فصل دوم: نمونه ای از کاربردهای GS1

document  مدیریت اسناد با استفاده از استانداردهای GS1

مدیریت اسناد با استفاده از استانداردهای GS1

1- مقدمه

پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. اهمیت این موضوع از آنجا قابل درک است که در سازمان‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌های مختلف اسنادی مشتمل بر اطلاعات فوق‌العاده ارزشمند که با عناوین گوناگون مانند گزارش‌ها، نامه‌ها، قراردادها، نقشه جات، موافقت‌نامه‌ها، پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی و غيره وجود دارند و می‌بایست به ترتیبی بتوان ضمن حفظ امنیت منشأ اطلاعات، امکان ارائه خدمات اطلاع‌رسانی را نیز به وجود آورد. سیستم مدیریت اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایل‌ها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجوی و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
مدتی است که عباراتی نظیر Document Management Systems و Content Management Systems اذهان شرکت‌های نرم‌افزاری کشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آن‌ها فعالیت‌های خود را برای تولید این سیستم‌ها آغاز نموده‌اند. اما پیش از آغاز هر حرکت و تلاشی لازم است این مفاهیم در بستر فرهنگ کاری کشور به دقت مورد مطالعه قرار گیرند و شناخته شوند تا سیستمی مطابق با انتظارات و فرهنگ اداری کشور تولید شود؛ آنچه تاکنون بسیار به‌ندرت صورت گرفته، یعنی مطالعه و تحقیق قبلی در زمینه تکنولوژی یا علمی که در غرب به وجود آمده و استفاده می‌شود و تطبیق و هماهنگ‌‌‌‌سازی آن‌ها برای سازوکارهای کشورمان. به همین علت بسیاری از این علوم و فناوری‌ها یا به درستی استفاده نشده‌اند یا پس از صرف وقت و هزینه هنگفت، برای تولید یا وارد‌کردن آن‌ها با شکست مواجه شده‌اند. بدین ترتیب، نگارنده در این مقاله به تعریف این دو عبارت پرداخته و تفاوت‌های آن‌ها را بیان خواهد کرد. همچنین دلایل انتخاب و استفاده از هر یک از این سیستم‌ها برای شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد بررسی قرار خواهد گرفت و درنهایت درباره‌ی پتانسیل لازم برای راه‌اندازی چنین سیستم‌هایی در کشور، نتیجه‌گیری خواهد شد.

2- سیستم مدیریت اسناد

هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفي است. این مدارک یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آن‌ها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. درواقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و باید به آن‌ها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد درواقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه‌بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را بر عهده دارد.
سیستم کامل مدیریت اسناد باید ویژگی‌های زیر را دارا باشد:
• هر سند را با حجم قابل قبولی ذخیره سازد.
• ارتباط لازم بین سندهای مختلف را برقرار سازد.
• با استفاده از بایگانی، کلیه اطلاعات اسناد را به طور کامل یکپارچه سازد.
• تمرکز کامل بر ذخیره‌سازی و آرشیو اسناد داشته باشد.
• مبتنی بر گردش کار قدرتمندی باشد و کلیه روال‌های کاری سازمان، قابل طراحی توسط موتور گردش کار باشند.
• هدف سیستم، ذخیره‌سازی و بازیابی مستندات به شکل اصلی و اولیه‌ی آن‌ها باشد.
• مجهز به موتور ایجاد صفحات وب برای دسترسی به اسناد از طریق وب‌سایت باشد.
البته لازم به ذکر است که این خصوصیات تنها تعریف عمومی از DMS را ارائه می‌دهند. بیش‌تر سیستم‌های موجود در بازار غرب توانایی‌ها و کارکردهای فراتری از این موارد دارند، اما در هر حال این ویژگی‌ها نشان‌دهنده‌ی کارکردهای معمول یک سیستم مدیریت اسناد است.

