ماهنامه شماره 22 (خرداد ماه 1396)

1. مقدمه

همواره صاحبان بنگاه‌های اقتصادی و سازمان‌های تولیدی و خدماتی از مدیران خود این انتظار رادارند که با کمترین امکانات، بیشترین راندمان سازمان را ارائه دهند. برای انجام این مهم مدیران می‌بایست با بررسی چندباره و مدیریت اهداف سازمان به‌گونه‌ای اقدام نمایند که بتوانند در گام اول سازمان را در رقابت با سایر رقبا نگه‌دارند و در گام بعد بتوانند با ارائه خدمات و محصولات جدید از سایر رقبا سبقت بگیرند.

در این وضعیت ابزارهایی که بتواند به مدیران در تصمیم‌گیری و تعیین اولویت‌بندی اهداف سازمان کمک کند بسیار مهم و اثربخش می‌باشند. تنوع بالایی از ابزارها در این حوزه وجود دارند و بر تعداد آن‌ها روزبه‌روز نیز افزوده می‌شود.

از آن جمله می‌تواند ابزارهایی مانندERP، EAM^[،RCM،CMMS،TQM،TPM، MECA را نام برد؛

اما این ابزارها جهت عملیاتی شدن نیاز به اطلاعات‌پایه (داده‌های اصلی) دارند. به‌طورمعمول اطلاعات‌پایه سازمان از میان پاسخ‌هایی که به پرسش‌های زیر داده می‌شود استخراج می‌گردد. سؤالاتی همانند:

با چه امکانات و تجهیزاتی (ماشین‌آلات)؟

طی چه پروسه‌ای و چگونه؟

با استفاده از چه مواد اولیه‌ای؟

توسط کدام نیروی انسانی؟

و با چه میزان هزینه‌ای؟

اطلاعات‌پایه می‌بایست به‌صورت دقیق و مناسب از تمام واحدهای سازمان استخراج گردد.

اگر قطعه‌ای از یک تجهیز مهم، نیاز به نگهداری داشته باشد. شما باید بدانید که این کار به چه روشی؟ توسط کدام شخص؟ و با استفاده از چه مواد یا ابزارهایی انجام می‌شود. اگر این اطلاعات کیفیت لازم را دارا نباشد نمی‌تواند تأثیر مفیدی در تبادلات اطلاعاتی داشته باشد درنتیجه ابزارهای تصمیم‌گیری که با استفاده از این اطلاعات‌پایه به ارائه تحلیل‌ها و گزارش‌ها میپردازند صحت و دقت لازم را نداشته و نمی‌توانند کمکی در جهت بهینه‌سازی نگهداری و افزایش تولید به سازمان کنند. در ضمن به اشتراک‌گذاری این اطلاعات در بین تمامی واحدها موجب میشود که هزینه‌های عملیاتی تا حدود زیادی کاسته شود.

1. داده‌های اصلی

داده‌های اصلی یا همان اطلاعات‌پایه مجموعه‌ای از واژه‌ها است که برای توصیف موجودیت‌هایی مستقل و بنیادی بکار می‌رود. داده‌های اصلی به‌ندرت تغییر می‌کنند اما در مدیریت، تجزیه‌وتحلیل و بهینه‌سازی اطلاعات سازمان‌ها اساساً نقش مؤثر و محوری دارند. اطلاعات توصیف‌کننده حساب‌ها، اشخاص، اماکن، مواد و تجهیزات ازجمله مواردی هستند که جز داده‌های اصلی یک سازمان محسوب می‌شوند. در این نوشتار سعی می‌شود به داده‌های اصلی مرتبط با کالاها (اقلام) و نحوه مدیریت آن پرداخته شود.

1. کاتالوگینگ

کاتالوگینگ عبارت است از فرایندی که در طی آن اطلاعات ذاتی و بنیادی از یک موجودیت (مانند حساب‌ها، اشخاص، سازمان‌ها، اماکن، مواد و تجهیزات) به نحوی جمع‌آوری و نگهداری گردد که امکان تشخیص موجودیت‌های تکراری و شبه تکراری موجود در سازمان با موجودیت کاتالوگ شده، برای متولی کاتالوگینگ فراهم آید.

