دریافت گواهی Activate-grade GS1

فصلنامه شماره 43 (تابستان 1400)

چکیده

استانداردهای GS1 کاربردها و مزایای فراوانی در سطح ملی و بین‌المللی برای سازمان‌های عضو خود ایجاد می‌نماید. یکی از مهم‌ترین مزایای GS1 در سطح بین‌المللی، اتصال به بانک داده جهانی GS1 است که امکان آپلود و به اشتراک‌گذاری داده‌های محصولات را برای سازمان‌های عضو فراهم می‌نماید و می‎تواند به افزایش اعتبار محصولات در سطح بین‌المللی کمک شایانی نماید. همچنین امکان استفاده از سرویس‌هایی همچون سیستم تأییدیه GS1 به‌منظور استعلام تأیید اصالت کالاهای وارداتی را نیز به همراه خواهد داشت.

به‌منظور اتصال به این بانک داده نیاز است تا گواهی Activate-grade از سازمان جهانی GS1 اخذ گردد، در این مقاله به تعاریف و مراحل دریافت این گواهی پرداخته شده است.

1. مقدمه

در 40 ساله‌ی اول شروع استانداردهای GS1، صدور شناسه‌های GS1 بدین صورت بود که هر یک از اعضا، پیش‌شماره شرکتی (GCP) دریافت کرده و برای محصولات خود، شماره جهانی قلم کالای تجاری (GTIN) صادر می‌کرد. اما این روش مشکلاتی همچون دشواری اجرای استانداردهای GS1 و عدم توانایی تشخیص اینکه چه GTIN هایی تخصیص داده شده‌اند را به همراه داشت. به همین دلیل در 5-3 سال اخیر از سال 2015، سازمان‌های عضو GS1 (MO) سامانه صدور شناسه را پیشنهاد داده‌اند. در این روش نیز به دلیل اینکه اختلافات قابل‌توجهی بین سامانه‌های صدور سازمان‌های عضو مختلف وجود داشت؛ دفتر جهانی تصمیم گرفت که به‌منظور تضمین سطح حداقلی این سامانه‌ها، موضوع Activate-grade را برای سامانه صدور شناسه‌ی تمام سازمان‌های عضو مطرح نماید و تا ماه ژوئن سال 2023 به آن‌ها مهلت دهد تا این گواهی را به دست آورند.

2. Activate چیست؟

Activate اصطلاحی است که توسط دفتر جهانی برای سامانه صدور شناسه‌ای تعریف شده است که به اعضای خود اجازه می‌دهد به‌راحتی برای محصولات GTIN بگیرند و اطلاعات محصول خود را در بانک داده جهانی GS1 ثبت کنند، مطرح شده است. هدف GS1 از طرح این موضوع ایجاد یک سطح حداقلی برای سامانه‌های صدور شناسه برای تمامی سازمان‌های عضو و به اشتراک‌گذاری اطلاعات محصولات در بانک داده جهانی GS1 بوده است که بدین طریق بتواند از قابلیت‌هایی همچون سیستم تأییدیه GS1 استفاده نمایند. [1]

مزایا

• • تخصیص GTIN به‌سادگی
• • ارائه سطح سرویس حداقلی به‌صورت سازگار در همه‌ی سازمان‌های عضو
• • به اشتراک‌گذاری اطلاعات محصولات در بانک داده جهانی GS1

3. Activate-grade چیست؟

Activate-grade گواهی است که توسط دفتر جهانی برای هر سازمان عضو صادر می‌شود که گواهی خوداظهاری تضمین سطح حداقلی کیفیت را برای سامانه صدور شناسه خود کسب کرده باشد.

سطح حداقلی‌ای که باید در سامانه‌ی صدور شناسه‌ی سازمان‌های عضو رعایت شود، در چک‌لیست activate-grade مطرح شده است که معیارهایی را در زمینه‌های مختلف از جمله: دسترسی کاربران، مشخصه‌های محصول، توافق‌نامه‌های کاربر، عملکرد و قابلیت اطمینان، صدور GTIN، واردات اطلاعات محصول، کیفیت داده، خدمات و پشتیبانی مشتری، پیشرفت‌های آینده، به اشتراک‌گذاری داده‌ها با سیستم ثبت GTIN، مشخص کرده است که باید توسط سازمان‌های عضو رعایت شود تا گواهینامه‌ی Activate-grade را به دست آورند. [2]

برای مثال، در بخش مشخصه‌های محصول مطرح شده است که سامانه صدور شناسه هر سازمان عضو باید مشخصه‌هایی همچون شرح محصول، URL تصویر محصول، محتوای خالص و واحد اندازه‌گیری آن، کشور فروش/ بازار هدف را برای تمامی GTIN های صادر شده، ثبت نماید.