3- سیستم مدیریت محتوا

این سیستم جدیدتر از DMS است و اساساً به منظور مدیریت و سامان‌دهی به اطلاعات در حال رشد سازمان‌ها طراحی شده است و در حقیقت، مدیریت محتوای اسناد موجود در سازمان را بر عهده دارد و در سال‌های اخیر با افزایش سایت‌های اینترنتی و سایت‌های داخلی سازمان‌ها، مدیریت محتوای سایت‌های یادشده و به‌روز نگاه‌داشتن اطلاعات آن‌ها برای سازمان‌ها، مشکل‌ساز گشته است.
این سیستم مدیریت اطلاعات موجود در این صفحات وب را بر عهده دارد و به کاربر امکان ایجاد، ویرایش و حذف صفحات وب و همچنین تعیین محتوای آن‌ها را می‌دهد.
به طور خلاصه، مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم مدیریت محتوا به شرح زیر است:
• اقلام اطلاعاتی و ارتباط بین آن‌ها را مدیریت می‌کند.
• امکان تعریف هر جز (یا صفحه) و موقعیت‌ آن‌ها بر روی سایت را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
• ارتباطات مورد نیاز و کامل بین صفحات و اطلاعات موجود در آن‌ها را ایجاد می‌کند.
• ایجاد و ویرایش صفحات، کارکرد اصلی این سیستم است.
• بین دسترسی‌ و بایگانی یکپارچگی ایجاد می‌کند.
• دارای موتوری برای انتشار و ایجاد صفحات اینترنتی است.
شایان ذكر است که یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت اسناد با مدیریت محتوا باعث به وجود آمدن سیستم‌های Enterprise CMS می‌شود که درنهایت راه رسیدن به مدیریت صحیح اطلاعات را هموار می‌سازد و به این ترتیب، می‌توان به یک مدیریت کامل معلومات رسید. چه آنکه برای دستیابی به چنین نقطه‌ای، کاستی‌های فراوانی وجود دارد. در این راه GS1 پیشنهاد‌هایی برای استفاده از سیستم کدینگ خود معرفی می‌نماید که برای ردیابی اطلاعات بسیار مؤثر و مفید است.

4- مقایسه‌ی دو سیستم

دو سیستم یادشده، برخلاف تصورات موجود کاملاً با یکدیگر متفاوت و در عین حال مکمل یکدیگرند. با اینکه هم‌اکنون تولید‌کنندگان غربی این سیستم‌ها در حال تلفیق و یکی‌کردن آن‌ها هستند (که این خود قدم مثبتی در مدیریت اطلاعات در سازمان‌هاست)، باید اختلافات و ویژگی‌های هر یک از آن‌ها را به درستی درک کرد و دانست که از هر یک برای چه منظوری و در کجا باید استفاده شود.
ممکن است سازمانی نیاز به DMS داشته باشد ولی با توجه به سازوکارهای موجودش احتیاجی به CMS نداشته باشد و بر این اساس، برای انتخاب هر یک باید دقت کافی را به کار بست.
DMS سیستمی است که می‌توان از آن به عنوان هسته‌ی اصلی برای CMS استفاده کرد. کار اصلی این سیستم، نظم دادن به مستندات سازمان‌ها و در دسترس قرار دادن آخرین نسخ آن‌ها برای کاربران سازمان با توجه به دسترسی‌های هر یک از کاربران استDMS .، سیستم کاملی برای بایگانی و آرشیو کلیه‌ی اوراق اداری سازمان‌ها با حفظ تاریخچه‌ی تغییرات هر یک از آن‌هاست. افزون بر این، دارای گردش‌کار کامل برای مکانیزه ساختن روال‌های سازمانی و انتقال اسناد سازمانی بین کاربران با توجه به این روال‌هاست. درواقع، این سیستم مسئولیت ثبت و نگه‌داری، بازیابی و به گردش‌ درآوردن کلیه‌ی اسناد را در داخل سازمان بر عهده دارد.
حال آنکه CMS سیستمی است که از آن اغلب برای طراحی صفحات وب جهت استفاده در سایت‌های داخلی و یا وب‌سایت‌های اینترنتی بهره گرفته می‌شود. یعنی سازمان‌ها با استفاده از این سیستم به راحتی می‌توانند اطلاعات خود را به طور منظم در سایت (یا هر محیط دیگری) در اختیار کاربران قرار دهند. همچنین مدیریت این اطلاعات، ارتباط دادن آن‌ها به یکدیگر و به‌روزرسانی آن‌ها (ویرایش، حذف و اضافه کردن) را به راحتی انجام دهند. آن‌ها می‌توانند سایت خود را، هم برای استفاده‌ی داخلی سازمان و هم برای کاربران خارجی به روی اینترنت، به راحتی طراحی کرده و ارتباطات منطقی اطلاعات و صفحات مختلف را برقرار سازند. اطلاعات موجود در این محیط‌ها می‌تواند توسط یک سیستم مدیریت اسناد تهیه شود و در اختیار این سیستم قرار گیرد.
این طرح در نظر دارد که با استفاده از استانداردهای GS1 امکان مدیریت اسناد و ردگیری اسناد مهم سازمان‌ها را فراهم کند. در ادامه به توضیح استانداردهای GS1 خواهیم پرداخت.

