استانداردهای GS1 در خرده‌فروشی‌ها

فصلنامه شماره 36 (زمستان 1397)

مقدمه

خرده‌فروشان، انبارداران، توزیعکنندگان، تأمین‌کنندگان و تولیدکنندگان برای اداره کارآمدتر کسب‌وکارشان، اطمینان از دقت اطلاعات محصول و حداقل سازی هزینه ها به استانداردهای GS1 متکی هستند. استانداردهای GS1 نه‌تنها امکان تحقق این نتایج را درون هر کسب‌وکاری فراهم میکنند بلکه بر روی زنجیرههای تأمین هر کسب‌وکار نیز مؤثر هستند.

استانداردهای GS1 همانند DNA اقلام و محصولات درحرکت در سراسر زنجیره تأمین هستند. با شناسایی منحصربه‌فرد هریک از این محصولات این امکان وجود دارد که تک تک محصولات با اطلاعاتشان مرتبط شوند.

نحوه ایفای نقش استانداردهای GS1 در خرده‌فروشی:

  1. شناسایی: استانداردهای GS1 با شناسایی اعداد شناسایی GS1 استفاده‌شده برای تشخیص منحصربه‌فرد تمامی محصولات (اقلام تجاری)، واحدهای لجستیکی، مکانها، داراییها و ارتباطات سراسر زنجیره تأمین از تولیدکننده تا مصرف‌کننده شروع میکند. (GLN,SSCC,GTIN)
  2. ضبط اطلاعات: حملکنندگان دادههای GS1 به کسب‌وکارها در زنجیره تأمین خواربارفروشی کمک میکند مقادیر مختلفی از داده محصول شامل GTIN، اطلاعات Batch/Lot و تاریخ انقضا را نگهداری کنند. (بارکدهای U.P.C، GS1 DataBar،ITF-14،GS1-128،GS1 DataMatrix، RFID)
  3. به اشتراک‌گذاری اطلاعات: با استانداردهای GS1 به‌عنوان زبان مشترک کسب‌وکار، شرکای تجاری میتوانند به‌طور یکپارچه اطلاعات را برای همگام‌سازی دادهها و همچنین تبادل داده رویداد فیزیکی و تراکنشی درباره محصولات درحرکت درون زنجیره تأمین به اشتراک گذارد. (GDSN,EDI,EPCIS)

چالشهای پیشروی صنعت:

صنعت خواروبارفروشی (شامل کالاهای مصرفی بسته‌بندی‌شده، مواد غذایی تازه و خرده‌فروشی) و صنعت مواد غذایی تازه (شامل محصولات گوشتی، دریایی، فرآوردههای گوشتی، لبنی و بخش نانوایی) دائماً به دنبال راههای جدید برای همکاری با استفاده از استانداردها و فناوری برای حمایت از فعالیتهایشان هستند. از سوی دیگر با افزایش تقاضا برای داده محصولات،کارآمدی و قابلیت دید زنجیره تأمین و همچنین الزامات تعیین‌شده توسط قوانین و مقررات وضع‌شده مواجه هستند؛ شرکتها از استانداردهای GS1 برای کمک به اطمینان از قابلیت ردیابی محصول، ایمنی غذا و همچنین ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکاری استفاده میکنند. برای بهبود قابلیت ردیابی در صنعت، شرکتها در حال پیشروی از شناسایی کالا به شناسایی محصول و اتصال به رویدادهای رهگیری مهم به عناصر داده کلیدی هستند. استفاده از استانداردهای GS1، صنعت مواد غذایی تازه، اعتماد مصرف‌کنندگان و امنیت مواد غذایی را با استفاده از موارد زیر به دست میآورد:

  • شناسایی محل با استفاده از شماره جهانی مکان GS1 (GLN)
  • شناسایی محصول با استفاده از شماره جهانی قلم کالای جهانی GS1 (GTIN)
  • شناسایی واحدهای لجستیکی با استفاده از کد سریال بسته GS1 (SSCC)
  • داده اصلی محصول از طریق انتقال الکترونیکی اطلاعات در شبکه جهانی همگامسازی داده (GDSN)