4. ارتباط Activate-grade با بانک داده جهانی GS1 چگونه است؟

Activate یکی از منابع ورود داده به بانک داده جهانی GS1 است، هر سازمان عضو قبل از انتقال داده‌های مربوط به محصولات از سامانه صدور شناسه خود به بانک داده جهانی GS1، باید اطلاعات مجوزها را بارگذاری کند و دریافت گواهی Activate-grade بدون بارگذاری مداوم اطلاعات مجوزها میسر نخواهد بود.[3]

5. مراحل دریافت گواهی Activate-grade

هر سازمان عضو برای به‌دست‌آوردن گواهی Activate-grade برای سامانه صدور شناسه خود باید سه‌گام اصلی زیر را طی کند: ارزیابی سامانه صدور شناسه‌ی خود، بررسی، امضا و دریافت گواهی Activate-grade. هر سه‌گام و ثبت‌نام از طریق آدرس https://mozone.gs1.org/activate به‌صورت آنلاین انجام می‌گیرد. [4]

شکل 1- مراحل دریافت گواهی Activate-grade

مراحل دریافت گواهی Activate-grade به شرح ذیل است:

5.1. ارزیابی

هر سازمان عضو در این گام مراحل زیر را طی می‌نماید:

• • مقایسه سامانه صدور شناسه‌ی خود با وضعیت activate-grade مطرح شده در چک‌لیست و برآورده کردن معیارهای مطرح شده در چک‌لیست
• • اتصال سامانه صدور شناسه به محیط آزمایشی بانک داده GS1
• • پوشش دادن تمام شکاف‌ها به‌منظور برآورده کردن نیازهای عملکردی و غیر عملکردی

بارگذاری داده‌ها در بانک داده جهانی GS1

برای ثبت GTIN ها در بانک داده جهانی GS1، برخلاف ثبت مجوزها، اتصال تنها از طریق API انجام می‌شود. این ارتباط از طریق واحد IT انجام می‌گیرد و دفتر جهانی می‌تواند برای این اتصال به بانک داده جهانی GS1 به شما کمک کند. برای دریافت گواهینامه Activate-grade تنها نیاز است تا GTIN های تازه تخصیص‌داده‌شده در بانک داده جهانی GS1 ثبت شوند و سایر داده‌ها که در منابعی همچون شبکه جهانی هم‌زمان‌سازی داده (GDSN) ثبت شده‌اند دیگر نیازی نیست تا در بانک داده جهانی GS1 ثبت گردند.

شبکه جهانی هم‌زمان‌سازی داده (GDSN) امکان به اشتراک‌گذاری داده‌ها و اطلاعات دقیق و به‌روز در میان شرکای تجاری در سراسر جهان را فراهم می‌کند.

5.2. بررسی

در طی این مرحله، دفتر جهانی، اتصال به بانک داده جهانی GS1 را بررسی می‌کند و هرگونه خطای اعتبارسنجی مهمی را چک می‌کند. قوانین اعتبارسنجی که برای Activate-grade مطابق با قوانین اعتبارسنجی سیستم تأییدیه GS1 می‌باشد.

نکته: قوانین اعتبارسنجی مشخص می‌نماید که چه اطلاعاتی از محصول برای بارگذاری در بانک داده جهانی GS1 اجباری و چه اطلاعاتی اختیاری می‌باشد و هر یک از این داده‌ها با چه فرمتی باید بارگذاری شوند. به طور مثال بارگذاری اطلاعات یک محصول، GTIN اجباری است و باید به‌صورت 14 رقمی بارگذاری شود.

دفتر جهانی یک گزارش برای سازمان عضو فراهم می‌کند تا بینش لازم برای ارزیابی داده‌های خود را به دست آورد.

مهم است که داده‌های مرتبط با GTIN های تازه تخصیص‌یافته به‌موقع در بانک داده جهانی GS1 بارگذاری شوند. اگر هیچ خطای اساسی یافت نشود، دفتر جهانی اظهارنامه‌ی activate-grade را برای سازمان عضو ارسال خواهد کرد.

5.3. دریافت گواهینامه

پس از آنکه دفتر جهانی، اتصال سامانه صدور شناسه‌ی سازمان عضو به بانک داده جهانی GS1 را بررسی کرد و هیچ‌گونه خطای مهمی یافت نشد، گواهی‌نامه Activate-grade برای امضای مدیرعامل سازمان عضو ارسال خواهد شد. این گواهی‌نامه برای تأیید این نکته ضروری است که سامانه صدور شناسه‌ی سازمان عضو مطابق با همه معیارهای activate-grade می‌باشد.