5- تعریف سیستم مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد عبارت است از مجموع راهکارهای مطلوب و اجرائی جهت حفظ و نگهداری اطلاعات اسناد کاغذی و ایجاد امکان تسریع و تسهیل در امور اطلاع‌رسانی به اشکال گوناگون با استفاده از انواع ابزارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری می‌باشد.
هدف از انجام امور مديريت اسناد، مراقبت از اين امر است كه اسناد دولتي به طرزي مؤثر و باصرفه اقتصادي در دوره‌ای كه در دستگاه‌هاي دولتي وجود دارند، مديريت شوند خواه اين اسناد در شكل سنتي )نوشتاري، صوتي، تصويري و غيره) و يا به صورت اسناد الكترونيكي باشند.

1- ازجمله کارهایی که در مدیریت اسناد می‌توان انجام داد عبارت‌اند از :
• ايجاد استانداردی براي كنترل، نگهداري، امحاء يا حفاظت از اسناد دولتي.
• تهيه فهرست اسناد و ارزشيابي (تهيه جداول زماني نگهداري)
• حفاظت و مرمت اسناد
• نگهداري و امحاء اسناد
• تجهيزات بايگاني، تهيه فهرست‌ها و اندكس‌هاي راهنماي اسناد و بازيافت اسناد
• نقشه‌هاي حفاظت از اسناد حياتي و نقشه مقابله با خطرات، بازيابي و مرمت اسناد.
• امکان ردیابی گردش اسناد درون و بیرون سازمان

6- انواع سند

اسناد از نظر چرخه زندگي، ارزش، اعتبار قانوني، درجه حساسيت و محتوي به صورت زیر تقسیم‌بندی می‌شوند:

  • 6-1 – انواع سند از نظر چرخه زندگي
    • سند جاري: اسنادي كه مورد مراجعه مستمر باشند.
    • سند نيمه جاري: اسنادي كه گاه‌گاهي مورد مراجعه قرار می‌گیرند.
    • سند راكد: اسنادي كه مورد مراجعه ايجاد‌كننده آن‌ها قرار نمی‌گیرد.
  • 6-2-انواع سند از نظر ارزش
    ارزش اسناد به اعتبار آن‌ها از نظر اداري و يا اطلاعاتي است كه در هر سند براي اداره ايجادكننده و بايگاني وجود دارد.
    بنابراين تعريف هر سند می‌تواند داراي ارزش‌های اداري و بايگاني باشد.
    • ارزش اوليه)اداري يا استنادي(: ارزش از نظر ايجاد‌كننده آنکه از نظر زماني در مرحله جاري و نيمه‌جاري است مانند اسناد اداري، مالي، حقوقي و غيره.
    • ارزش ثانويه )بايگاني يا اطلاعاتي(: ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشيويست‌ها. زماني كه كليه اقدامات لازم بر روي سند انجام شده باشد و فعاليت يا عملي كه منجر به ايجاد آن گرديده، تمام و كامل شود و در صورتي كه در مراجع قضايي و قانون مطرح نبوده و همچنين مورد نیاز دستگاه يا فرد ایجادکننده آن نباشد ارزش اوليه سند پايان می‌یابد و سند داراي ارزش ثانويه می‌گردد.
  • 6-3 – انواع سند از نظر اعتبار قانوني
    • سند رسمي: عبارت است از سندي كه نزد مأمورين رسمي و در حدود صلاحيت و وظايف ايشان و بر طبق مقررات قانوني تنظيم می‌شود مثل شناسنامه، گواهينامه، احكام استخدام وغیره.
    • سند عادي: عبارت است از سندي كه از جانب اشخاص غيررسمي بدون دخالت مأمورین رسمي تنظيم شده و تابع تشريفات خاص نیست مانند دفاتر و اسناد تجارتي )غير از دفاتر كه شرايط اسناد رسمي را دارد( نظير دفتر روزنامه، دفتر دارايي، دفتر کل.
  • 6-4- انواع سند از نظر درجه حساسيت
    • اسناد عادي
    • اسناد محرمانه
    • اسناد سري
    • اسناد به کلی سری
  • 6-5 – انواع سند از محتوي و موضوع
    اسناد و مدارك از نظر محتوي و موضوع به گروه‌های مختلف قابل تقسيم می‌باشد. با وجود اینکه در هر يك از این اسناد به موضوع خاصي پرداخته شده است، و يا تشريح و روشن‌سازی مقوله خاصي مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتي دانش‌هاي انساني با یکدیگر اسناد مربوط به يك موضوع می‌تواند در ساير بخش‌ها مورد استفاده قرار گيرد. از نظر موضوعي اسناد تنوع وسيعي را در بر می‌گیرد برخي از انواع اسناد از اين گونه شامل موارد زير است :
    • اسناد اداري
    • اسناد مالي
    • اسناد علمي و فني
    • اسناد قانوني مانند قانون اساسی، قانون عادی، تصویب‌نامه‌های )مصوب دولت يا كميسيون‌هاي مجلس يا تفويض اختيار از سوي مجلس(، عهدنامه‌هاي بین‌المللی، آئين‌نامه‌هاي دولتي.
    • اسناد تاريخي
    • اسناد فرهنگي
    • اسناد سياسي
    • اسناد نظامي
    • اسناد اقتصادي، عمراني

7- بايگاني اسناد و مدارك

  • 7-1 – بایگانی اسناد

بايگاني به طور اجمالي دربردارنده دو هدف عمده است :
• اسناد حاوي اطلاعاتي هستند كه سازمان‌هاي به وجود آورنده را ناگزير از مسئوليت‌پذيري و پاسخگويي می‌کنند و از طرف ديگر به عنوان ابزاري مؤثر در دست مديران و هدايت مديريت محسوب می‌شوند.
• اسناد به عنوان مدرك در مراحل قانوني مورد توجه و استفاده قرار می‌گیرند.

  • 7-2 – وظايف بخش بايگاني
    وظيفه بايگاني در هر سازمان طبقه‌بندي اسناد، ثبت و ضبط و كنترل آن‌هاست و اين وظيفه از مرحله دريافت سند آغاز و تا زماني كه به علت سلب ارزش و بر طبق مقررات از بين مي‌رود و يا به علت ارزش استثنايي در محل معيني براي هميشه نگهداري مي‌شود دوام خواهد يافت. اين وظائف را مي‌توان به تفضيل به شرح زير بيان نمود:

• كنترل نامه‌ها و استعلامات وارده به بايگاني جهت قرار دادن در پرونده‌ها
• نظارت بر تحويل و دريافت پرونده‌ها از قسمت‌های مختلف
• تشكيل پرونده برابر كدهاي تعيين‌شده در قسمت‌های مربوطه
• بايگاني نامه‌ها و پیش‌نویس‌ها و استعلامات
• ثبت نامه‌هاي وارده در سيستم رايانه‌اي بايگاني
• ثبت نامه‌ها و پرونده‌ها در دفاتر بايگاني
• شماره‌گذاري كليه سوابق ارسالي به بايگاني
• تحویل گرفتن پرونده و نامه‌ها از دبيرخانه و بررسي شماره صادره آن پرونده
• جستجوي پرونده‌ها در سيستم رايانه‌اي و دفاتر بايگاني
• برگ‌شماري و شماره‌گذاري پرونده‌هاي وارد به بايگاني
• جابجايي پرونده‌هاي وارده در بايگاني و طبقه‌بندي آنان بر اساس كد‌گذاري
• بايگاني نمودن كليه برگه‌هاي وارد در بايگاني و جابجا نمودن آنان در پرونده‌هاي مربوطه
• تعويض زونكن‌هاي فرسوده و پشت‌نويسي پرونده‌ها و زونكن‌ها

