راهكار‌هاي GS1 براي مديريت اسناد

مقدمه

يكي از مشكلات هميشگي سازمان‌ها پراكندگي اطلاعات و اسناد و همچنين ايجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات آن‌ها است. اهمیت این موضوع ازآنجا قابل‌درک است که در سازمان‌های مختلف اسنادی مشتمل بر اطلاعات فوق‌العاده ارزشمند با عناوین گوناگون مانند گزارش‌ها، نامه‌ها، قراردادها، نقشه‌ها، موافقت‌نامه‌ها، پرونده‌های پرسنلی، اسناد مالی و … وجود دارند و بايد به ترتیبی بتوان ضمن حفظ امنیت منشأ اطلاعات، امکان ارائه خدمات اطلاع‌‌رسانی را نیز به وجود آورد.

مدتی است که عباراتی نظیر

Systems Document Management

SystemsContent Management

اذهان شرکت‌های نرم‌افزاری کشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آن‌ها فعالیت‌های خود را برای تولید این سیستم‌ها آغاز نموده‌اند.

هدف از اين سند ارائه راه‌حلي جهت كد‌گذاري و به نحوي مديريت اسناد است.

سیستم كدينگ اسناد

هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفی است. این مدارک یا به‌اصطلاح اسناد باید بانظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آن‌ها را در زمان لازم بازیابی و مورداستفاده قرارداد. درواقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان موردنیاز است و باید به آن‌ها مراجعه شود. کنترل مدارک و مستندات، باید از طریق کد منحصربه‌فردی صورت بپذيرد. با استفاده از اين كد مي‌توان فرآيند شناسایی و ردیابی اسناد را به‌راحتی انجام داد. سیستم كدينگ اسناد درواقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه‌بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را تسهيل مي‌كند.

با استفاده از استانداردهای GS1 امکان مدیریت اسناد و ردگیری اسناد مهم سازمان‌ها فراهم مي‌شود. در ادامه به توضیح استانداردهای GS1 پرداخته مي‌شود.

معرفی GS1 و استانداردها

در دنيايی كه ميزان اطلاعات تولیدشده در آن، لحظه‌به‌لحظه در حال افزايش است، استانداردهای GS1 كمك می‌نمايند تا بتوان فهميد كدام بخش از اين اطلاعات، واقعاً مفيد هستند. اين استانداردها كمك می‌كنند زبان مشتركی براي شناسايی، ضبط و تبادل اطلاعات مربوط به زنجيره‌های تأمين و تقاضا در سراسر دنيا ايجاد شود تا مطمئن شد كه اطلاعات ضروری و كاربردی به‌صورت دقيق و صحيح و به‌راحتی در دسترس هستند. استانداردهای GS1 به سه دسته كلی زير تقسيم می‌شوند:

استانداردهای شناسايی (شناسه‌ها)

استانداردهای شناسايی GS1، استانداردهايی هستند كه كدها يا كليدهايی را براي شناسايی يكتا و بي‌ابهام موجوديت‌های مختلف در دنياي واقعی (مانند اقلام تجاری، واحدهای لجستيكی، مكان‌های فيزيكی، اسناد، روابط خدماتی و ساير موجوديت‌ها) تعريف می‌كنند تا از اين كليدها در سيستم‌های اطلاعاتی استفاده شود.

استانداردهای GS1 اين قابليت را فراهم می‌كنند تا برای شناسايی منحصربه‌فرد هر «چيز» يا به عبارت بهتر هر «موجوديت»، يك شناسه‌ی يكتای جهانی تخصيص داده شود. شناسه‌هايی كه مطابق با استانداردهای GS1 به هر موجوديت می‌توان داد، با كمك «پيش‌شماره شركتی GS1» صادر می‌گردند. هر شركتی كه عضو GS1‌ می‌شود، يك پيش‌شماره شركتی منحصر‌به‌فرد دريافت می‌كند كه با اين كار، امكان شناسايی آن شركت در تمام دنيا به‌صورت يكتا فراهم می‌شود.

اين پيش‌شماره‌های شركتی نيز از «پيشوند‌های كشوری و موضوعی GS1» گرفته می‌شوند كه به كشورهای مختلف يا موضوعات و حيطه‌های خاص داده‌شده‌اند.