به زبان دیگر می‌توان گفت که کاتالوگ قلم اطلاعاتی کلیدی است که یک‌قلم بکار رفته در عملیات کسب‌وکار سازمان را توصیف می‌کند. این اقلام می‌تواند قطعات یدکی مورداستفاده در واحد نگهداری و تعمیر، مواد اولیه و کالاهای نیمه ساخته مورداستفاده در واحد تولید، اقلام نگهداری شده در انبار، اقلامی که توسط واحد کنترل موجودی مدیریت می‌شوند و اقلامی که از یک وندور توسط واحد خرید- تدارکات تأمین می‌شود. کاتالوگ قلم می‌تواند مبنای تبادل اطلاعات کارآمد بین واحدهای یک سازمان باشد. وجود ارتباط مؤثر بین واحدها، تضمین‌کننده به‌کارگیری بهینه از مواد اولیه و قطعات یدکی موجود در سازمان در شرایط بحرانی و مواقع ضروری است.

وجود یک کاتالوگ قلم باکیفیت نه‌تنها در تبادل اطلاعات بین سازمان به ما کمک خواهد کرد بلکه می‌تواند تا حدودی زیادی از هزینه‌های غیرضروری که از طریق انتخاب نادرست اقلام بر سازمان تحمیل می‌شود بکاهد و موجب تسریع دریافتن قلم موردنیاز و تسهیل در استفاده مجدد از اقلام موجود سازمان به‌جای خرید اقلام تکراری یا مشابه جدید گردد.

1. اهداف کاتالوگینگ

به‌طورکلی از انجام کاتالوگینگ در هر سازمان می‌توان اهداف زیر را انتظار داشت:

1. ایجاد یک رکورد اطلاعاتی:

اولین و مهم‌ترین هدف کاتالوگینگ ایجاد یک رکورد اطلاعاتی از داده‌های مهم اصلی از قلم است تا در هنگام تراکنش‌ها و تبادل اطلاعات بتوان به‌راحتی به قلم موردنظر ارجاع داد. به‌عنوان‌مثال در یک گزارش ورود و خروج ریالی کالاهای یک انبار، کالاها و انبار میبایست قبلاً توصیف‌شده باشند تا امکان ارجاع به آن‌ها در این گزارش وجود داشته باشد.

1. گردآوری داده‌های مرجعی:

بخشی از داده‌های اصلی قلم که متعلق به سایر سازمانهای در ارتباط با قلم از قبیل تولیدکننده، تضمین‌کننده، استاندارد دهنده و غیره است و در سازمان استفاده‌کننده از قلم نگهداری می‌شود را داده‌های مرجعی قلم می‌نامند. جمع‌آوری داده‌های مرجعی با این هدف انجام می‌شود تا بتوان با اعمال کنترل‌هایی از ثبت قلم تکراری در سازمان جلوگیری نمود. برای نمونه کنترل سازمان تولیدکننده و شماره فنی قلم در هنگام ثبت داده‌های اصلی قلم می‌تواند مانع از ایجاد کاتالوگ تکراری برای قلم شود.

1. گردآوری داده‌های توصیفی:

داده‌های توصیفی بخشی دیگر از داده‌های اصلی مربوط به یک‌قلم است که از طریق آن ویژگی‌های قلم ازنظر شکل و عملیات تشریح می‌گردد.

جمع‌آوری، ثبت و نگهداری از داده‌های توصیفی این امکان را برای سازمان فراهم می‌آورد تا بتواند با مقایسه مشخصات فنی هر قلم، اقلام مشابه (شبه تکراری) را تشخیص دهد. با انجام این کار سازمان قادر خواهد بود تا به‌جای خرید قلم کالای جدید از اقلام موجود در سازمان برحسب مشخصات فنی موردنیازش استفاده نماید.