ابتکارات GS1 در حوزه خواربارفروشی:

  • ارائه تخصص و رهبری برای تغییر آینده صنعت
  • تعامل با همسالان و شرکای تجاری در یک محیط کاری مشترک
  • اشتراک‌گذاری و یادگیری بهترین شیوهها برای پیشرفتهای عملیاتی
  • به دست آوردن بینش به چالشها و فرصتها در هر ارتباط مربوط به زنجیره تأمین
  • کمک به تعریف راه‌حل‌ها برای انطباقپذیری با قوانین با توجه به قابلیت ردیابی و ایمنی مواد غذایی
  • بهرهمندی از تخصص، دانش و خدمات پشتیبانی GS1 ایران

فواید استفاده از استانداردهای GS1 در سراسر زنجیره تأمین:

افزایش قابلیت ردیابی محصول، ایجاد قابلیت دید زنجیره تأمین، ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار، افزایش کارآمدی، افزایش ایمنی مواد غذایی، تسهیل فراخوانی کارآمد محصول

تأمین‌کننده:

  1. ایجاد پایهای برای قابلیت ردیابی و فراخوان محصول
  2. ارائه بازده عملیاتی در تحویل
  3. مدیریت موجودی و فرآیندهای ارسال
  4. بهینه‌سازی تدارکات تحویل و کاهش خطاها
  5. کاهش خطاهای سفارش و حسابداری
  6. افزایش سرعت معرفی محصول جدید از طریق تبادل اطلاعات دقیق محصول

تولیدکننده وسازنده

  1. کاهش هزینهها و زمان سپری شده بر روی فرآیندهای دستی
  2. افزایش قابلیت ردیابی برای حمایت فرآیندهای مدیریت امنیت
  3. بهبود دقت سفارش گذاری و کاهش خطاهای حسابداری
  4. بهینهسازی و کاهش خطاهای تحویل

عمده‌فروش و مرکز توزیع

  1. بهینهسازی بهرهوری دریافت
  2. بهبود مدیریت موجودی
  3. افزایش نرخ انتخاب
  4. کاهش خطاها در انتخابهای اشتباه
  5. بهبود دقت سفارش گذاری و کاهش خطاهای حسابداری
  6. فراهم کردن شناسایی بهتر مکان و محصول از طریق فرآیندهای رهگیری و ردیابی

خرده‌فروش

  1. افزایش بازده عملیاتی در تمامی فرآیندهای کسب‌وکاری مختلف
  2. بهبود آمادهسازی برای فراخوان دقیق و سریع
  3. فعال‌سازی حفاظت از مصرف‌کننده
  4. ارائه اطلاعات اضافی محصول برای افزایش فعالیتها برای قابلیت ردیابی و برای محصول بهتر مانند مواد حساسیتزا و اطلاعات تغذیهای

والمارت (Walmart)

والمارت مکزیک و امریکای مرکزی، در سال 2011 از تأمین‌کنندگانشان خواستهاند تا از یک کاتالوگ الکترونیکی تائید شده تحت استانداردهای بینالمللی برای افزایش پردازش طبقه بندی محصولات خواروبارفروشی (خوراکی و غیرخوراکی)، سلامت و زیبایی، الکلی و غیرالکلی استفاده کنند.

مزایا:

  • کاهش فرآیندها در ثبت آیتم جدید
  • کاهش پر کردن فرمتهای چندگانه برای مشتریان
  • افزایش دقت تبادل داده بین شرکای تجاری
  • افزایش برنامهریزی محصول در فروشگاه

Mondelēz UK و Tesco

Mondeles UK یکی از رهبران تأمین‌کنندگان غذا و نوشیدنی در جهان و Tesco بزرگ‌ترین سوپرمارکت انگلستان است. GS1 انگلیس با هردوی آنها برای بهبود و گواهی کارآمدی زنجیره تأمین عملیاتی آنها و شناسایی ناحیههای کلیدی، جایی که ارتباط تأمین‌کننده و خرده‌فروش میتواند بیشتر افزایش یابد، کارکرده است.

