GS1 EDI (بخش دوم)

 

  1. مقدمه:

حتماً پس از مطالعه این محتوا شما خواهید توانست EDI و اصول آن را توصیف نموده و مفاهیم کسب‌وکار و قسمت‌های فنی GS1 EDI در بهداشت و درمان را شرح دهید. همچنین فرا خواهید گرفت که چگونه این استانداردها را برای تجارت خود پیاده‌سازی نموده و کسب‌وکار خود را با تجارت جهانی همسو سازید.

  1. معرفی:

ابتدا اجازه دهید تناسب و ربط EDI با زنجیره تأمین بررسی شود

شکل یک: دیاگرام زنجیره تأمین حوزه بهداشت و درمان

استانداردهای GS1 EDI در سراسر زنجیره تأمین جهانی بهداشت و درمان از تأمین‌کننده تا مصرف‌کننده نهایی شامل تولیدکنندگان،توزیع‌کنندگان، ارائه‌دهندگان خدمات لجستیکی، بیمارستان‌ها و داروخانه‌ها مورداستفاده هستند.

همان‌طور که در شکل بالا مشاهده می‌شود، GS1 برای هر موجودیت در زنجیره تأمین از بالادست تا پایین‌دست یک کلید شناسایی تخصصی تعریف کرده است که به کمک آن‌ها مدیریت اطلاعات در زنجیره تأمین ممکن و دقیق‌تر می‌شود.

شناسایی

ضبط خودکار داده

اشترک گذاری

شکل دو: استانداردهای پایه GS1

این موضوع خیلی مهم است که بدانید GS1 EDI بخشی از استانداردهای سیستم GS1 است و وابستگی‌ها متقابل با یکدیگر دارند. آن‌هایی که در دوره سیستم GS1 آکادمی GS1 ایران شرکت نمودند می‌دانند که سه دسته از استانداردهای پایه و اصلی GS1، استانداردهای شناسایی، ضبط خودکار داده و اشتراک‌گذاری اطلاعات است. به علت اهمیت شناخت این استانداردها برای درک بهتر ادامه مطالب در ذیل مختصراً به آن‌ها اشاره می‌شود.

  1. شناسایی

شناسه‌های یکتای جهانی برای قلم تجاری، کمپانی‌ها، مکان‌ها، واحد لجستیکی، اموال و دارایی‌های فیزیکی و غیره، که در حقیقت کدهایی با ساختار مشخص هستند اساس سیستم GS1 محسوب می‌شوند. این کلیدهای شناسایی طرفین تجاری قادر می‌سازند تا بتوانند به‌راحتی جریان فیزیکی کالا را با جریان اطلاعات آن ارتباط داده و اطلاعات تراکنشی را با داده‌های اصلی مرتبط سازند.

شکل سه : کلیدهای شناسایی هر موجودیت در زنجیره تأمین

در شکل بالا می‌توانید نام کلیدهای شناسایی هر بخش را مشاهده نمایید.

  1. ضبط خودکار داده:

استفاده از تکنولوژی بارکد و امواج رادیویی (RFID) ما را قادر می‌سازد تا اقلام فیزیکی مانند قلم تجاری و یا پالت‌ها را به‌راحتی با استفاده از کلیدهای شناسایی یکتایشان نشانه‌گذاری کرد و توسط ماشین‌ها مربوطه به‌صورت خودکار اسکن و برداشت نمود.

شکل چهار: نمونه‌های بارکد و RFID GS1

در شکل بالا تصاویر نمادهای بارکد یک و دوبعدی و EPC/RFID ارائه‌شده است.

  1. اشتراک‌گذاری اطلاعات:

درنهایت، اطلاعات باید بین طرفین ذینفع زنجیره تأمین به اشتراک گذاشته شوند. اطلاعات که به اشتراک گذاشته می‌شوند

سه دسته هستند، داده‌های اصلی، داده‌های تراکنشی و داده رویدادی که در ادامه با جزئیات بیشتر ارائه می‌شوند.

شکل پنج: اشتراک‌گذاری اطلاعات در زنجیره تأمین

همان‌طور که در شکل بالا هم مشخص است برای رسیدن به ردیابی،ره‌گیری،فراخوان، پیشگیری و پیش‌بینی برای برنامه‌ریزی ابتدا نیاز به اشتراک گذاری صحیح داده‌های اصلی است.

