کاربرد Databar GS1 در دستگاه‌های POS فروشگاهی (مطالعه موردی فروشگاه‌های Biedronka )

داریوش نقیبی

فصلنامه شماره 41 (بهار 1399)

چکیده
صندوق مکانیزه فروش یا POS (Point Of Sale) یک سیستم محاسباتی که برای ثبت، محاسبه و کنترل عملیات بازرگانی ازجمله فروش، خرید، دریافت، پرداخت، موجودی انبار و غیره در واحدهای تجاری یا خدماتی استفاده می‌شود، این سیستم‌ها به صاحبان کسب‌وکار کمک می‌کند تا ضمن ثبت عملیات تجاری خود بتوانند کنترل دقیقی بر نحوه عملکرد مالی واحد خود نیز داشته باشند و درنتیجه استفاده از آن‌ها باعث کنترل بیشتر، کاهش خطای انسانی و افزایش بهره‌وری می‌گردد. صندوق مکانیزه فروش متشکل از یک واحد سخت‌افزار مرکزی است که با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای اختصاصی و همچنین اتصال به دستگاه‌های سخت‌افزاری جانبی همچون چاپگر، اسکنر بارکد، ترازو،کشوی پول، نمایشگرهای مشتری،کارت‌خوان‌های مغناطیسی و غیره یک سیستم اتوماسیون مکانیزه فروش را تشکیل می‌دهد.
شماره جهاني كالاي تجاری (GTIN) كه بر اساس استانداردهای GS1 به هر نوع از محصولات يك تأمین‌کننده تخصيص مي‌يابد، نقش بسيار مهمي در انجام فرايندهای تجاری ايفا می‌كند. اين شماره، مطابق رويه‌های استانداردشده به‌صورت يك كد ميله‌اي (باركد) استاندارد درآمده و بر روی بسته‌بندی كالا يا فرم‌ها و اسناد همراه كالا (مانند بارنامه يا فاكتور فروش يا اعلاميه ارسال) چاپ می‌شود و در فايل‌هاي كامپيوتری بين طرف‌هاي تجاري مبادله مي‌گردد. شماره جهانی كالای تجاری علاوه بر چاپ به‌صورت باركد، همراه با اطلاعات ديگري مانند تاريخ انقضا، شماره بهر، شماره‌سریال هر عدد كالا در قالب نماد باركد خطی يا نماد ديگری موسوم به دیتا ماتریس (كد نشانده شده در يك مستطيل با خانه‌هاي تيره و روشن) نيز قابل درج است. تبديل شماره جهانی كالای تجاری به باركد خطی دیتا بار يا دیتا ماتریس و درج آن بر روي كالا يا اسناد همراه، امكان خواندن خودكار و ثبت خودکار اطلاعات را در كامپيوتر فراهم می نمايد و دقت و سرعت ثبت داده‌ها را افزايش مي‌دهد. در این مقاله به‌طور مختصر در مورد صندوق‌های فروشگاهی صحبت می‌کنیم، سپس به معرفی دیتابارها و مزایا و انواع آن می‌پردازیم و در آخر نحوه استفاده فروشگاه Biedronka از دیتا بارها در صندوق‌های فروشگاهی را بررسی می‌کنیم.

1. مقدمه
صندوق فروشگاهی یا POS رایانه‌ی کوچکی است که نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی روی آن نصب ‌شده است و تمامی اطلاعات خریدوفروش روزانه، موجودی کالا و محاسبه سود و زیان را بر عهده دارد. در کنار صندوق فروشگاهی معمولاً تجهیزات دیگری همانند کشوی پول، چاپگر فیش و بارکد خوان قرار می‌گیرد که فرآیند ثبت اطلاعات در نرم‌افزار فروشگاهی را به‌صورت خودکار انجام می‌دهند. استفاده از صندوق فروشگاهی برای اصناف باعث می‌شود تا صاحب کسب‌وکار به‌راحتی از میزان درآمدها و هزینه‌های فروشگاه خود اطلاع پیدا کند. این اطلاعات می‌تواند به‌صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه دریافت شود که درنتیجه در هرلحظه می‌توان وضعیت فروشگاه را بررسی کرد و تصمیمات بهتری گرفت. در کنار آن، فروش محصولات و خدمات به مشتریان با روند سریع‌تر و بانظم بهتری صورت می‌پذیرد که درنتیجه مشتریان تجربه مناسبی از خرید از فروشگاه شما خواهند داشت.

