‌عنوان یک سرویس خارجی قابل‌دسترسی است.

EDI وب: در این زمینه به معنای استفاده از یک فرم مبتنی بر وب است که به‌عنوان یک فایل EDI استانداردشده، ترجمه و ارسال می‌شود.

11-2- هزینه راه‌اندازی شامل

سخت‌افزار. برای سازمان‌هایی با حجم و فرکانس تبادل محدود، اغلب می‌توان از سخت‌افزارهای موجود استفاده کرد. این مورد در شرایطی است که EDI به تجهیزات کامپیوتری و ارتباطی با کارایی بالا نیاز ندارد اگرچه با افزایش ترافیک EDI، وجود یک کامپیوتر اختصاصی ترجیح داده می‌شود.

پروتکل ارتباطی. EDI با پروتکل‌های ارتباطات اینترنتی استاندارد مانند پروتکل‌های ارتباطی ایمیل یا وب‌سایت کار می‌کند. بسیاری از شرکای تجاری برای اطمینان از سطح بالاتر امنیت و قابلیت اطمینان، به پروتکل‌های ارتباطی مکمل احتیاج دارند. این موضوع می‌تواند به دستیابی به محصولات پروتکل مکمل یا خرید آن به‌عنوان یک سرویس از یک VAN (شبکه ارزش‌افزوده) یا معادل آن بیانجامد.

نرم‌افزار EDI. نرم‌افزار EDI، فایل EDI را دریافت می‌کند، آن فایل را به فرمت داخلی از پیش تعریف‌شده تنظیم و ترجمه می‌کند و به نرم‌افزار کاربردی داخلی منتقل می‌نماید (ممکن است با عنوان نرم‌افزار کاربردی مترجم یا پارسر شناخته شود). هزینه‌ی نرم‌افزار EDI مختلف است و تصمیم‌گیری برای انتخاب آن بستگی به تعدادی از معیارها دارد، شامل: تعداد کاربران، تعداد نرم‌افزارهای کاربردی/ پیام‌ها، حجم مبادلات و کارکردهای اضافی مانند کارکردهای امنیت و کنترل.

یکپارچه‌سازی با سیستم Back-End. در حال حاضر هیچ استانداردی برای فرمت‌های یکپارچه‌سازی (واسط نرم‌افزار سازمانی) وجود ندارد. فرمت، بستگی به این دارد که کدام سیستم Back-End، مانند سیستم ERP و سیستم حسابداری، مورداستفاده قرار می‌گیرند. فرمت می‌تواند یک فایل ساده، یک استاندارد اختصاصی مانند iDoc برای نرم‌افزارهای کاربردی SAP یا مبتنی بر XML باشد.

هزینه‌ی پروژه. در طی فاز راه‌اندازی، لازم است پروژه با نیروی انسانی اختصاص‌یافته شکل بگیرد. این موضوع، هم متخصصان داخلی مرتبط با فرآیندهای کسب‌وکار سازمانی و زیرساخت فناوری اطلاعات و هم متخصصان EDI را درگیر خود می‌کند که مورد دوم اغلب یک منبع برون‌سازمانی است.

آموزش. با تغییر وظایف مربوط به کارکنان، کارکنانی که وظایف سازمانی تحت تأثیر قرارگرفته را انجام می‌دهند، نیاز به آموزش خواهند داشت. مثال برای این موضوع، کارمندی است که کالاها را برای ارسال آماده می‌کند. او به‌جای آن‌که یک فرم را پر کند و به راننده‌ی کامیون تحویل دهد، باید یک برچسب حمل‌ونقل بارکد شده و یک اعلامیه ارسال الکترونیکی ایجاد نماید.

11-3- هزینه‌های جاری

ارتباطات. امروزه به‌طورکلی هزینه‌های ارتباطی پایین هستند اما درصورتی‌که شامل امکانات و خدمات اضافه‌تر مانند امنیت یا ذخیره‌سازی شوند، ممکن است به این هزینه‌ها افزوده شود. به‌طورمعمول، یک پرداخت هزینه، یا به‌صورت مگابایتی محاسبه می‌شود یا به‌صورت ساده به‌طور هزینه‌ی ماهانه/ سالانه محاسبه می‌گردد.