همان‌طور که در دوره مقدماتی EDI مفصل بحث شد، EDI به معنای تبادل الکترونیکی داده و جزئی از تجارت الکترونیک محسوب می‌شود. با توجه به ماهیت این موضوع، بحث‌ها مرتبط با EDI در اشتراک‌گذاری اطلاعات دسته‌بندی می‌شوند.

جریان فیزیکی

مشتری

تامین کننده

جریان اطلاعات

شکل شش: جریان اطلاعات بین تأمین‌کننده و مشتری

    1. داده‌های اصلی

داده‌های اصلی، اطلاعات اساسی یک موجودیت هستند که یا هیچ‌گاه تغییر نمی‌کنند و یا به‌ندرت ممکن است تغییر کنند مانند ویژگی‌های یک محصول، اطلاعات یک شرکت یا شرایط پرداخت. روش کارآمد سازمان‌های عضو برای مدیریت داده‌های اصلی مانند موارد ذکرشده استفاده از GDSN شبکه جهانی هم‌زمان‌سازی داده است که هرگونه تغییر یا به‌روزرسانی در مورد داده‌ای اصلی را بلافاصله و با سریع‌ترین زمان ممکن در اختیار همه طرفین تجاری قرار می‌دهد که البته از طریق کاتالوگ‌های محصول و قیمت نیز به‌نوعی می‌توان این کار را انجام داد.

    1. داده‌های تراکنشی

داده‌های تراکنشی یک اصطلاح عمومی برای اسناد الکترونیکی است که از طریق EDI تبادل می‌شوند. کاربرد رایج آن برای سازمان‌های عضو، سفارش خرید، اعلامیه ارسال و فاکتور است که بخش اساسی از فرآیندهای سفارش تا پرداخت در تجارت می‌باشند و در ادامه مفصل‌تر به آن‌ها پرداخته می‌شود.

    1. داده‌های رویدادی

داده‌های رویدادی امکان ایجاد شفافیت در زنجیره تأمین و بازیابی اطلاعات مربوط به تحویل کالا، این‌که الآن کالا کجاست و در چه وضعیتی قرار دارد و آیا واحد لجستیکی آن تغییر کرده است یا خیر را فراهم می‌آورد. برای این موضوع از سرویس اطلاعات کد الکترونیکی محصول EPCIS استفاده می‌شود.

با این سه سطح، درجا می‌توان همه اطلاعات موردنیاز را از طریق جریان فیزیکی کالا و استفاده از بارکد یا RFID که بر روی پالت‌ها و یا جعبه‌ها الصاق شده‌اند به‌راحتی بازیابی نمود. این به همان اندازه می‌تواند برای حقوق معنوی یک اثر، خدمات، دارایی‌های دیجیتال در اینترنت کاربردی باشد.

  1. استانداردهای GS1 EDI

شکل هفت: جایگاه GS1 EDI در بین استانداردهای GS1

دودسته از استانداردهای GS1 EDI عبارت‌اند از، EANCOM و GS1 XML [5]که در شکل بالا دقیقا

می‌توانید جایگاه آن‌ها را در بین استانداردهای GS1 ملاحظه فرمایید.

البته ذکر این نکته نیز قابل‌توجه است که نسخه غیر GS1 استاندارد EDI توسط بسیاری از کمپانی‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد که یا پیرو استانداردهای محلی و یا ملی می‌باشند. این‌ها شامل راهنماهای جهانی نیستند ولی در سطح محلی (شهر، استان، چند استان) کاربرد دارند و برای مدل‌های فرآیندی و مشخصات تحلیل کسب‌وکار مربوطه مناسب هستند.

  1. EDI در بهداشت و درمان:

ذینفعان مختلف، جریان اطلاعت مختلفی را از تولیدکنندگان تا سایر ذینفعان زنجیره تأمین در پایین‌دست ترسیم می‌کنند. در ذیل تصویری از این جریان اطلاعات را مشاهده می‌فرمایید.