2. انواع صندوق فروشگاهی

•  صندوق فروشگاهی ECR
  درواقع ماشین‌حسابی است که دارای نرم‌افزار فروشگاهی بوده که قابلیت تغییر یا ارتقاء ندارد. تمامی امور توسط نمایشگر ۴ اینچی که بر روی ماشین‌حساب سوار است قابل تنظیم و مشاهده است. صندوق فروشگاهی ذکرشده قابلیت اتصال به بارکد خوان که موجب سرعت بخشیدن به عملیات فروش می‌شود را داراست و جهت فروشگاه‌های کوچک که نیاز به سیستم پیشرفته ندارند مناسب است.
•  صندوق فروشگاهی POS
  صندوق فروشگاهی پوز بهترین نوع صندوق‌ها ازنظر عمر استفاده و چند کاربر است، این صندوق دارای نرم‌افزار فروشگاهی قابل تنظیم و تغییر است که ارتقاء در این سیستم در تمامی‌ موارد امکان‌پذیر است. صندوق فروشگاهی کامپیوتری است که حالت فروشگاهی تنظیم گردیده است و به‌راحتی با داشتن یک سیستم کامپیوتری با اضافه نمودن صندوق، بارکدخوان،فیشپرینترو نرم‌افزار کامپیوتر به صندوق فروشگاهی پوز تغییر کاربری خواهد داد. در این سیستم کیس اهمیت بسیاری دارد که از رم، هارد، CPU و موارد دیگر در حد نیاز استفاده‌شده باشد.
•  صندوق فروشگاهی POSTouch
  صندوق فروشگاهی پوز تاچ یا صندوق لمسی به سیستمی ‌اطلاق می‌گردد که نمایشگر لمسی بوده و تمامی امور با صفحه نمایشگر لمسی مدیریت می‌گردد. در این صندوق فروشگاهی از کیبورد یا صفحه‌کلید و موس استفاده‌ای نمی‌گردد بلکه مانیتور صندوق تمامی این امور را بر عهده دارد. از سویی نیز کیس صندوق فروشگاهی لمسی در مانیتور جاسازی‌شده که موجب ظاهر شکیل و کاربری لذت‌بخش و نیز اشغال کمترین فضا می‌گردد. صندوق فروشگاهی POS مناسب چنین فروشگاه‌هایی است: کیف و کفش و لباس، کتاب‌فروشی‌ها، فروشگاه‌های مواد‌ غذایی، داروخانه‌ها و کلیه اصناف، فروشگاه‌های بزرگ و تعاونی‌های مصرف، سوپرمارکت، قنادی،آجیل و خشکبار، رستوران و اغذیه‌فروشی.

3. مزایای استفاده از صندوق فروشگاهی
صندوق فروشگاهی، نرم‌افزار و سخت‌افزاری است که برای ثبت مبادلات مالی یک فروشگاه خرده‌فروشی استفاده می‌شود و بهترین ابزار برای صاحب یک فروشگاه است تا حرفه‌ی خود رامدیریت وارزیابی کند.درحالی‌که سیستم فروشگاهی می‌تواند به‌سادگی یک نرم‌ افزار فروشگاهی  باشد که روی هر کامپیوتر شخصی نصب شود یا یک سیستم کاملاً یکپارچه با قابلیت‌های پوز تلفن همراه را در برداشته باشد. نکته‌‌ی اساسی این است که اطلاعاتی که سیستم پوز برای شما تولید می‌کند، کمک می‌کند تا یک حرفه‌ی پرسود و منفعت را مدیریت کنید. در این قسمت برخی ویژگی‌های اساسی آمده است که باید برای استفاده از یک صندوق فروشگاهی باکیفیت جستجو و به آن‌ها توجه کنید.

•  اطلاعات فروش
  صندوق فروشگاهی شما باید قابلیت تولید گزارش‌‌گیری قوی روی نتایج فروشتان را داشته باشد. این دستگاه باید به‌صورت ساعتی و روزانه عمل کند و گزارش‌هایی بازمان واقعی ارائه دهد. این سیستم به شما اجازه می‌دهد تا به وقایع در طول روز و سال نگاه کنید. این سیستم همچنین باید براساس روند فروش برای شما پیش‌بینی‌هایی ارائه دهد.
•  مدیریت موجودی
  در خرده‌فروشی، پول نقد به معنای پادشاهی و موجودی شماست. یک صندوق فروشگاهی باکیفیت، ثبت فروش و سفارش‌های تکمیل‌شده را برای شما محاسبه خواهد کرد. صندوق فروشگاهی شما باید زمانی که به سفارش مجدد نیاز دارید و یا محصولی در فروشگاه به فروش نمی‌رود؛ به شما اطلاع دهد. این سیستم همچنین باید نقص موجودی شمارا مشخص کند.