کارکنان. کارکنان سازمان که با کارکردهای خاصی از EDI به‌صورت تمام‌وقت یا پاره‌وقت کار می‌کنند (برای مثال پیاده‌سازی EDI با شرکای تجاری)، اگر این موضوع برون‌سپاری شده باشد می‌تواند دارای هزینه‌ی سالانه‌ی خدمات باشد.

نگهداری. هزینه‌ها معمولاً شامل هزینه‌ی نگهداری نرم‌افزار و استانداردها است. افزون بر آن، ممکن است نسخه‌های جدید استانداردها نیاز به به‌روزرسانی فرمت‌های فایل داخلی و سیستم‌های نرم‌افزاری داشته باشند.

امضاهای الکترونیکی. هزینه‌ی نگهداری مجوزها برای امضاهای الکترونیکی جاری.

ذخیره‌سازی مستندات/ فایل. به‌عنوان یک سرویس اضافی، فایل‌ها می‌توانند به‌وسیله‌ی اشخاص ثالث ذخیره شوند. این ذخیره‌سازی می‌تواند کوتاه‌مدت باشد مانند یک تابع عملیاتی میل باکس^[10] با یک شبکه ارزش‌افزوده (VAN)، یا بلندمدت باشد مانندذخیره‌سازی چندساله‌ی اسنادِ مشمول مقررات حسابرسی.

12- ده گام برای یک پیاده‌سازی موفق eCom

این نوشتار برای شرکت‌هایی در نظر گرفته‌شده است که قصد دارند پیاده‌سازی استانداردهای GS1 eCom را آغاز نمایند. این نوشتار اقدامات لازم برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز و بهره‌مندی از GS1 eCom را تشریح می‌کند. این اقدامات شامل موارد زیر است:

12-1- شناسایی فرآیندهای کسب‌وکاری که می‌خواهید GS1 eCom را در آن‌ها پیاده‌سازی کنید.

استانداردهای GS1 eCom از انواع فرآیندهای کسب‌وکار زنجیره‌ی تأمین پشتیبانی می‌کند: از سفارش، سراسر مرحله تحویل تا پرداخت. برای هرکدام از این فرآیندها، مجموعه‌ی متفاوتی از پیام‌ها موردنیاز است. همان‌طور که پیاده‌سازی GS1 eCom خود را برنامه‌ریزی می‌کنید باید به پرسش‌های زیر پاسخ دهید:

کدام فرآیندهای کسب‌وکار توسط GS1 eCom پشتیبانی خواهند شد؟

در این فرآیندها چه داده‌هایی باید مبادله شود؟

کدام شرکای تجاری این داده‌ها را ارسال یا دریافت می‌کنند؟

استانداردهای GS1 eCom با استفاده از پیام یکسان، راه‌حل‌هایی را برای بخش‌های مختلف ارائه می‌دهند. این امر از طریق پروفایل‌های اعمال‌شده به پیام‌های عمومی GS1 eCom (برای مثال صنایع غذایی، سرگرمی، لوازم‌التحریر یا منسوجات) حاصل می‌شود؛ بنابراین مشخصات بخش باید در طول تحلیل فرآیند کسب‌وکار موردتوجه قرار گیرند. افزون بر این در برخی کشورها، گروه‌های کاربر، پروفایل‌های پیامی ایجاد می‌کنند که منعکس‌کننده‌ی تجربیات منطقه‌ای درباره پیاده‌سازی GS1 eCom در بخش‌های خاص و فرآیندهای کسب‌وکار است (گام 7 را ببینید).

12-2- از تعهد مدیریت عالی شرکت خود برای اجرای GS1 eCom اطمینان حاصل کنید.