1. تهیه وندور لیست:

شناسایی سازمان‌هایی که قلم کاتالوگ شده از طریق آن‌ها تأمین یا تولید می‌شود یکی دیگر اهداف کاتالوگینگ است. با استخراج فهرست وندورها، سازمان قادر خواهد بود تا از طریق آنالیز و ارزیابی این فهرست نصب به ایجاد وندور لیست نهایی (AVL) سازمان اقدام نماید.

1. فراهم آمدن امکان منبع یابی:

با انجام کاتالوگینگ در سازمان و جمع‌آوری داده‌های اصلی اقلام این امکان برای سازمان فراهم می‌شود تا برای اقلامی که تأمین آن در انحصار یک تأمین‌کننده خاص است با به اشتراک‌گذاری کاتالوگ اقلام موردنیاز بین سایر وندورها (بالفعل و بالقوه) نسبت به تأمین آن اقدام نماید. این امر علاوه بر آنکه موجب انحصارشکنی در تأمین قلم از یک وندور خاص می‌شود زمینه ایجاد فضایی رقابتی و تخفیف گیری بین سایر وندور ها را فراهم می‌آورد.

1. مراحل کاتالوگینگ

کاتالوگینگ (اقلام) یک فرایند پیچیده نیست. به عبارت ساده کاتالوگینگ به معنی بیان توصیف واضحی از ویژگی‌های قلم است. در مثال زیر سعی شده است به‌صورت ساده و اولیه فرایند کاتالوگینگ تشریح شود. در این مثال فهرستی شامل 14 قلم مطابق با شکل 1 که از طریق قالب‌های شناسایی توصیف نشده‌اند و تشریح آن‌ها از طریق متن آزاد انجام‌گرفته است موردمطالعه قرار می‌گیرد.

شکل 1- فهرست 14 قلم نمونه جهت انجام فرایند کاتالوگینگ

با نگاهی اجمالی و بررسی فهرست اقلام این سؤال مطرح می‌شود که چه تعداد از این اقلام تکراری یا مشابه با یک‌قلم کاتالوگ شده هستند؟ برای پاسخ به این پرسش نیازمند آن هستیم که بر روی‌داده‌های هر قلم فرایندی را که به آن اصطلاحاً «استانداردسازی داده‌ها» می‌نامند انجام دهیم. به شکل ساده و اولیه می‌توان گفت که استانداردسازی داده‌ها شامل مراحل زیر است:

1. مرتب‌سازی فهرست اقلام به ترتیب حروف الفبا
2. آوردن نام قلم به ابتدای هر ردیف و مرتب‌سازی دوباره فهرست
3. یکسان‌سازی داده‌ها و تعیین اولویت برای توصیفگرهای نام قلم و اعمال آن در متن و مرتب‌سازی دوباره فهرست
4. اعمال استانداردهای نوشتاری در اختصارنویسی جهت کوتاه کردن طول متن هر ردیف و مرتب‌سازی دوباره فهرست
5. غنی‌سازی و تکمیل نواقص اطلاعاتی متن هر ردیف، بررسی و مقایسه اقلام و استفاده از نام‌ها و توصیفگرهای استاندارد برای یکسان‌سازی متن و مرتب‌سازی دوباره فهرست
6. فرایند کاتالوگینگ

در ادامه فرایند کاتالوگینگ برای اقلام فهرست شده در شکل 1 مطابق با 5 گامی که برای استانداردسازی داده‌ها ذکرشده است تشریح می‌شود.