•  رابطه‌ی مشتری و تجربه
  دانستن این‌که مشتری شما کیست و چه دوست دارد و ندارد می‌تواند از دردسرهای شما هنگام انتخاب صندوق فروشگاهی بکاهد. ذخیره‌ی اطلاعات مشتریان و سابقه‌ی خرید آن‌ها به شما کمک می‌کند تجربه‌‌ی برخورد با مشتری را شخصی کنید و بعدها از آن به‌عنوان یک امتیاز بسیار مثبت در رابطه‌ی خود با وی به‌کارگیرید. زمانی که قصد تبلیغ دارید این اطلاعات به شما امکان می‌دهد مشتریان قطعی خود را بیابید، افرادی که به خرید این محصولی که شما برای آن تبلیغ کرده‌اید، علاقه‌مندند، این اطلاعات به شما کمک می‌کند از برخی از اشتباهات در حذر بمانید.
•  مدیریت کارکنان
  به‌احتمال‌زیاد یک جزء مهم که هنگام جستجو برای یک صندوق فروشگاهی فراموش می‌شود، مدیریت کارکنان است. آیا شما کارکنان درستی را برای سطوح مختلف فروش انتخاب کرده‌اید؟ برنامه‌ی هفته‌ی آینده‌‌ی شما بر اساس پیش‌بینی فروشتان چیست؟ این برنامه باید ساعت‌های کاری کارکنان و روند فروش را نیز شامل شود. با نگاه به روند فروش، معیار و عملکرد هریک از کارکنان خود را بررسی کنید. آمار اساسی فروش ازجمله درصد فروش در محصولات جانبی می‌تواند به شما کمک کند تا بازدهی هریک از کارکنان خود را بسنجید. این موضوع را در نظر بگیرید، شما چهار کارمند دارید که ساعت‌های یکسانی کار می‌کنند؛ اما کدام‌یک برای شما بیشترین درآمد را به ارمغان می‌آورد؟
  این اطلاعات می‌تواند به شما این واقعیت مهم را بگوید و به شما کمک کند رفتارهای مهارتی فروش را تشویق کنید و به آن‌ها پاداش دهید، همه می‌دانیم که آنچه تشویق می‌شود تکرار هم خواهد شد.
•  برنامه‌های وفاداری
  مشتریان، خرده‌فروشانی را انتخاب می‌کنند که مشوق‌هایی را برای وفاداری مشتریان به فروشگاه خود نسبت به سایر فروشگاه‌ها در نظر بگیرند. شما باید به‌جای استفاده از کارت‌های قدیمی اشتراک، قادر به ارائه‌ی چنین مشوق‌ها و برنامه‌هایی برای مشتریان خود باشید. چه بخواهید و چه نخواهید مشتریان شما همواره کارت اشتراک را با خود به همراه دارند اما همیشه از برخی شیوه‌ها برای وفادار کردن مشتریان خود استفاده کنید. بسیاری از تحقیقات نشان می‌دهد که مشتریان پول بیشتری را در خرده‌فروشی‌هایی خرج می‌کنند که از برنامه‌های جذب مشتری و وفادار نمودن آن‌ها به فروشگاه خود استفاده می‌کنند.
•  کارت‌های هدیه
  امروزه، کارت هدیه جز ضروریات در خرده‌فروشی‌ها به شمار می‌رود. صندوق فروشگاهی شما باید قادر باشد این کارت‌ها را به‌خوبی مدیریت کند. هرسال اهدای کارت‌های هدیه باهدف افزایش خرید از سوی مشتریان در مناسبت‌های خاص ادامه دارد و واقعیت این است که بسیاری به بستگان خود می‌گویند کارت هدیه را به یک هدیه واقعی ترجیح می‌دهند.