در نتیجه سازمان عضو به وضعیت activate-grade رسیده است که امکان اتصال به محیط عملیاتی بانک داده GS1 را فراهم می‌کند و سازمان عضو می‌تواند از سیستم تأییدیه GS1 استفاده نماید.

6. زمینه‌های تلاش موردنیاز برای رسیدن به وضعیت Activate-grade

به‌روزرسانی سامانه صدور شناسه به‌منظور رعایت معیارهای موجود در چک‌لیست، می‌تواند زمان و تلاش‌های زیادی را نیاز داشته باشد. ازآنجاکه هر سازمان عضو دارای یک نقطه شروع متفاوت است، میزان تلاش در میان هر یک از سازمان‌های عضو متفاوت است. در ادامه، توصیه‌هایی به‌منظور اقدامات لازم برای شروع به‌روز کردن سامانه صدور شناسه و برآورد میزان تلاش موردنیاز آورده شده است.[5]

6.1. اطمینان از برآورده کردن تمامی معیارهای چک‌لیست

به کمک روش‌های زیر می‌توان اطمینان پیدا کرد که به‌تمامی نیازهای مطرح‌شده در چک‌لیست پاسخ داده شده است و شکاف‌ها پرشده‌اند:

• • انتصاب یک مدیر پروژه
• • قراردادن چک‌لیست به‌عنوان مرجع
• • استفاده از راهنمایی‌ها و مثال‌های موجود در چک‌لیست
• • ایجاد یک تیم
• • همکاری با دفتر جهانی و سازمان‌های عضو دیگر به‌منظور به اشتراک‌گذاری تجربه‌ها و آموخته‌ها
• • مراجعه به سؤالات پرتکرار این حوزه از طریق https://support.gs1.org/support/home

6.2. چه منابع و چه واحدهایی نیاز هستند؟

اینکه چه منابع و چه واحدهایی نیاز هستند، بستگی به ارزیابی هر سازمان عضو از خودش در چک‌لیست دارد. باتوجه‌به سازمان‌های عضوی که به تکمیل چک‌لیست پرداخته‌اند، موارد زیر می‌تواند از زمینه‌های تلاش مدنظر باشد.

• ◊ توسعه: هرگونه تلاش در جهت توسعه سامانه صدور شناسه و رسیدن به وضعیت Activate-grade که می‌تواند شامل الزامات عملکردی و غیرعملکردی باشد.
  •  • IT: تیم IT باید سامانه صدور شناسه را به طور مداوم اجرا و پشتیبانی کند.
  •  • خدمات مشتریان: تیم خدمات مشتریان به طور کامل آموزش ببینند تا از اعضا در حین استفاده از سامانه صدور شناسه پشتیبانی کنند.
  •  • کیفیت داده‌ها: بهبود کیفیت داده‌ها با استفاده از رویکردهای فعال (به‌عنوان‌مثال، آموزش کیفیت داده و گزارش‌های کیفیت داده)
  •  • قانونی: تنظیم اسناد و توافق‌نامه‌های حقوقی موردنیاز
  •  • آموزش: برای اعضاء مطالب آموزشی ایجاد کنند تا بتوانند به طور صحیح از سامانه صدور شناسه استفاده کنند.
• ◊ مشارکت با صنعت: ایجاد و مدیریت روابط استراتژیک با صنعت، (به‌عنوان‌مثال، خرده‌فروشان و صاحبان برند). افزایش آگاهی و پذیرش سامانه صدور شناسه Activate-grade و سیستم تأییدیه GS1.
• ◊ بازاریابی: سامانه صدور شناسه خود را تبلیغ کنند.

7. نتیجه‌گیری

به‌منظور دریافت گواهی Activate-grade نیاز است تا هر سازمان عضو در ابتدا سامانه صدور شناسه خود را مطابق با معیارهای مطرح شده در چک‌لیست مربوط، مورد ارزیابی قرار دهد و سپس معیارهای مطرح شده در این چک‌لیست را مرتفع نموده تا بتواند فرایند دریافت Activate-grade را طی کرده و به بانک داده جهانی GS1 متصل گردد و از مزایایی همچون استعلام تأیید اصالت محصولات بهره‌مند گردد.

8. منابع

1. https://mozone.gs1.org/activate
2. https://mozone.gs1.org/docs/activate/Activate-grade_checklist.pdf
3. https://registry.gs1.org/
4. https://mozone.gs1.org/docs/activate/Activate-grade_process.pdf
5. https://mozone.gs1.org/docs/activate/Activate-grade_areas_of_effort.pdf