در گام اول فهرست اقلام به ترتیب حروف الفبا مرتب‌سازی میشود (شکل 2)

شکل 2- مرتب‌سازی فهرست به ترتیب حروف الفبا

در گام دوم نام قلم در هر یک از ردیف‌های فهرست به ابتدای ردیف منتقل‌شده و سپس فهرست به ترتیب حروف الفبا مرتب‌سازی می‌شود. (شکل 3)

شکل 3- قرارگیری نام قلم در ابتدای هر ردیف

بعد از قرارگیری نام قلم در ابتدای هر ردیف در گام بعد (سوم) داده‌های هر ردیف ازنظر نوشتار و معنا یکسان‌سازی می‌شود سپس برای سایر داده‌های توصیف‌کننده نام که اصطلاحاً به آن‌ها توصیف گر یا مشخصه گفته می‌شود اولویت تعیین‌شده و بروی هر ردیف اعمال می‌شود سپس فهرست دوباره مرتب‌سازی میگردد. (شکل 4)

شکل 4- اولویت‌بندی توصیف گرهای نام هر ردیف

در گام چهارم جهت کوتاه کردن طول متن هر ردیف استانداردهای نوشتاری و اختصارنویسی برای متن هر ردیف انجام می‌شود سپس دوباره فهرست مرتب‌سازی می‌گردد. (شکل 5)

شکل 5- اختصارنویسی متن هر ردیف

در آخرین گام (پنجم) نواقص اطلاعاتی موجود در متن هر ردیف غنی‌سازی و تکمیل می‌گردد تا امکان بررسی و مقایسه اقلام با استفاده از نام‌ها و توصیف گرهای استاندارد فراهم آید در انتها دوباره فهرست را مرتب‌سازی می‌کنیم (شکل 6)

شکل 6- غنی‌سازی نواقص اطلاعاتی هر ردیف

با اعمال پنج گام استانداردسازی داده‌ها بر روی 14 ردیف اطلاعاتی مثال فوق در پایان ملاحظه خواهید کرد که از بین 14 ردیف اطلاعاتی تنها 5 قلم منحصربه‌فرد شناسایی و متمایز میشوند.

1. ارزش کاتالوگینگ باکیفیت اقلام

وجود کاتالوگ‌های باکیفیت اقلام علاوه بر آنکه می‌تواند تضمینی برای یافتن و انتخاب درست اقلام توسط مهندسان واحد نگهداری و تعمیر و غیره باشد. مزایا و محاسن متعدد دیگری نیز دارد که موجب می‌شود علی‌رغم داشتن هزینه، فرایند کاتالوگینگ اقلام در سازمان توجیه داشته و مقرون‌به‌صرفه باشد. مثال قبل را در نظر بگیرید همان‌طور که مشاهده کردید از 14 قلم موردبررسی 9 عدد از آن‌ها اقلام تکراری سازمان بودند که با شناسه‌های دیگری ثبت و نگهداری می‌شدند. حال اگر فرض کنیم که از این فهرست 14 قلمی در سال 4 بار خرید صورت می‌گرفته است. پس از شناسایی اقلام تکراری تعداد دفعات خرید اقلام از 56 به 20 بار در سال کاهش می‌یابد. اگر هزینه‌های سربار انجام هر بار خرید، یعنی از نقطه ثبت درخواست خرید تا تحویل قلم به واحد درخواست‌کننده را 120 هزار تومان در نظر بگیریم انجام فرایند کاتالوگینگ و ایجاد کاتالوگ‌های باکیفیت برای این 14 قلم به‌تنهایی در سال موجب صرفه‌جویی 4 میلیون و 320 هزار تومان در هزینه‌های خرید سازمان می‌گردد. با توجه به آنکه هزینه خرید هر یک از 14 قلم مثال فوق از هزار تومان کمتر است بدیهی است در واقعیت و عملیات جاری هزینه‌های سربار بابت مواردی مشابه مثال فوق به‌مراتب بیشتر است.