•  گزارش‌گیری
  یک صندوق فروشگاهی باید در نوع خود قادر به تولید گزارش مشتریان برای شما باشد. هر سیستم مجموعه گزارش‌های از پیش تعریف‌شده خواهد داشت تا از این طریق شما بتوانید حرفه‌ی خود را مدیریت کنید. اما ازآنجاکه خرده‌فروشی شما بی‌مانند است، باید نوعی سیستم را انتخاب کنید تا توانایی بررسی تحلیل‌های شما را داشته باشد. سیستمی را جستجو کنید که بدون لزوم دنبال گشتن گزارش‌ها به‌صورت هفتگی به شما گزارش ارائه دهد. برخی دستگاه‌های فروشگاهی به شما امکان می‌دهد تا زمانی که اتفاقی در فروشگاه در راستای اهداف فروش می‌افتد به شما هشدار دهد. این سیستم به شما این شانس را می‌دهد که با کارکنان خود، دستیابی به هدفی را جشن بگیرید و درعین‌حال آن‌ها را حسابگر وتوانا نگاه‌دارید.

4. تعریف GS1 DataBar
(که قبلاً با عنوان RSS یا کاهش تقارن فضا شناخته می‌شد) یک سمبولوژی بارکد نسبتاً جدید است که به‌طور رسمی در ژانویه 2011 توسط زنجیره تأمین جهانی پذیرفته شد.GS1 DataBar می‌تواند 14 رقم GTIN تولید را داشته باشد و بیش از 50٪ کوچک‌تر از نمادهای فعلی UPC و EAN باشد. این امر به‌ویژه در شناسایی اقلام کوچک / سخت به علامت‌گذاری از قبیل تولید و اقلام دارویی مفید است. علاوه بر این، نماد GS1 DataBar می‌تواند شناسه برنامه‌های کاربردی GS1 را حمل کند که امکان رمزگذاری اطلاعات اضافی مانند شماره‌سریال‌ها، شماره‌های تعداد و تاریخ انقضا را دارد. بازده بعدی بیشتر همراه با امکان رمزگذاری داده‌های اضافی، درها را برای ایجاد راه‌حل‌های تجاری باز می‌کند که قابلیت پشتیبانی بیشتر از شناسایی محصول، قابلیت ردیابی، کنترل کیفیت و رمزگذاری انعطاف‌پذیر برای برنامه‌های کوپن رادارند.

•  امتیاز کلیدی:
  * نماد بارکد Databar می‌تواند 14 رقم یک GTIN-14 را رمزگذاری کند.
  * نماد Databar دارای بیش از 50٪ کوچک‌تر از EAN / UPC است بنابراین می‌توان از آن برای علامت‌گذاری موارد کوچک‌تر یا سخت استفاده کرد.
  * بارکدهای Databar جایگزین نمادهای EAN / UPC نمی‌شوند. تولیدکنندگان محصولات می‌توانند بر اساس طراحی بسته‌بندی، زبانی را که مایل به استفاده از آن‌ها هستند تصمیم بگیرند.
  * نمادهای Databar و شناسه برنامه‌های کاربردی GS1 در کلیه سیستم‌های اسکن کالاهای تجاری از اول ژانویه سال 2010 در دسترس هستند. در آن زمان، اسکنرهای POS خرده‌فروشی قادر به تبادل‌نظر بین زبان‌های مختلف بارکد GS1 هستند. پذیرش نمادپردازی Databar برای پاسخگویی به الزامات رمزگذاری شده کوپن بسیار مهم است.

5. انواع GS1 DataBar قابل‌استفاده در دستگاه‌های POS

6. کاربردهای GS1 DATABAR

•  محصولات غذایی تازه
  محصولات شامل؛ تولید، گوشت، غذاهای دریایی، دلی، لبنیات و نانوایی.
•  کالاهای مصرفی کوچک و سخت است
•  کوپن