این گام بسیار مهم است زیرا مدیریت باید منابع انسانی و مالی لازم را برای یک پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز فراهم کند. مدیریت باید یک درک اساسی از اصول و مزایای GS1 eCom داشته باشد و درک کند که پیاده‌سازی GS1 eCom چگونه باعث بهبود خدمات شرکای تجاری و رضایت آن‌ها، افزایش کارایی زنجیره‌ی تأمین، کاهش هزینه‌ها و بهینه‌سازی موجودی خواهد شد.

12-3- سازمان عضو (MO ی) منطقه‌ای شما می‌تواند کمک کند.

با سازمان عضو (MO ی) منطقه‌ای خود که دارای متخصصین اختصاصی برای مناطق فنی خاص شامل GS1 eCom هستند تماس بگیرید. بررسی نمایید که چه کسی مخاطب اصلی GS1 eCom شما خواهد بود. اگر متخصص محلی قادر نباشد که به‌طور مستقیم به شما کمک کند، آن‌ها به شبکه‌ی جهانی متخصصین GS1 eCom از سایر سازمان‌های عضو (MO ها) و شرکت‌های کاربر دسترسی دارند. GS1 دارای بیش از 100 سازمان عضو منطقه‌ای (MO) است که به بیش از یک‌میلیون شرکت در بیش از 140 کشور جهان سرویس می‌دهند. شرکت‌های مربوط به کشورهایی که هنوز هیچ سازمان عضو (MO) GS1 ای در آن‌ها تأسیس نشده است می‌توانند به‌طور مستقیم با دفتر GS1 جهانی (GO) تماس بگیرند.

12-4- بررسی کنید آیا شرکت شما عضوی از GS1 است و پیشوند شرکتی دارد؟

کلیدهای شناسایی GS1، در کلیه‌ی استانداردهای GS1، یعنی هم در جریان فیزیکی کالاها (برای مثال در بارکدهای رمزگذاری شده) و هم در جریان اطلاعاتی داده‌های کسب‌وکار، استفاده می‌شوند. بدون استفاده از کلیدهای شناسایی GS1، استفاده از استاندارهای GS1 eCom امکان‌پذیر نیست. کلیدهای شناسایی GS1 با استفاده از پیشوند شرکتی GS1 ایجاد می‌شوند که این پیشوند شرکتی می‌تواند از سازمان عضو GS1 (MO ی) موجود در کشور شما به دست آید.

نمونه‌هایی از کلیدهای شناسایی GS1 که با استفاده از پیشوند شرکتی GS1 یکسان ایجاد می‌شوند عبارت‌اند از:

GLN – شماره جهانی موقعیت مکانی، شناسایی اشخاص و مکان‌ها، در همه‌ی پیام‌های GS1 eCom استفاده می‌شود.

GTIN – شماره جهانی قلم کالای تجاری، شناسایی کالاها و خدمات، در همه‌ی پیام‌های GS1 eCom استفاده می‌شود.

اگر مطمئن نیستید که شرکت شما، عضو GS1 است و از قبل دارای یک پیش‌شماره شرکتی است یا خیر، می‌توانید با سازمان عضو GS1 (MO ی) منطقه‌ی خود تماس بگیرید.

12-5- تیم خود را بر اساس استانداردهای GS1 eCom آموزش دهید.

GS1 طیف گسترده‌ای از مطالب آموزشی مربوط به استانداردهای GS1 eCom را ارائه می‌دهد. بیشتر این مطالب، ازجمله دوره‌های آموزش آنلاین، از طریق سازمان‌های GS1 محلی شما، در دسترس هستند. GS1 همچنین دوره‌های آموزشی کلاس به زبان محلی را به‌طور درون‌سازمانی و برون‌سازمانی برگزار می‌کند.

12-6- بررسی کنید که به کدام استانداردها نیاز دارید.

GS1 دو مجموعه استاندارد GS1 eCom ارائه می‌دهد:

GS1 EANCOM® که یک استاندارد GS1 برای EDI کلاسیک است، (یک زیرمجموعه‌ی ساده‌شده از UN/EDIFACT)

GS1 XML که از XML برای تبادل اسناد کسب‌وکار از طریق اینترنت، استفاده می‌کند.