انبار بیمارستان

داروخانه بیمارستان

داروخانه

عمده فروشان

سازندگان

شکل هشت: جریان اطلاعات از بالادست تا پایین‌دست زنجیره تأمین بهداشت

در شکل بالا جریان اطلاعاتی از بالادست یک زنجیره تأمین بهداشت و درمان تا پایین‌دست آن یعنی، داروخانه‌ها و انبار بیمارستان‌ها و بالعکس نمایش داده‌شده است

  1. اهمیت پیاده‌سازی EDI:

اهمیت پیاده‌سازی EDI شامل موارد ذیل است:

  • کمک برای ایجاد اطمینان از کیفیت مراقبت از محصولات و تجهیزات و عرضه قابل‌اعتماد آن‌ها
  • انطباق با قوانین و احتیاجات طرفین تجاری که تمام آن‌ها توسط استانداردهای GS1 پشتیبانی می‌شوند
  • ساده‌سازی ایجاد قابلیت ردیابی کالاها و ایجاد شفافیت در زنجیره تأمین
  • خودکارسازی جریان اطلاعات از کامپیوتری به کامپیوتر دیگر که اثربخشی و دقت یک کسب‌وکار را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
  • فرآیندهای جدید کسب‌وکار را ممکن می‌سازد. به‌عنوان‌مثال با اتکا بر اطلاعات حمل‌ونقلی دقیق می‌توان خواب کالا و سطح موجودی را کاهش داد.
  1. مرزهای HL7:

GS1 با سازمان استاندارد دیگری به نام HL7 همکاری مشترک دارد. GS1 استانداردهایی برای زنجیره تأمین بهداشت و درمان ایجاد نموده است و HL7 استانداردهایی برای داده‌های مربوط به بیمارستان‌ها (داده‌های مربوط بین داروخانه بیمارستان‌ها و پزشکان) را فراهم نموده است که داروی صحیح به بیمار مربوطه برسد.

HL7 بر روی اطلاعات کلینیکال (درون یک بیمارستان) تمرکز دارد.

زنجیره گردش دارو در HL7

داروخانه(انبار مرکزی)/ دریافت و توزیع کالا

مدیریت مرکزی کالاها و تدارکات

مراقبت بالینی

داروخانه بخش

کامپیوتر سیار

دریافت قفسه دارو و توزیع آن

اطلاعات داخلی بیمارستان

همکاری بین GS1 و HL7

پیام های جهانی HL7

پیام های جهانی GS1

شکل نه: استانداردهای GS1 و HL7

  1. اصول

اصول طراحی GS1 EDI شامل:

  1. با توجه به همسوسازی داده‌های اصلی، همه اطلاعات اساسی قبل از تبادل از طریق EDI باید موردتوافق بوده و به اشتراک گذاشته شوند، مانند جزئیات قرارداد، آدرس‌های تحویل و حساب‌های بانکی
  2. باید تنها از شناسه‌های یکتای جهانی GS1 یا همان کلیدهای شناسایی GS1 استفاده شود، مانند GTIN برای قلم تجاری، GLN برای مکان‌ها
  3. فقط اطلاعاتی که در EDI مورداستفاده هستند کد شوند. تنها استثناتی که وجود دارد بحث ثبت الزامات قانونی و متونی که بر روی کاغذ چاپ می‌شوند مانند لیبل حمل‌ونقل
  • راهنمای جهانی،فرآیندهای اصلی جهانی و داده‌هایی را که به‌طور عمومی در سراسر جهان کاربرد دارند را پوشش می‌دهد.
  • راهنماهای محلی نیز بر اساس الزامات قانونی و فرایندهای اختصاصی می‌توانند به راهنمای جهانی اضافی شوند.
  • اطلاعات فنی و محتویات تجاری از یکدیگر مستقل و جدا هستند.
  1. استقلال محتویات کسب‌وکار و اطلاعات فنی:

به‌منظور درک کامل استقلال محتویات تجاری و اطلاعات فنی، 5 ناحیه جداساز موردبررسی قرار می‌گیرد:

  • مدل فرآیند کسب‌وکار در بخش بهداشت و درمان، که در حقیقت بهترین حالت و چشم‌انداز فرآیندها در این حوزه را مستقل از تکنولوژی و استانداردها شرح می‌دهد.
  • BDSیا همان مشخصات اسناد تجاری، که لیستی بی‌طرفانه از داده‌های متداول است.
  • خلاصه BDS، خلاصه‌ای از همان سند فوق‌الذکر می‌باشد.
  • MS EANCOM یا مشخصات نگاشت، در حقیقت نقشه راه نحوه نگاشت داده‌های BDS به EANCOM می‌باشد.
  • MS XML یا مشخصات نگاشت XML، که طریقه نگاشت داده‌ها به XML است.
  1. مدل فرآیند کسب‌وکار در بخش بهداشت و درمان:

بهترین مدل فرآیندی در حوزه بهداشت و درمان مستقل از ارتباط با هر تکنولوژی و استاندارد