كليد‌هاي شناسايي GS1 كه در مديريت اسناد مي‌تواند استفاده شود، مطابق جدول زير است:

شناسه عنوان شناسه كاربرد در شناسايی مثال
GLN شماره جهانی مکان طرف‌های تجاری و مكان‌ها شرکت‌ها، انبارها، سالن‌های تولید و فروشگاه‌ها
GSRN شناسه جهانی رابطه خدماتی رابطه بين خدمت دهنده و خدمت گیرنده اعضای باشگاه وفاداری، پزشكان بيمارستان و اعضای كتابخانه
GDTI شناسه جهانی سند اسناد و مدارك اظهارنامه مالياتی، فرم‌ها و صورت‌های ارسال

شناسه جهانی سند می‌تواند توسط شرکت‌ها، برای شناسایی اسناد، ازجمله کلاس‌ها و یا نوع هر سند دیگری مورداستفاده قرار گیرد. در مواردی که شرکت به شناسایی اسناد فردی نیاز داشته باشد، شماره‌سریال را می‌تواند در GDTI قرارداد. اصطلاح «سند» به‌طور گسترده برای پوشش هر مدرک و یا کاغذ‌های بخصوصی که نوشتن در آن‌ها صورت می‌گیرد، استفاده مي‌شود مانند سند حق اثبات مالکیت‌، تعهد حامل‌، دیپلم یا گواهی‌نامه‌ها. این اسناد به‌طورمعمول نیاز به ضبط اطلاعات مناسب موجود در سند دارد. نمونه‌هایی از نوع اسناد که می‌تواند از GDTI بهره‌مند شوند شامل: اسناد فیزیکی از قبیل گواهینامه، فاکتورها، گواهینامه رانندگی و اسناد الکترونیکی مانند تصاویر دیجیتال و پیام‌های EDI هستند.

هر GDTI را می‌تواند در یک بارکد کد‌گذاری كرده و به‌طور مستقیم بر روی سند چاپ كرد. شرکت‌ها می‌توانند GDTI را به‌عنوان یک روش شناسایی و ثبت‌نام از اسناد و رویدادهای مرتبط استفاده کنند. آن‌ها همچنین می‌توانند GDTI را برای بازیابی اطلاعات، ردیابی سند و آرشیو الکترونیکی مورداستفاده قرار دهند و يا از آن براي جلوگيري از تقلب و جعل سند استفاده كنند.

استانداردهای شناسايی (شناسه‌ها)

در سيستم GS1‌ از حامل‌های داده برای ضميمه كردن شناسه‌ها و ساير اطلاعات تكميلی به اقلام فيزيكی استفاده می‌شود. استانداردهای ضبط داده‌ها، مشخصات حامل‌های داده‌ای همچون كدميله‌ای (باركد)، دیتا ماتریس و تگ‌های RFID را تعريف می‌كنند. شرايطی كه پويشگرها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها بر اساس آن به استخراج اطلاعات از حامل‌های داده و استفاده از اين اطلاعات می‌پردازند، در اين استانداردها ذكر می‌شود.

استانداردهاي به اشتراک‌گذاری اطلاعات:

استانداردهای GS1‌ در حوزه تبادل داده‌ها، شامل استانداردهايی درباره داده‌های اصلی، داده‌های تراكنش‌های تجاری، داده‌های رخدادهای فيزيكی و استانداردهای ارتباطی به‌منظور تبادل اين داده‌ها بين شركای تجاری است. ساير استانداردهای تبادل اطلاعات در سيستم GS1، شامل استانداردهايی در زمینه مكان‌يابی داده‌ها و استانداردهای اعتبارسنجی است كه منجر به تضمين امنيت انتقال اطلاعات می‌شود.

با استفاده از اين استانداردها مي‌توان همه جابجايي‌هاي اسناد و يا مكان‌هاي آن را در كوتاه‌ترين زمان ممكن رهگيري كرد. همچنين اين استاندارد‌ها از جعل و تقلب اسناد جلوگيري مي‌كنند.

معرفي شناسه جهاني GS1 نوع سند براي كنترل سند

شناسه جهانی نوع سند، يكي از کلید‌هاي شناسایی GS1 است كه برای شناسایی اسناد، پیامهای الکترونیکی و فایل‌های دیجیتال به‌منظور کنترل و مديريت اسناد است.

اصطلاح «سند» به طيف گسترده‌اي از هر برگه يا فايل ديجيتالي اطلاق مي‌شود.شناسه جهاني نوع سند مي‌تواند براي شناسايي هر نوع سند استفاده شود، در ادامه به تعدادي از انواع سند اشاره‌شده است:

اسناد تجاري (صورتحساب، سفارش خريد)

اسنادي كه براي اثبات حقوق است (سند مالكيت)

اسنادي كه براي اثبات تعهدات است (ابلاغيه يا فراخوان براي خدمت سربازي)

اسناد شناسايي (گواهينامه رانندگي، گذرنامه)

فایلهای دیجیتال

پیامهای الکترونیکی

4,1. ساختار كد GDTI

پيش‌شماره شركتي GS1 توسط سازمان‌هاي عضو GS1، به شركتي كه GDTI را تخصيص مي‌دهد، (در اینجا صادركننده سند)، اختصاص داده مي‌شود. شناسه GDTI يك شماره جهاني منحصربه‌فرد ايجاد ميكند. ساختار و محتواي شماره نوع سند با توجه به ديدگاه مالك پيش‌شماره شركتي GS1 جهت شناسايي منحصربه‌فرد هر نوع سند تعيين مي‌شود.