GS1 برای کاربران جدید GS1 eCom، GS1 XML را توصیه می‌کند. بااین‌حال اگر شرکای تجاری شما از قبل، از کاربران GS1 EANCOM® بوده‌اند، شما می‌توانید درخواست کنید تا از استاندارد انتخابی آن‌ها پیروی کنید. GS1 EANCOM دارای یک پایگاه بزرگ کاربران در سراسر جهان است که باید هنگام انتخاب مجموعه‌ی استاندارد GS1 eCom موردتوجه قرار گیرد. لطفاً توجه داشته باشید که GS1 استاندارد GS1 EANCOM® را برای آینده‌ی قابل پیش‌بینی، پشتیبانی و نگهداری خواهد کرد.

12-7- پروفایل‌های پیام کشور و بخش خود را بررسی کنید.

تعدادی از سازمان‌های عضو GS1 برای ایجاد پروفایل پیام‌های استاندارد GS1 eCom سازگار با بخش‌های خاص در کشورهایشان، با شرکت‌های کاربر خود، کار می‌کنند (به‌عنوان‌مثال برای بخش DIY در هلند). پروفایل‌ها، زیرمجموعه‌ای از پیام‌هایی هستند که کاملاً با استانداردهای عمومی، سازگار می‌باشند. پروفایل‌ها با انتخاب تنها برخی از اجزاء انتخابی پیام، با نیازهای گروه‌های کاربر هدف، سازگار می‌شوند. مستندات این پروفایل‌ها، غالباً حاوی توصیه‌هایی برای اجرای آن‌ها در بخش‌های خاص یا گروه‌های کاربر است، به همین دلیل اغلب به‌عنوان دستورالعمل‌های پیاده‌سازی پیام^[11]، به‌طور مکرر به آن‌ها رجوع می‌شود.

گروه‌های کاربر می‌توانند چنین پروفایل‌هایی را در سطح بین‌المللی برای بخش خود ایجاد نمایند، مانند گروه بالادستی که استانداردهای GS1 را برای یکپارچه‌سازی زنجیره‌ی تأمین بین تولیدکنندگان و تأمین‌کنندگانشان توسعه می‌دهند.

همچنین دستورالعمل‌های پیاده‌سازی برای پیاده‌سازی عمومی GS1 eCom (EDI) وجود دارد. بهترین روش برای بررسی این‌که چه نوع مستنداتی برای بخش/کشور/فناوری انتخابی شما موجود است، تماس با سازمان عضو GS1 محلی است.

12-8- تحلیل شکاف را انجام دهید.

استانداردهای GS1 eCom بر اساس نیازهای واقعی کاربر توسعه‌یافته‌اند و به‌وسیله‌ی شرکت‌های کاربر مورد بازبینی قرارگرفته‌اند. این امر باعث می‌شود این استانداردها، تمام یا بیشترین اطلاعاتی که باید با شرکای تجاری مبادله شوند را پوشش دهند. بااین‌حال اگر بین نیازهای کاربر و داده‌های پوشش داده‌شده به‌وسیله‌ی پیام‌های ارائه‌شده، شکافی وجود داشته باشد، استانداردها باید به‌روزرسانی شوند.

توجه به این نکته بسیار مهم است که ممکن است اصطلاحات کسب‌وکار مورداستفاده‌ی شرکت شما و GS1، متفاوت باشد، درحالی‌که ازنظر معنایی، محتوای عناصر داده‌ها، یکسان است؛ بنابراین به‌جای آن‌که مقایسه فقط در اصطلاحات تجاری انجام شود باید بین تعاریف داده‌ها انجام شود.

تعاریف داده‌های GS1 را می‌توان در مستندسازی پیام‌های دیکشنری جهانی داده‌ها^[12] (GDD) یافت.