به همین دلیل می‌توان گفت که کاتالوگینگ ارزشی فراتر از تسهیل فرایند خرید دارد. وجود کاتالوگ باکیفیت موجب تسهیل استراتژی‌های خرید، بهبود قراردادها با تأمین‌کنندگان تحت پوشش، دریافت خدمات بهتر و تخفیفات بیشتر از آن‌ها می‌شود همچنین کاتالوگینگ موجب کاهش فضای موردنیاز جهت انبارش اقلام و کاهش تعدد دفعات خرید و انتقال اقلام به سازمان میگردد. بدیهی است در سازمانی دارای 5 هزار قلم، باارزش حدود 20 میلیارد تومان که رنج اقلام تکراری در آن بین 5 تا 20 درصد است می‌توان به‌صرفه جویی قابل‌توجهی در هزینه‌ها دست‌یافت.

1. کاتالوگینگ و کاهش هزینه‌ها

یک سازمان با 5 هزار قلم را در نظر بگیرید که به‌طور میانگین 12 درصد اقلام آن تکراری است اگر در این سازمان به‌طور متوسط 4 درخواست خرید در سال به ازای هر قلم انجام شود و هزینه سربار هر درخواست خرید 200 هزار تومان باشد، انجام کاتالوگینگ و شناسایی اقلام تکراری می‌تواند برای این سازمان در طول یک سال حدود 480 میلیون تومان صرفه‌جویی در هزینه‌های سربار داشته باشد به‌عبارت‌دیگر با انجام کاتالوگینگ، سازمان 480 میلیون تومان را به‌جای هزینه، پس‌انداز می‌کند. از طرف دیگر اگر قیمت هر قلم را به‌طور متوسط 4 میلیون تومان در نظر بگیریم در طول یک سال سازمان می‌تواند 2 میلیارد و 400 میلیون تومان صرفه‌جویی در خرید کالا داشته باشد یعنی به‌جای خرید 600 قلم کالای تکراری از اقلام معادلش که در سازمان موجود است استفاده کند. با نرخ سود 15 درصد برای 2 میلیارد و 400 میلیون تومان پس‌انداز، می‌توان چیزی حدود 360 میلیون تومان سود سالیانه در نظر گرفت. همان‌طور که مشاهده می‌کنید کاهش 12 درصدی از تنوع اقلام سازمان می‌تواند صرفه‌جویی در حدود 840 میلیون تومان برای سازمان به همراه داشته باشد که این مبلغ چیزی حدود 4 درصد ارزش کل اقلام سازمان است.

منافع حاصل از این میزان صرفه‌جویی در هزینه‌ها را می‌توان در اموری ازجمله مدیریت اقلام حساس مذاکره در قراردادها و سایر طرح‌هایی که موجب توسعه و بهبود کسب‌وکار سازمان میگردد صرف نمود.

1. سایر مزایای کاتالوگینگ

ازجمله دیگر مزایای کاتالوگینگ را می‌توان کاهش سفارش‌های نادرست اقلام توسط کاربران، کاهش تعداد اقلام بازگشتی به تأمین‌کنندگان که موجب کاهش هزینه‌های دوباره‌کاری و ازدیاد تنوع اقلام جدید در سازمان می‌شود برشمرد.

هزینه از دست رفتن فرصت‌ها نیز باید در نظر گرفته شود؛ مانند زمانی که واحد نگهداری و تعمیر نیاز فوری به یک قطعه یدکی از یک تأمین‌کننده خاص دارد اما قطعه موردنظر فاقد موجودی بوده و می‌بایست خریداری شود و این فرایند ممکن است تا چند ماه به طول بیانجامد. به درازا کشیدن فرایند تأمین، هزینه‌هایی را متوجه تولید خواهد نمود حتی ممکن است موجب توقف تولید شود و این در حالی است که قلم (اقلام) مشابه قلم درخواست شده با شماره فنی (های) متفاوتی در جای دیگر از انبار دارای موجودی است. شناسایی اقلام مشابه و هم‌ارز یکی دیگر از مزایای اجرای باکیفیت کاتالوگینگ است تا سازمان بتواند در مواقع ضروری از یک‌قلم به‌جای قلم دیگر استفاده نماید.