چالش

Mondelēz UK و Tesco میخواستند از درست بودن تحویل محصول به مشتری اطمینان حاصل کنند و زمان صرف شده برای بررسی رسید محصولات به دست مشتریان را کاهش دهند. این روند به‌طور سنتی زمانبر و مستعد بروز خطاهای انسانی بود. ازاین‌رو آنها درصدد افزایش دقت و کیفیت در تحویل محصول (Delivery) به مشتریانشان و حصول اطمینان از حفظ وضعیت با Tesco هستند. هردو شرکت بسیار مشتاق به کاهش تلاش‌های مضاعف صرف شده در بررسی کیفی محصولات و رسید محصولات شرکت Mondelēz UK بودند. ازآنجایی‌که هر دو طرف روشهای متفاوتی برای بررسی وزن و سایز اقلام به کار گرفتهاند، به این معناست که اقلام اغلب هم توسط تأمین‌کننده و هم‌زمانی که به مرکز توزیع خرده‌فروش میرسید وزن‌کشی و اندازهگیری میشد و این یعنی اتلاف منابع و افزایش زمان بررسی اقلام. هر دو شرکت به دنبال استانداردسازی اندازه‌گیری‌های خود و درنتیجه کاهش نیاز به تکرار بررسی اقلام و ساخت یک سطح بزرگتر از اعتماد میان تأمین‌کننده و خرده‌فروش، بودند.

راهحل

Mondelēz UK و Tesco با GS1 انگلیس برای تعریف یک گواهی برنامه تعالی همکاری کردند. هدف ایجاد یک صنعت حمایت‌کننده از خدمات ممیزی زنجیره تأمین برای تأمین‌کنندگان پیشرو است که محقق روند پیشرفت و ارتقا با اطمینان از تحویل درست اولین مرتبه از تأمین‌کنندگان به خردهفروشان و امکان استفاده وسیعتر از بررسیهای کاهش‌یافته خواهد بود. اولین بخش برنامه، فرآیندهای کسب‌وکاری و عملکردی را با بررسی سه حوزه کلیدی GS1 انگلیس ارزیابی میکند: پیامهای EDI (تبادل الکترونیکی داده) بین Mondelēz UK و Tesco، کیفیت داده محصول و استفاده از بارکدها و برچسبهای حمل‌ونقل. به‌طور همزمان GS1 انگلستان بیش از 30 نفر از کارکنان Mondelēz را آموزش می‌دهد. 3 حوزه آموزش عبارت‌اند از: EDI، کیفت داده محصول و بارکدها.

گستردهترین عنصر برنامه صدور گواهینامه بررسیهای فیزیکی محصولاتی بود که Mondelēz تولید و ارسال میکرد به Tesco. بررسیها بر روی محصولات همانند جعبهها و پالتهایی که بستهبندی و ارسال میشدند، انجام میشد. GS1 انگلیس برای اطمینان از ضبط پیوسته و صحیح داده از برنامه کاربردی (اپلیکیشن) Lansa DQ Inspector استفاده کرد. 10 درصد طیف کامل محصولات تست شدند تا اطمینان حاصل شود که آنها مورد تائید استانداردهای کیفیت داده GS1 ازنظر مشخصههایی نظیر ارتفاع، وزن، عمق و عرض هستند. هر بارکد مجموعه محصولات نیز، در سطح پالت، جعبه و قلم کالا برای متابعت بررسی مجدد در برابر استانداردهای کیفیت بارکد توافق شده GS1 تست شد. با بررسی فرآیندهای کسب‌وکاری و عملکردی و تست چنین حجم نمونه بزرگی، GS1 انگلیس قادر است نشان دهد که Mondelēz میتواند به‌درستی و به‌طور پیوسته، سطوح کیفیت و دقت را به دست آورد. این بدان معناست که Tesco میتواند مطمئن باشد که محمولههای ارسالی آنها موردتوافق استانداردها خواهد بود و اجرای بررسی‌های فرآیندی یا کیفی اضافی ضروری نخواهد بود. با استفاده هر دو طرف از استانداردهای صنعتی GS1، برای ویژگیهای داده محصولات، بارکدها و پیامهای EDI، روند اطمینان از اینکه اقلام استاندار هستند، سریع و خودکار و با حداقل نیاز به ورودی دستی به همراه است درنتیجه منجر به حذف خطای انسانی و کاهش هزینههای نیروی انسانی میشود.