رقم كنترل اين اطمينان را مي‌دهد كه شماره جهانی نوع سند به‌طور صحيح ساخته‌شده است.

سريال، یک جزء اختياري است كه براي شناسایی يك سند واحد در طول عمر آن سند، تخصیص می‌یابد. زماني كه اين سريال جزء، در يك سند گنجانده شود، آنگاه GDTI يك سند خاص را به‌صورت منحصربه‌فرد شناسايي مي‌كند.

فيلد جزء سريال از نوع حروفي عددي است و مي‌تواند حاوي بيش از 17 كاراكتر باشد. صادركننده سند، جزء سريال را تعيين مي‌كند.

شناسه جهاني نوع سند (GDTI)
نوع سند پيش‌شماره شركت GS1 رقم كنترل جزء سريال (اختياري)
N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 X1 variable X17

شكل 1 – قالب رشته عناصر

روش بایگانی و مدیریت اسناد با استفاده از استاندارد GS1

 

مشکلاتی که هم‌اکنون سازمان‌ها با آن روبرو هستند این است که برای ورود و خروج اسناد، به تایپ مدارک در هر مرحله نیاز است و اینکه برخي از سازمان‌ها نمی‌توانند مدارکی که دست مشتری می‌دهند را ردیابی کنند تا از خروج غیرمجاز آن از سازمان جلوگیری كنند، مانند مدارکی که در شرکت‌های بیمه به دست مشتری‌ها داده می‌شود و توسط خود افراد به داخل اتاق‌ها منتقل می‌شود و هیچ کنترل فرا سازمانی برای این اسناد وجود ندارد. راه‌حل این مشکل با توجه به استاندارد‌ها و راهکارهایی که GS1 برای مدیریت اسناد و بایگانی ارائه می‌دهد می‌تواند به اين صورت باشد كه اسناد با توجه به مطالبي كه عنوان شد با كليد شناسايي GDTI، شناسايي مي‌شوند. سپس تمامي مكان‌هايي كه اسناد در آنجا تولیدشده و يا بایگانی‌شده است توسط كد GLN شناسايي مي‌شود. حتي قفسه‌هايي كه اسناد در آنجا قرار مي‌گيرد نيز مي‌تواند با كد GLN شناسايي شود. در سيستم IT تمامي اطلاعات مربوط به سند به همراه كد GDTI آن و كد GLN كه در آنجا بایگانی‌شده است، ثبت مي‌شود. به اين صورت هر وقت كه نياز به سندي در بايگاني داشته باشيد، با جستجوي كد GDTI آن مي‌توان به‌سرعت و در كوتا‌ه‌ترين زمان ممكن آن را پيدا كرد. در هنگام جابجايي اسناد در بين واحد‌ها نيز با ثبت كد GDTI سند و كد GLN مبدأ و مقصد سند و شماره پرسنلي و يا كد ملي افراد، مي‌توان سند را رديابي نمود. براي افزايش سرعت و دقت ثبت اطلاعات مي‌توان كد‌هاي GDTI و GLN را در نماد باركد رمزينه (انكد) كرد. با اين سيستم مي‌توان از گردش سند در سازمان، در بازه‌هاي زماني دلخواه گزارش‌ گرفت. با اين سيستم مي‌توان فهميد كه چه سندي در كجا و در اختيار چه افرادي قرار دارد. اين فرآيند هم با استفاده از فناوري باركد و RFID قابل‌اجرا است. براي استفاده از فناوري RFID مي‌بايست كد GDTI اسناد بر روي تگ‌هاي RFID رمزينه (انكد) شود بر روي سند مربوطه چسبیده شود. قرائتگر‌هاي RFID نيز در مكان‌هاي مشخصي قرار مي‌گيرند و هر زمان كه اسناد از نزديكي قرائگر‌ها عبور كند، اطلاعات اسناد خوانده‌شده و به سيستم IT انتقال داده خواهد شد.

C:\Users\barati_m\Desktop\667_barcodefilingrecordsmanagementscanner_1270759235.jpg

شكل 2: پيدا كردن اسناد با استفاده از سيستم كدينگ GS1

اگر از فناوري RFID در اين سيستم استفاده شود مزاياي زير را نيز دارد:

  1. جلوگيري از خروج غیرمجاز اسناد از سازمان و يا اتاق مربوطه.
  2. ثبت و ضبط اطلاعات اسناد و محل‌هاي گردش آن به‌صورت خودكار
  3. پيدا كردن اسناد مفقودشده
  4. يافتن سند در زمان بسيار كوتا‌ه
  5. ثبت موجودي اسناد در زمان بسيار كوتاه

C:\Users\barati_m\Desktop\659.JPG