کاتالوگینگ باکیفیت اقلام می‌تواند توانایی یک سازمان را در تشخیص و محاسبه دقیق اقلام پرمصرف افزایش دهد به‌نحوی‌که سازمان به‌جای خریدهای موقت، مقطعی و متعدد با قراردادها طولانی و تضمین‌شده و باقیمت پایین‌تر نسبت به خرید اقلام از تأمین‌کنندگان اقدام نماید.

برای نمونه قلمی را که در طول سال چندین بار برای خریدش باقیمت 200 هزار تومان هزینه صرف می‌شود می‌توان با قراردادی که طی آن سازمان با تأمین‌کننده توافق می‌کند، قلم را در طول چند سال با شرایط فنی و کیفی توافق شده به قیمت 80 هزار تومان تأمین نماید.

بررسی‌ها طی سه سال پس از انجام پروژه کاتالوگینگ در یک سازمان نشان می‌دهد که اجرای کاتالوگینگ باکیفیت در سازمان می‌تواند تا 15 برابر میزان هزینه‌ای که برای کاتالوگینگ اقلام صرف شده است از سال بعد از عملیاتی شدنش برای سازمان سود داشته باشد و موجب کاهش هزینه‌ها شود.

1. ارجاع دهی به کاتالوگ‌ها

همان‌طور که در اهداف کاتالوگینگ نیز اشاره شد اصلی‌ترین هدف از کاتالوگینگ شکل‌گیری یک مرجع اطلاعاتی از داده‌های اصلی به‌صورت یک رکورد اطلاعاتی است تا سازمان بتواند در تراکنش‌ها به آن ارجاع نماید. برای ارجاع دهی به کاتالوگ‌ها می‌توان دو (2) روش زیر را در نظر گرفت:

• ارجاع دهی مستقیم (کدینگ)
• ارجاع دهی تجمیعی (طبقه‌بندی)

ارجاع دهی مستقیم (کدگذاری)

اگر در تراکنش‌های اطلاعاتی لازم باشد به کاتالوگ مربوط به یک‌قلم به‌طور مستقیم ارجاع دهی شود از روش ارجاع دهی مستقیم استفاده می‌شود. در این حالت از یک شناسه یا کد به‌عنوان لینک ارتباطی بین داده‌های تراکنشی پیرامون قلم با داده‌های اصلی آن استفاده می‌شود. این شناسه یا کد کاتالوگ قلم زمان دسترسی به داده‌های موجود در کاتالوگ قلم را بسیار کاهش داده و موجب می‌گردد دسترسی به کاتالوگ قلم به‌صورت واضح و بی‌ابهام صورت پذیرد به‌عنوان‌مثال استفاده از شناسه «05861» که منحصراً مربوط به یک کاتالوگ قلم است باعث می‌شود ارجاع دادن به کاتالوگ قلم درداده های تراکنشی مانند موجودی قلم در انبار بدون ابهام صورت گیرد. در شکل 7 فهرستی از خریدهای سازمان را در یک بازه زمانی نشان می‌دهد همان‌طور که مشاهده می‌کنید در این فهرست به داده‌های اصلی اقلام (کاتالوگ‌ها) به‌صورت مستقیم ارجاع داده‌شده است.

شکل 7- گزارشی از اقلام خریداری‌شده در یک بازه زمانی معین

درگذشته به علت عدم وجود سیستم‌های هوشمند اطلاعاتی برای دسترسی آسان و سریع به کاتالوگ‌ها از کدهای بامعنا استفاده می‌شده است. در کدینگ بامعنا کل سریال کد یا تعدادی از کاراکترهای آن با مفاهیمی معادل‌سازی می‌شدند. انجام این نوع فهرست گذاری در سریال‌های کد موجب کاهش زمان یافتن کاتالوگ یک‌قلم بین سایر کاتالوگ‌های اقلام می‌شده است؛ اما امروزه به‌کارگیری از کدهای بامعنا هیچ‌گونه توجیهی ندارد زیرا با استفاده از سیستم‌های هوشمند اطلاعاتی می‌توان در کمترین زمان ممکن به کاتالوگ قلم موردنظر دسترسی یافت.در برخی مواقع ممکن است دسترسی به شناسه کاتالوگ‌ها امکان‌پذیر نباشد در چنین شرایطی می‌بایست با استفاده از ابزارهای جستجو (مقایسه ای-تطبیقی) در سیستم‌های اطلاعاتی، کاتالوگ قلم موردنظر خود را با استفاده از داده‌های اصلی موجود از آن قلم یافت. (شکل 8)

