ماهنامه شماره 21 (ارديبهشت ماه 1396)

1- مقدمه

استاندارد‌هاي GS1 به همراه فناوری اطلاعات در عصر حاضر موجبات دگرگونی و تحول در عرصه‌های مختلف اقتصادی شده است و تبعات و پیامدهای سریع و متنوع آن در لایه‌های متعدد جامعه بشری ظهور و بروز یافته است. با الهام از استانداردهاي GS1 و سازوکار‌های فناوری اطلاعات، محدودیت‌های زمانی و مکانی از بین رفته و موانع دسترسی به مجهولات کاهش پیداکرده است.

آنچه مسلم است در شرایط کنونی با به‌کارگیری استانداردهاي GS1، گستره پهناور جامعه بشری و سلایق و پندارهای آن به حقیقتی واحد گونه در نیل به اهداف و آرمان‌های بشری سوق داده می‌شود و می‌توان درحرکت و ضرورت و تداوم آن به کمالات مادی و معنوی در ابعاد متنوع و وجوه مختلف ارکان اجتماعی نائل گشت و در ارتقاء بهره‌وری اقتصادي همت گماشت.

بحث جدیدی که چند سالي است در حوزه صنعت و اقتصاد کشورها بروز کرده و کاربردهای بسیار متنوعی را پیدا نموده و یک آینده پررونق با شتاب بسیار زیادی را  از خود نشان داده است، فناوری RFID است، فناوری جدیدی که در صنعت حمل‌ونقل، توزیع و انبارداری و کل فرآيندهاي مدیریتی، در این حوزه‌ها ظهور پیداکرده است.

فرآيند انبارداری یک خدمت اقتصادی است و عبارت از تهیه و نگهداری کالا به‌منظور عرضه به‌موقع یا گسترش مدت عرضه آن به‌نحوی‌که کالا برای مدت بیشتری قابل‌دسترس و مصرف باشد. در اقتصاد هر کشوری انبارداری حلقه‌ای از زنجیره تولید، انتقال، توزیع و مصرف به شمار رفته و نقش اتصال و واسط را درانتقال کالا از مناطق تولید به بازارهای مصرف و سپس توزیع محلی بر عهده‌دارند.

درصد زیادی از سرمایه سازمان‌ها را مواد اولیه و قطعات، تجهیزات و کالاهای آن تشکیل می‌دهد. لذا نگهداری و مراقبت دقیق از آن‌ها و برقراری یک نظام صحیح و استاندارد اطلاعاتی برای کنترل موجودی انبار و یا زمان به‌موقع جهت سفارش و میزان سفارش کالا بسیار ضروری بوده و با بهبود وضع انبارداری می‌توان از زیان‌های ناشی از بی‌دقتی در نگهداری کالا جلوگیری نمود و به میزان سود سازمان افزود. در حوزه‌های بهداشتی، درمانی و بیمارستان‌ها، انبارها با توجه به نوع کالا، لوازم موردنیاز واحدهای تحت پوشش به انواع مختلف تقسیم می‌شوند که تمامی آن‌ها از سیستم انبارداری گذر می‌کنند.

2- اهداف انبار و انبارداری

هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان‌های دولتی و چه در سازمان‌های خصوصی، تهیه، سفارش دهی، تحویل گیری و نگهداری و تحویل کالاهای موردنیاز سازمان است.

انبار به‌عنوان یک جایگاه سازمانی در چارت سازمانی کلیه ارگان‌ها وجود دارد، به همین دلیل ضمن اهمیت ویژه‌ای که این بخش در سازمان دارد به نظارت بیشتر، حفظ و ایمنی و استاندارد مربوطه نیازمند است. از طرفی بدیهی است که اگر مواد و لوازم در زمان مناسب در دسترس واحد مصرف‌کننده قرار داده نشود، در گردش کار که از اهمیت خاصی برخوردار است، وقفه ایجاد خواهد شد. هرچند که در حال حاضر سیستم‌های جدیدی در امور اداری و مدیریتی به وجود آمده و در حال استقرار هستند که هدف آن‌ها حذف انبار و ایجاد روش کاری مبتنی بر انبار مجازی است که نیاز است بامطالعه دقیق و با در نظر گرفتن تمامی عوامل حرکت به سمت فوق را آغاز نمود.

3- اهمیت و مزایای سیستم صحیح انبارداری

ایجاد یک سیستم صحیح انبارداری در سازمان مزایایی به شرح زیر به دنبال دارد:

1. با نظارت دقیق بر موجودی انبار، از افزایش بیش‌از اندازه و حد تعیین‌شده کالاها در انبار جلوگیری و درنتیجه از ضرر و زیان‌های ناشی از تغییر قیمت‌ها یا خرابی و فساد کالاها جلوگیری می‌شود.
2. دریافت، استقرار، حفاظت و در دسترس قرار دادن کالاها در انبار به روش مطلوب و به‌آسانی انجام می‌پذیرد و نیازهای واحدها به‌موقع تأمین می‌شود.
3. از سفارش‌هاي اضافی و تکراری جلوگیری مي‌شود.
4. اطلاعات موردنیاز مدیران در زمینه میزان موجودی‌ها و مصارف کالاها در هر زمان به نحو مناسب تهیه و باعث تسهیل شمارش مي‌شود.
5. با خرید به مقدار، از راکد شدن سرمایه جلوگیری مي‌كند و با نگهداری و حفاظت صحیح از کالاها، اتلاف ضایعات به حداقل می‌رسد.
6.  عملیات شمارش، صورت‌برداری و درنهایت انبارگردانی از موجودی‌ها و همچنین تعیین ارزش موجودی جنس در پایان سال به سهولت انجام‌پذیر است.