در دو سند انتشار یافته است

انبارش محموله ها

سفارش تا پرداخت

داده های اصلی

فرآیند های اصلی کسب و کار در سند راهنما

شکل ده: فرآیند کسب‌وکار در بخش بهداشت و درمان

فرآیندهای اصلی کسب‌وکار در سند راهنما شامل:

  • داده‌های اصلی
  • سفارش تا پرداخت
  • انبارش محموله

شرح این فرآیندها مستقل از تکنولوژی‌ها و استانداردها در دو سند منتشرشده است که عبارت‌اند از :

بخش اول: خلاصه اجرایی

بخش دوم: تشریح جزئیات فرآیند مربوط به تبادل اطلاعات در زنجیره تأمین بهداشت و درمان

  1. فرآیند سفارش تا پرداخت:

شکل زیر یک نمای کلی از فرآیند کسب‌وکار سفارش تا پرداخت است. در سمت چپ شکل، هر یک از زیر فرآیندها را شرح داده‌شده‌اند که اصطلاحاً به‌عنوان فرآیندهای همکاری یادشده است. در سمت راست جریان بین ذینفعان مختلف نشان داده‌شده است. جزئیات هرکدام در قسمت بعدی آموزش EDI آورده شده است ولی در اینجا نگاهی کوتاه به دو مورد از آن‌ها داشته باشیم:

C:\Users\hosseini_m\Desktop\word-image-75.png

شکل یازده: سفارش تا پرداخت

مثال اول:

C:\Users\hosseini_m\Desktop\word-image-75.png

شکل دوازده: مثال اول سفارش تا پرداخت

هم‌زمان‌سازی اطلاعات قراردادها:

این‌یک داده اصلی است که قبل از اینکه تبادل داده‌های تراکنشی (EDI) شروع شوند، باید موردتوافق طرفین قرار بگیرد و تبادل گردد. مثال‌هایی از جزئیات قرارداد شامل :

چگونگی تحویل در غالب موارد

تأمین‌کننده انتظار دارد چه زمانی پرداخت صورت پذیرد (معمولاً زمانی است که تحویل صورت می‌پذیرد)

قوانین تحویل، چه زمانی انتقال از بار از تأمین‌کننده به خریدار صورت می‌پذیرد

هزینه‌های حمل‌ونقل

مثال دوم:

C:\Users\hosseini_m\Desktop\word-image-75.png

شکل سیزده: مثال دوم سفارش تا پرداخت

سفارش، شامل فرآِیندهای مابین یک خریدار و یک تأمین‌کننده که بر سر آن‌ها به توافق رسیده‌اند، این‌که چه چیزی و بر چه اساسی باید تحویل شود این موارد بر اساس “اطلاعات قرارداد” که قبلاً توافق کرده‌اند. این فرآیندها مثل سفارش خرید و صدور صورتحساب می‌باشد.

  1. فرآیندهای انبارش محموله:

فرآیندهای انبارش محموله‌ها بر اساس همان فرآیندهای سفارش تا پرداخت است مانند فرآیندهای داده‌های اصلی ، سفارش، اعلامیه ارسال و فاکتور. در اینجا یک سری فرآیندهای اختصاصی اضافی‌تر بر اداره کردن فرآیندهای انبارش محموله‌ها که نوعاً در بیمارستان‌ها استفاده می‌شود داریم .

شکل چهارده: فرآیند انبارش محموله‌ها

در ذیل یک مثال از فرآیندهای انبارش محموله ارائه می‌شود:

شکل پانزده: مثال از فرآیند انبارش محموله‌ها

استفاده اقلام در انبار محموله‌ها، که در حقیقت شرح می‌دهد که چه مقدار از هر قلم کالا مصرف‌شده و به‌عنوان خریدار به تأمین‌کننده مقدار موجودی را اطلاع می‌دهد.

  1. مشخصات اسناد کسب‌وکار BDS:

مستقل از هر تکنولوژی و یا استاندارد

برای هر زیرفرآیند در مدل فرآیند کسب و کار، اطلاعات مورد نیاز توصیف می شوند

مجموعه

فرامین

محدودیت

تعریف

نوع داده

نام عنصر

شکل شانزده: مشخصات اسناد تجاری یا کسب‌وکار

در BDS لیستی از همه عناصر موردنیاز برای جریان اطلاعاتی هر زیر فرآیند که مدل فرآیندی یک کسب‌وکار مانند سفارش گذاری و یا حسابرسی و انبارگردانی سالیانه را توصیف می‌کنند وجود دارد. این عناصر فارغ از اینکه از چه تکنولوژی و یا استانداردی استفاده می‌شود تعریف‌شده‌اند.