شکل 8- نمونه‌ای از جستجو تطبیقی (مقایسه‌ای)

به‌طور مثال اگر به دنبال یک «واشر خود قفلی» به «قطر داخلی» «10mm» و «قطر خارجی» «25mm» و «ضخامت» «3mm» از «جنس» «فولادی ضدزنگ» هستید یا به دنبال یک قطعه یدکی از «تولیدکننده» «کوماتسو» با «شماره فنی» «37D-550-2110» هستید میتوانید با مقداردهی به مشخصه‌های مرتبط، قلم موردنظر خود را یافته و سپس از شناسه (کد) کاتالوگ آن جهت ارجاع استفاده نمایید. همان‌طور که مشاهده کردید امکان دسترسی به کاتالوگ قلم با استفاده از داده‌های مرجعی و توصیفی مرتبط به اقلام کاتالوگ شده وجود دارد.

ارجاع دهی تجمیعی (طبقه‌بندی)

اما در برخی مواقع به اطلاعاتی تجمیع شده مربوط به دسته‌ای از اقلام که از یک یا چند نقطه‌نظر دارای وجوه مشترکی هستند نیاز است؛ مانند اطلاعاتی که مشخص می‌سازد چه میزان هزینه در حوزه ملزومات اداری در سال گذشته در سازمان صرف شده است یا بیشترین هزینه سازمان صرف خرید چه دسته‌ای از اقلام تدارکاتی گردیده است. برای دسترسی به این‌گونه اطلاعات تجمیعی می‌بایست کاتالوگ‌ها و اطلاعات تراکنشی آن‌ها تجمیع گردند. پاسخ به این دسته از نیازمندی‌ها با استفاده از طبقه‌بندی انجام می‌پذیرد.

طبقه‌بندی تقسیم نمودن یک موجودیت بالادست به چندین موجودیت پایین‌دست است به‌گونه‌ای که موجودیت‌های پایین‌دست در یک یا چند ویژگی با موجودیت بالادست مشترک باشند. تجمیع کاتالوگ‌ها با توجه به تعریف طبقه‌بندی می‌بایست برحسب برخی ویژگی‌های مشترک بین اقلام صورت پذیرد به علت آنکه ویژگی‌ها توصیفی مشترک بین اقلام متنوع است طبقهبندی اقلام نیز می‌تواند متنوع باشد. هر سازمان، می‌تواند با توجه به نیازمندی خود بخشی از ویژگی‌های اقلام درون‌سازمانی‌اش را موردنظر قرار داده و اقدام به طبقه‌بندی نماید. طبقه‌بندی‌هایی مانند MESC، ایران کد، eCl@ss، UNSPSC، FSC، ISIC، CPC، HS، GPC و غیره همگی ماحصل برآوردن نیاز سازمانی هستند که از منظر خاصی به بخشی از ویژگی‌های اقلام حوزه کاربردی‌اش توجه داشته و بر اساس آن ویژگی‌ها، اقلام را طبقه‌بندی نموده است. با این تعریف وجود حتی چندطبقه بندی در یک سازمان هم امری دور از ذهن نخواهد بود.