8- روش‌های تنظيم پرونده‌هاي بايگاني

نحوه چيدمان و قرار دادن پرونده‌ها را در قفسه‌هاي بايگاني تنظيم گويند. روش‌های تنظيم با توجه به عملكرد و نياز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسيم می‌گردد كه عمده‌ترين آن‌ها عبارت‌اند از:

  •  روش الفبايي ساده و مركب
  •  روش شماره‌گذاري متوالي (سريال) محض يا ترتيب ثبت اسامي پوشه‌ها و دفاتر راهنما
  •  روش جغرافيايي
  •  روش عنواني
  •  روش شماره‌گذاري موضوعي يا مركب
  •  روش شماره‌گذاري تاريخي
  •  روش شماره‌گذاري محدود يا مقطع
  •  روش شماره‌گذاري كارتن – جزوه دان
  •  روش شماره‌گذاري اعشاري يا دسيمال
  •  روش شماره‌گذاري تلفيقي

 

9- معرفی GS1 و استانداردها

در دنيايی كه ميزان اطلاعات توليدشده در آن، لحظه‌به‌لحظه در حال افزايش است، استانداردهای GS1 كمك می‌کنند، متوجه شویم كدام بخش از اين اطلاعات، واقعاً مفيد هستند. اين استانداردها كمك می‌کنند زبان مشتركی براي شناسايی، ضبط و تبادل اطلاعات مربوط به زنجيره‌های تأمين و تقاضا در سراسر دنيا ايجاد شود تا مطمئن شويم كه اطلاعات ضروری و كاربردی، به راحتی در دسترس هستند، دقيق و صحيح هستند و به راحتی فهميده و استفاده می‌شوند. استانداردهای GS1 به چهار دسته كلی زير تقسيم می‌شوند:

9-1 – استانداردهای شناسايی (شناسه‌ها)

استانداردهای شناسايی GS1، استانداردهايی هستند كه كدها يا كليدهايی را براي شناسايی يكتا و بي‌ابهام موجوديت‌های مختلف در دنياي واقعی (مانند اقلام تجاری، واحدهای لجستيكی، مكان‌های فيزيكی، اسناد، روابط خدماتی و ساير موجوديت‌ها) تعريف می‌کنند تا از اين كليدها در سيستم‌های اطلاعاتی استفاده شود.
استانداردهای GS1 اين قابليت را فراهم می‌کنند تا برای شناسايی منحصربه‌فرد هر «چيز» يا به عبارت بهتر هر «موجوديت»، يك شناسه‌ی يكتای جهانی تخصيص داده شود. شناسه‌هايی كه مطابق با استانداردهای GS1 به هر موجوديت می‌توان داد، با كمك «پيش‌شماره شركتی GS1» صادر می‌گردند. هر شركتی كه عضو GS1‌ می‌شود، يك پيش‌شماره شركتی منحصر‌به‌فرد دريافت می‌کند كه با اين كار، امكان شناسايی آن شركت در تمام دنيا به صورت يكتا فراهم می‌شود.
اين پيش‌شماره‌های شركتی نيز از «پيشوند‌های كشوری و موضوعی GS1» گرفته می‌شوند كه به كشورهای مختلف يا موضوعات و حيطه‌های خاص داده شده‌اند.