7. مطالعه موردی Biedronka
مدیریت تاریخ انقضا در POS در فروشگاه‌های Biedronka به‌وسیله GS1 DataBar در خرده‌فروشان لهستانی درفروش غذاهای تازه به‌روز انجام می‌گیرد. فروشندگان پیشرو لهستانی GS1 DataBar را به رسمیت شناخته‌اند.JMP (جرونیمو مارتینز لهستان)، صاحب بینرونکا، عمده‌فروش عمده بازار لهستان است و راهکارهای نوآورانه‌ای را در زمینه‌های مختلف فعالیت خود پیاده‌سازی می‌کند.
JMP، با فروشگاه‌های Biedronka، با 1900 فروشگاه در بیش از 750 مکان، بزرگ‌ترین زنجیره خرده‌فروشی در لهستان است.Biedronka به دنبال ایجاد برنامه‌های کارآمد مدیریت مواد غذایی تازه، ازجمله بهبود ایمنی و رضایت مصرف‌کننده و اطمینان از قابلیت ردیابی و فراخوان است.Biedronka برای تطابق با الزامات قانونی و برآورده کردن تقاضاهای رو به رشد کیفیتی که مشتریان از غذاهای تازه انتظار دارند، تصمیم گرفت تا GTIN را روی محصولات تازه با اندازه‌های متغیر را با GS1 DataBar پیاده‌سازی کند.
آن‌ها هم‌اکنون می‌توانند تاریخ انقضا محصولات را به‌صورت خودکار در نقطه فروش مدیریت کنند و اطمینان حاصل کنند که محصولاتی که آن‌ها می‌فروشند با بالاترین کیفیت، نیاز مشتریان خود را برآورده می‌کنند.

Biedronka برای برآورده کردن انتظارات مصرف‌کننده باکیفیت بالا محصولات غذایی تازه، پیاده‌سازی GS1 DataBar را در اندازه‌های ثابت و متغیر گوشت تازه، طیور، سالاد تازه، نان، لبنیات و ماهی گسترش داد. آن‌ها در DataBar GTIN، تاریخ انقضا، وزن و شماره دسته‌ای را کدگذاری کردند. هدف اصلی این پروژه تضمین این بود که هر کالایی با بهترین تاریخ انقضا قبل از تاریخ به مشتریان فروخته نشود. هدف دوم پشتیبانی از فرایند فراخوان احتمالی هر محصولی که ممکن است دارای مشکلات کیفیت باشد، بود. امنیت مشتری یک هدف اصلی استراتژی Biedronka بود. هدف نهایی به دست آوردن مزایایی در گروه‌های غذایی تازه مانند مواردی است که در غذاهای خشک، نوشیدنی‌ها و محصولات غیر غذایی حاصل می‌شود.JMP انتظار دارد بیش از 100 محصول دارای برچسب GS1 DataBar در محصولات خود داشته باشد (حدود 10٪ از کل SKU های آن). یک سرمایه‌گذاری قابل‌توجه برای Biedronka با بیش از 1000 اسکنر در فروشگاه‌ها، پایانه‌های داده دستی، چکرز قیمت و ارتقاء نرم‌افزار IT سرمایه‌گذاری کرده است.
اجرای GS1 DataBar در زنجیره Biedronka، پس از استقرار کامل و به دست آوردن نتیجه موفقیت‌آمیز، یکی از مهم‌ترین استقرار در جهان خواهد بود. برطرف کردن GS1 DataBar روی محصولات جدید و درگیر کردن تأمین‌کنندگان جدید، گام بعدی برای رسیدن به هدفشان از داشتن بیش از 100 محصول مشخص‌شده با GS1 DataBar خواهد بود.

•  مزایای اصلی استفاده از GS1 DataBar
  • مدیریت بهتر محصولات با تاریخ انقضاء کوتاه‌مدت
  • ایجاد فرایندهای ساده به لطف شناسایی جهانی GTIN
  • کنترل بهتر موجودی در زمان واقعی، بهبود مدیریت عملکرد، کاهش ضایعات محصول، افزایش فرایند فراخوان، کیفیت بهتر خدمات به مشتریان
  • GS1 DataBar با متوقف کردن فروش محصولاتی که تاریخ انقضاء آن‌ها گذشته است، نقش نگهبان را در نقطه فروش ایفا می‌کند.

8. نتیجه‌گیری
استفاده از استانداردها و راه‌حل‌های GS1 برای غذاهای تازه با شناسایی کالاهای منحصربه‌فرد برای محصولات تازه با اندازه متغیر این امکان را ایجاد می‌کند که یک نقطه فروش باهوش‌تر، ایمن‌تر و تازه‌تر داشته باشیم.
همراه با نمادهای GS1DataBar، اعضای GS1 می‌توانند قابلیت ردیابی در محل فروش را فعال کرده و راه‌حل‌های ایمنی مصرف‌کننده را ایجاد کنند. مانند مدیریت تاریخ انقضا و علامت‌گذاری به‌صورت خودکار در نقطه فروش.