مثال‌هایی از این عناصر توصیفی عبارت‌اند از:

  • نام عنصر
  • تعریف
  • فرامین، مانند اینکه چگونه به یک سفارش جدید باید یک شناسه منحصربه‌فرد اختصاص یابد.
  • نوع داده‌ها، مانند String
  • محدودیت‌ها، مثل‌اینکه طول بین 1 تا 30
  • تعریف مجموعه، مثل سفارش، توافق خرید، سفارش فوری

محدودیت ها

نوع داده

مجموعه ها

فرامین

نام عنصر

تعریف

شکل هفده: نمونه مشخصات اسناد تجاری یا کسب‌وکار

در بالا یک نمای کلی از مشخصات اسناد کسب‌وکار ارائه‌شده است:

  • نام عناصر یک نوع سند یا کد آن است.
  • تعریف، یک کد برای نشان دادن نوع سند است.
  • فرامین، نوع سفارش خرید را مشخص می‌کند، همچنین دریافت‌کنندگان سفارش‌ها را قادر می‌سازد تا فرایند مناسب را تعیین نمایند.
  • تعریف مجموعه‌ها و انواع کاربردهای مختلف، مانند سفارش، توافق خرید، سفارش فوری، سفارش بدون تماس، سفارش با مدیریت موجودی فروشنده
  • انواع داده، اینکه رشته داده از نوع متن است یا نوع دیگری
  • محدودیت، به‌عنوان‌مثال در شکل بالا عنوان‌شده است که می‌تواند بین یک تا 30 کارکتر باشد.
  1. خلاصه BDS:

در خلاصه BDS لیستی سطح بالا از داده‌های موردنیاز هر قسمت وجود دارد. همان‌طور که در تصویر پایین ارائه‌شده است این لیست یک خلاصه یا بازبینی کلی از داده‌ها و نحوه ارتباط آن‌ها به شکل سلسله مراتبی ارائه می‌دهد.

شکل هجده: خلاصه مشخصات اسناد تجاری یا کسب‌وکار

  1. مشخصات نگاشت EANCOM:

شکل نوزده: نگاشت BDS به EANCOM

مشخصات نگاشت EANCOM در حقیقت نقشه‌ای برای تبدیل اطلاعات BDS به استاندارد GS1 EDI است. در تصویر بالا و در سمت چپ آن همان خلاصه BDS و متناظر آن در مشخصات نگاشت EANCOM در سمت راست آمده است. برای مشاهده محتوای مشخصات نگاشت EANCOM تصویر واضح‌تری در ذیل ارائه می‌شود

شکل بیست: نگاشت EANCOM

  1. مشخصات نگاشت XML:

همان‌طور که در قسمت قبل نگاشت BDS به EANCOM ارائه شد، در شکل ذیل نگاشت BDS به XML ارائه‌شده است:

شکل بیست‌ویک: نگاشت BDS به XML

قسمت‌های قرمزرنگ در حال حاضر در XML معادلی ندارد. در ذیل برای مشخص شدن محتویات نمونه نگاشت XML تصویر واضح‌تری ارائه می‌شود:

شکل بیست‌ودو: نگاشت XML

  1. استفاده از سند راهنمای جهانی

چگونه از سند راهنمای جهانی در سطح منطقه‌ای می‌توان استفاده نمود؟ حال با آشنایی کلی با بخش‌های مختلف باید فراگرفت که چگونه از اسناد باید استفاده کرد و آن‌ها را عملیاتی نمود. برای رسیدن به این موضوع که در شماره بعدی ماهنامه ارائه می‌شود پیشنهاد می‌شود حتماً با آکادمی GS1 ایران تماس گرفته و نسبت به ثبت‌نام در دوره مقدماتی اقدام فرمایید.

  1. جمع‌بندی:

به‌عنوان جمع‌بندی نهایی می‌توان این‌گونه عنوان نمود که EDI در کاهش هزینه‌ها و بهبود عملکرد فرآیندهای کسب‌وکار مؤثر است و برای یادگیری و پیاده‌سازی آن نیاز است دوره مقدماتی آن ابتدا گذرانده شود و سپس سند جاری برای بررسی‌های تخصصی‌تر مطالعه گردد. ادامه این سند نیز در ماهنامه شماره بعدی منتشر می‌شود.