ارتباط بین کاتالوگ‌های اقلام و طبقه‌بندی‌ها نیز همانند آنچه در تعریف طبقه‌بندی ذکرشده است متأثر از نیازمندی سازمان است به‌طور مثال ممکن است یک سازمان کاتالوگ مربوط به قلم «کاغذ A4 بسته 500 عددی» را جز دسته «لوازم‌التحریر» طبقه‌بندی نموده و سازمان دیگر همین قلم را در زمره «مواد مصرفی» طبقه‌بندی نماید. این رویداد در سطح یک سازمان و بین واحدهای مختلف آن نیز ممکن است اتفاق بیافتد؛ یعنی یک کاتالوگ قلم به چندین طبقهبندی متصل گردد، مانند اتصال کاتالوگ‌های اقلام یک سازمان به طبقه‌بندی‌هایی که توسط واحدهای مالی، نت، مدیریت و غیره توسعه‌یافته و مورداستفاده قرار می‌گیرند.

به‌طورمعمول سازمان‌ها از طبقه‌بندی اقلام به دنبال دستیابی به اهداف زیر هستند:

1. اطلاع از تنوع و تعداد کاتالوگ‌های یک دسته از اقلام طبقه‌بندی‌شده (به‌صورت تجمیعی و سلسله مراتبی جهت اطلاع از میزان فراوانی و نحوه پراکندگی اقلام) (شکل 9)

شکل 9- تعداد کاتالوگ‌های اقلام به تفکیک گرههای طبقهبندی

1. تسریع و تسهیل دسترسی به کاتالوگ قلمی که شناسه (کد) آن در دسترس نیست. (محدودسازی کاتالوگ‌های مرتبط به طبقه‌بندی با در نظر گرفتن ویژگی‌های مشترک قلم مورد جستجو با ویژگی‌های سطح یا سطوحی از طبقه‌بندی) (شکل 10)

شکل 10- محدودسازی کاتالوگ‌ها برمبنای سطوح طبقه‌بندی

1. فراهم آوردن امکان دسترسی به اطلاعات تجمیع شده از داده‌های تراکنشی مرتبط اقلام کاتالوگ شده (در شکل 11 گزارشی تجمیعی از خریدهای سازمان را در یک بازه زمانی معین به تفکیک گره‌های طبقه‌بندی مشاهده می‌کنید)

شکل 11- گزارش تجمیعی خریدهای سازمان در یک بازه معین

1. نتیجه‌گیری

وجود یک نظام کاتالوگینگ اقلام در سازمان می‌تواند مزایای فراوانی را برای سازمان به همراه داشته باشد. برخی از این مزایا مانند کاهش هزینه‌های حاصل از انبارش و خرید اقلام، قابل برآورد و اندازه‌گیری می‌باشند و برخی دیگر مانند زمان صرف شده جهت یافتن یک‌قلم با ویژگی‌های مشخص یا کاهش تولید یا توقف تولید به علت عدم وجود قطعه‌ای که مشابه آن در سازمان با شناسه دیگر وجود دارد قابل تخمین و اندازه‌گیری نیست.

درواقع می‌توان گفت یک کاتالوگینگ باکیفیت می‌تواند پشتیبان واحدهای تعمیر و نگهداری، تولید و خرید تدارکات در مواقع بحرانی و حساس باشد.

هدف اصلی کاتالوگینگ به اشتراک‌گذاری داده‌های اصلی اقلام در بین سایر سیستم‌ها و ارجاع دهی آسان به کاتالوگ اقلام است. کدگذاری و طبقه‌بندی دو راهکار جهت ارجاع دهی به کاتالوگ‌های اقلام هنگام استفاده از آن‌ها در تراکنش‌های سازمان است.

و کلام آخر اینکه باوجودآنکه انجام کاتالوگینگ در یک سازمان نیازمند صرف هزینه (زمانی و مالی) است اما منافع حاصل از انجام این فرایند را کاملاً توجیه می‌نماید. کدام پروژه‌ای را مانند کاتالوگینگ اقلام می‌توان یافت که از سال اول بعد از عملیاتی شدنش بتواند تا 15 برابر هزینه‌اش سوددهی برای سازمان داشته باشد.