4- دانستنی‌هایی در مورد انبار و انبارداری نوین

آموزش و ارائه مطالب موردنیاز انبارداری و انبار موجب افزایش قابلیت‌ها و استعدادهای انبارداران و کارکنان انبار و درنتیجه تسهیل کارها و درمجموع باعث کارایی و اثربخشی و نیروی محرک و جلوبرنده سیستم و سازمان است. با توجه به استاندارد‌هاي GS1 و راهكار‌هاي آن، ما را بر آن داشت تا مجموعه‌ای خلاصه‌وار و کلیدی از مطالب مهم در مورد انبار و عملیات انبارداری که همان سفارش تهیه کالا، تخلیه، بارگیری و نگهداری کالاهای موردنیاز و توزیع صحیح و بهنگام است و موجب ارتقاء کیفیت خدمات ارائه‌شده می‌شود، معطوف داریم. البته ناگفته نماند سیستم‌های انبارداری با توجه به نوع کاربری و جامعه مورداستفاده بسیار متفاوت است و در بسیاری از جوامع انبارها هنوز به‌صورت سنتی اداره می‌شوند. حال‌آنکه برخی از انبارها بسته به نیاز آن‌ها کاملاً خودکار و مکانیزه می‌باشند و بدون اینکه نیاز به نیروی کار داشته باشند و از طریق سیستم‌های دریافت و انتقال خودکار، کالاها و نرم‌افزارهای لجستیکی مدیریت می‌شدند که برای اطلاع از وجود چنین انبارهایی در اینجا آورده شده است. این سیستم‌ها معمولاً در انبارهايی با دماهای بسیار پایین که کار کردن در آن‌ها دشوار است و یا در مناطقی که قیمت زمین بسیار گران است پیاده‌سازی می‌شود، چراکه امکان استفاده از ارتفاع در این سیستم‌ها کاملاً مقدور است. (یک نمونه تصویر از انبارهای نوین)

با توجه به کاربری و تنوع زیاد انواع انبارها، ماشین‌آلات، سیستم‌ها و تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری تخصصی متناسب با نوع کاربری انبارها توسعه‌یافته‌اند.

5-استاندارد‌هاي GS1

سازمان جهاني GS1 براي ثبت و جمع‌آوري مكانيزه اطلاعات با بالاترين دقت و صحت راهكارهايي را ارائه داده است. براي اين منظور تمامي موجوديت‌ها با انواع كليد‌هاي شناسايي خود، شناسايي مي‌كند. براي مثال قلم كالا‌هاي تجاري با كد GTIN، مكان‌ها و قفسه‌ها با كد GLN، محموله‌هاي ارسالي و لجستيكي با SSCC، اموال و دارايي‌هاي ثابت با كد GIAI و غيره شناسايي مي‌شود. سپس به‌منظور برداشت اطلاعات و قرائت با سرعت و صحيح، كليد‌هاي شناسايي در نماد‌هاي باركد و يا تگ RFID رمزينه مي‌‌شود. اطلاعات اقلام و كالا‌ها و همچنين تراكنش‌هاي اطلاعاتي، در بانك اطلاعاتي ثبت‌شده و در اختيار ذينفعان مربوطه قرار مي‌گيرد.

ساده‌ترين مثال در استفاده از سيستم مكانيزه جمع‌آوري اطلاعات، استفاده از بارکد است، یک نمونه بارکد شامل یک سری میله و فاصله‌های مجاور و نزدیک و موازی است، الگوی عرض این فاصله‌ها از قبل تعریف و تعین شده و داده‌های واقعی به‌صورت کد در این الگوها مورداستفاده قرار می‌گیرد، برای خواندن اطلاعاتي که در این نماد‌ها موجود است از طریق یک ابزار جستجو که در عرض و طول این الگوهای نمادی ازیک‌طرف به‌طرف دیگر درحرکت است، اقدام می‌شود و با آزاد کردن کدهای موجود در این الگوها داده اصلی از آن کشف و بازخوانی می‌شود. اساساً اسکنر‌های لیزری می‌توانند این بارکدها را قرائت کرده و محدوده 12 اینچی را تحت پوشش قرار دهند در این رابطه اسکنرهای خیلی قوی قادر به خواندن  فاصله 4 فوتی نيز می‌باشند.

مشهورترین فرمت بارکدی مرسوم UPC/EAN است که تقریباً در تمام محصولات امروزه مشهود  است که از طریق سازمان جهاني GS1 ایجادشده و از ابتدای 1970  در دسترس است، این فرمت به‌طور عام تائید شده است. بارکدها، سرعت، درستی، کارایی و ثبات در اخذ و استفاده از داده‌ها را ارائه می‌دهند و تحقیقات محققین بارکد‌ها را در توانمند کردن این فناوری تشدید کرده است و در این رابطه کاهش هزینه‌های ساخت، توسعه کیفی و همگانی کردن آن‌، کاهش دوره زمانی و توسعه و بهبودی این تکنولوژی را به ارمغان آورده است و نسل جديد باركدهاي دوبعدی مانند نماد‌هاي دیتا ماتریس و QR Code به وجود آمدند. علیرغم منافع زیاد بارکدها، مشکلاتی هم بر شیوه استفاده از این فناوری وجود دارد، این تکنولوژی در ذخیره داده محدودیت داشته و لزوم تمیز نگه‌داشتن آن به‌منظور آنکه قرائت گر بتواند داده‌ها را بخواند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، الگوهای نمادین بارکد (میله‌ها و فاصله‌ها) بايد در جهت مستقیم و نزدیک اسکن