اگر بین نیازهای داده‌ای خود و اطلاعاتی که توسط پیام‌های GS1 پوشش داده می‌شود، شکافی تشخیص دادید، می‌توانید درخواست تغییر^[13] (CR) را به فرآیند جهانی مدیریت استاندارد GS1^[14] (GSMP) ارسال کنید یا پیام را اصلاح کنید یا درخواست پیام جدید بدهید. درخواست تغییر را می‌توان به‌طور مستقیم به وب‌سایت GSMP ارسال کرد، اما ما توصیه می‌کنیم با سازمان عضو GS1 (MO ی) محلی خود تماس بگیرید تا در ارائه و مدیریت درخواست تغییر کمک بگیرید. اگر تغییر موردنظر، نیاز به معرفی به دستورالعمل‌های پیاده‌سازی پیام محلی داشته باشد، باید یک درخواست تغییر به سازمان عضو GS1 محلی که گروه کاری کاربر را برای سروکار داشتن با آن درخواست معرفی می‌کند، ارسال شود.

12-9- با شرکای تجاری خود هماهنگ شوید.

همسان‌سازی داده‌های اصلی یک گام ضروری برای پیاده‌سازی GS1 eCom است چون با این کار، داده‌های اصلی در پیام‌های تراکنشی تکرار نمی‌شوند اما به‌سادگی به‌وسیله‌ی کلیدهای شناسایی استاندارد، ارجاع می‌شوند. برای مثال، نام و نشانی خریدار و فروشنده در سفارش یا اعلامیه‌ی ارسال، ذکر نشده است اما به‌سادگی به‌عنوان شماره جهانی موقعیت مکانی (GLN) خریدار و فروشنده ارجاع داده می‌شوند.

این روش با حذف داده‌های اضافی از پیام‌های (داده‌های) تراکنشی، پردازش کارآمد را تضمین می‌کند و با یکپارچه‌سازی انتقال الکترونیکی داده‌ها با جریان فیزیکی داده‌ها، صرفه‌جویی قابل‌توجهی به بار می‌آورد.

GS1 برای تبادل داده‌های اصلی، استانداردهایی را ارائه می‌دهد. سه روش اصلی برای به اشتراک‌گذاری داده‌های اصلی وجود دارد:

در ساده‌ترین شکل، داده‌های اصلی می‌توانند از طریق ایمیل یا فکس ارسال شوند. این روش می‌تواند برای شرکت‌هایی که تجربه‌ی استفاده از GS1 eCom را ندارند، مناسب باشد. در گام بعدی پیاده‌سازی، هنگامی‌که شرکت شما زیرساخت‌های GS1 eCom دارد، باید از استانداردهای داده‌های اصلی استفاده شود.

تبادل پیام‌های داده‌های اصلی به‌صورت دوطرفه، بین شرکای تجاری، با تبادل GS1 eCom درگیر است. زمانی که برخی از این داده‌ها تغییر می‌کند، پیام مربوطه که شامل به‌روزرسانی‌ها هم می‌شود، باید دوباره ارسال شود.

تبادل دوطرفه زمانی که تعداد شرکای تجاری محدود است بسیار خوب عمل می‌کند اما زمانی که تعداد شرکای تجاری افزایش می‌باید، مدیریت آن دشوار می‌شود. GS1، شبکه‌ی جهانی همزمان سازی داده‌ها را پیشنهاد می‌کند، جایی که شرکای تجاری می‌توانند داده‌های خود را منتشر نمایند و شرکای آن‌ها می‌توانند به‌طور خودکار از هرگونه به‌روزرسانی آگاهی یابند.

12-10- آغاز تبادل داده‌ها با استفاده از GS1 eCom

پیش از آغاز تبادل پیام‌های GS1 eCom، برخی آماده‌سازی‌های فنی مقدماتی باید انجام شود.