 

نوع شناسه جهانی سند می‌تواند توسط شرکت‌ها، برای شناسایی اسناد، ازجمله کلاس‌ها و یا نوع هر سند دیگری مورد استفاده قرار گیرد. در مواردی که شرکت به شناسایی اسناد فردی نیاز داشته باشد، شماره سریال الفبایی اختیاری را می‌تواند در GDTI قرار داد. اصطلاح سند به طور گسترده برای پوشش هر مدرک و یا کاغذ‌های به خصوصی که نوشتن در آن‌ها صورت می‌گیرد مانند: سند حق اثبات مالکیت، تعهد حامل، دیپلم یا گواهی‌نامه‌ها مورد استفاده قرار داد. این اسناد به طور معمول نیاز به ضبط اطلاعات مناسب موجود در سند دارد. نمونه‌هایی از نوع اسناد که می‌تواند از GDTI بهره‌مند شوند شامل: اسناد فیزیکی از قبیل گواهینامه، فاکتورها، گواهینامه رانندگی و اسناد الکترونیکی مانند تصاویر دیجیتال و پیام‌های EDI هستند.
هر GDTI را می‌تواند در یک بارکد کدگذاری یا به طور مستقیم بر روی سند چاپ گردد. شرکت‌ها می‌توانند GDTI را به عنوان یک روش شناسایی و ثبت نام از اسناد و رویدادهای مرتبط استفاده کنند. آن‌ها همچنین می‌توانند، GDTI را برای بازیابی اطلاعات، ردیابی سند و آرشیو الکترونیکی مورد استفاده قرار دهند.
همچنین یک برنامه خاص به منظور پیشگیری از تقلب و جعل سند است؛ به عنوان مثال، اختصاص دادن یک GDTI به هر دیپلم یا گواهی که پس از آن به رجیستری مرکزی مرتبط است.

9-2 . استانداردهای ضبط داده‌ها

در سيستم GS1‌ از حامل‌های داده برای ضميمه كردن شناسه‌ها و ساير اطلاعات تكميلی به اقلام فيزيكی استفاده می‌شود. استانداردهای ضبط داده‌ها، مشخصات حامل‌های داده‌ای همچون کد میله‌ای (باركد)، ديتاماتريس و تگ‌های RFID را تعريف می‌کنند. شرايطی كه پويشگرها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها بر اساس آن به استخراج اطلاعات از حامل‌های داده و استفاده از اين اطلاعات می‌پردازند، در اين استانداردها ذكر می‌شود.

10- روش بایگانی و مدیریت اسناد با استفاده از استاندارد GS1

مشکلاتی که هم‌اکنون سازمان‌ها با آن روبرو هستند این است که برای ورود و خروج، به تایپ مدارک در هر مرحله نیاز است و اینکه نمی‌توان مدارکی که دست مشتری می‌دهند را ردیابی کنند تا از خروج آن از سازمان جلوگیری شود مانند مدارکی که در شرکت‌های بیمه به دست مشتری‌ها داده می‌شود و توسط خود افراد به داخل اتاق‌ها منتقل می‌شود و هیچ کنترل فراسازمانی برای این مورد وجود ندارد.

راه حل این مشکل، راهکارهایی است که استاندارد GS1 برای حل مشکلات موجود در مدیریت اسناد و بایگانی ارائه می‌دهد می‌تواند به صورت زیر باشد:
استفاده از بارکدهایی که بر روی اسناد قرار می‌گیرد. این بارکدها شامل یک کد GDTI هستند که با استفاده از دستگاه‌های بارکد خوان قابل شناسایی هستند. هر سند می‌تواند یک بارکد داشته باشد که همراه با کدهای GLN قابل شناسایی و ردیابی هستند. با استفاده از این دو استاندارد می‌توان جابه‌جایی اسناد داخل و خارج از سازمان را بررسی کرد. کدهای GLN موقعیت مکانی هر یک از اسناد را نشان می‌دهد. کدهای GDTI، اطلاعات نام سازمان، تاریخ ایجاد سند، مدت اعتبار سند و نوع سند را مشخص می‌کند و کد GLN، موقعیت مکانی و جغرافیایی سند را تعیین می‌کند.
راهکار دیگری که GS1 می‌تواند برای مدیریت اسناد در کنار راهکار اول ارائه دهد، استفاده از تگ‌های RFID است. به این صورت که تگ‌های RFID می‌تواند از خروج اسناد از سازمان پیشگیری کند. مسئول بایگانی می‌تواند با فعال و غیر فعال کردن تگ‌ها اجازه خروج اسناد از سازمان را بدهد.