در گام اول، شرکت شما باید نرم‌افزار یا خدماتی که از GS1 eCom پشتیبانی می‌کند و به نیازهای شما پاسخ می‌دهد را به دست آورد. GS1 محصول خاصی را پیشنهاد نمی‌کند زیرا بی‌طرفی در بازار، یکی از اصول اساسی ما است اما سازمان عضو GS1 محلی شما می‌تواند فهرستی از شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی این محصولات و خدمات را ارائه کند. هنگامی‌که ابزار نرم‌افزاری نصب شد، باید داده‌های ذخیره‌شده در پایگاه داده‌های درون‌سازمانی (سیستم‌های Back-End) خود را به نرم‌افزار پشتیبانی‌کننده‌ی GS1 eCom نگاشت نماید، (برای مثال یک برنامه‌ریزی منابع سازمان) ERP برنامه‌ریزی منابع سازمان، یک محصول نرم‌افزاری درون شرکتی و ارائه‌کننده‌ی اتوماسیون برای عملکردهای اصلی کسب‌وکار است. به‌عبارت‌دیگر، ERP، استفاده از فناوری برای یکپارچه‌سازی اطلاعاتِ مربوط به کلیه‌ی عملکردهای کلیدی کسب‌وکار شما و روان‌سازی جریان آن در سراسر سازمان است. داده‌های مربوط به تراکنش، از ERP استخراج‌شده و برای پر کردن پیام‌های eCom از آن‌ها استفاده می‌شود.

ERP می‌تواند ابزاری بسیار پیشرفته شامل اتوماسیون تولید، حسابداری، توزیع، زنجیره تأمین و منابع انسانی باشد. برخی ابزارهای ساده‌ی ERP مختص بنگاه‌های کوچک و متوسط وجود دارند.

13- نتیجه گیری

شرکای تجاری شما برای تبادل داده‌های کسب‌وکار با شرکت شما باید از الزامات فنی آگاه باشند. این اطلاعات ممکن است در قالب توافق‌نامه‌های تبادل اطلاعات، مبادله شوند. این‌یک گام بسیار مهم است، بنابراین سازمان‌های استاندارد مختلف، دستورالعمل‌های خاصی را برای چنین مبادله‌ها و فرمت‌هایی برای توافق‌نامه‌های مبادله اطلاعات، ارائه می‌کنند. مثال‌هایی را در پیوندهای زیر می‌توانید بیابید:

https://www.unece.org/cefact/recommendations/rec26/rec26_1995_r1133rev1.pdf

https://www.unece.org/trade/untdid/download/99cp5r1.pdf

این فرمت‌ها، شرایط کلی کسب‌وکار را پوشش می‌دهند و می‌توانند با نیازهای خاص شرکت شما منطبق شوند.

پس از توافق با شرکای تجاری خود باید زیرساخت eCom خود را آزمایش نمایید. هم محتوای پیام‌ها و هم ارتباط واقعی باید آزمایش شوند.

بسیاری از سازمان‌های عضو GS1، خدمات مختلفی در رابطه با پیاده‌سازی GS1 eCom مانند آزمایش پیام‌ها، تصدیق، زیرساخت GS1 eCom برای ارسال تعداد کمی از پیام‌ها ارائه می‌کنند. آشنایی با این خدمات در پیاده‌سازی به شما کمک خواهد کرد. زمانی که نتیجه‌ی همه‌ی آزمایش‌ها مثبت بود، شما آماده هستید تا تبادل پیام‌ها را آغاز کنید و از مزایای GS1 eCom لذت ببرید.

13- مراجع

Order to Cash Deployment Kit, Saving time and money with GS1 Standards

1. Advanced Shipping Notices ↑
2. company perfix ↑
3. despatch advice ↑
4. shipping units ↑
5. serial shipping container code (SSCC) ↑
6. transport item ↑
7. remittance advice ↑
8. settlement message ↑
9. Application Service Provider (ASP) ↑
10. Mail Box ↑
11. Message Implementation Guidelines (MIGs) ↑
12. Global Data Dictionary (GDD) ↑
13. Change Request ↑
14. GS1 Global Standard Management Process (GSMP) ↑