نتیجه

همکاری با GS1 برای شرکت Mondelēz منجر به بهبود عملیات داخلی و کاهش تعداد فرآیندهای دستی موردنیاز که قبل از رسید محصول به Tesco باید صورت میگرفت، مانند بررسی دستی پالتها در انبار شد.

به‌طور مشابه برای شرکت Tesco، اکنون واضح است که Mondelēz وضعیت قابل‌اعتماد خود را به‌عنوان تأمین‌کننده حفظ خواهد کرد، بدون بازگشت به عقب برای بررسی عادی محمولههای ارسالی. Tesco اکنون با GS1 انگلیس برای گسترده سازی گواهی برنامه تعالی با دیگر تأمین‌کنندگان پیشروی خود، در حال کار است.

Carrefour

Carrefour بلژیک پذیرش محصولات خود را با استفاده SSCC و DESADV بهینه نموده است.

با بیش از 600 فروشگاه Carrefour بلژیک یکی از رهبران بخش توزیع خردهفروشی انبوه در بلژیک است.

Carrefour بلژیک هدف خود را بهینه‌سازی و منطقی کردن پذیرش کالاها در انبارهای خود قرار داده بود.

350 تأمین‌کننده FMCG (حرکت سریع کالاهای مصرفی) در این پروژه درگیر بودند. همراه با GS1 بلژیک و لوکزامبورگ، تأمین‌کنندگان در مورد نحوه پیادهسازی استانداردهای GS1 به‌منظور دستیابی به هدف آموزش داده شدند.

چالشهای لجستیکی

زمانی که کالاها به مرکز توزیع Carrefour میرسند بنا به دلایل قابلیت ردیابی ثبت میشوند. در عمل، Carrefour هر پالت ورودی را از طریق ثبت SSCC روی برچسب لجستیک GS1 اسکن میکند. این بدان معناست که قبل از تحویل، تأمین‌کننده باید هر پالت را با یک برچسب لجستیک GS1 شامل SSCC علامت‌گذاری کنند. بااین‌حال، Carrefour اغلب پالتهایی با برچسبهای لجستیکی نامطلوب دریافت میکنند. یا اینکه برچسب به‌طور کامل از بین رفته بود، برچسب لجستیکی با استانداردهای GS1 به علت یک SSCC غلط یا گمشده، مطابقت نداشت یا برچسب کمرنگ چاپ شده بود. برای Carrefour این مسئله هزینههای کنترلی بالاتر، اتلاف وقت و ایجاد صفهای انتظار برای رانندگان کامیون به همراه داشت.

هدف

بهینه‌سازی دریافت کالا با برچسب‌های لجستیک صحیح GS1 و اعلان حمل‌ونقل پیشرفته (به‌عنوان‌مثال DESADV).

اهداف تعیین‌شده در پروژه:

تا جولای 2011 تمامی تأمین‌کنندگان باید از شیوه صحیح برچسب‌گذاری استفاده کنند

تا اواسط 2012 کارفور از 80 درصد 350 تأمین‌کننده FMCG اعلامیه ارسال الکترونیک دریافت خواهد کرد. به‌این‌ترتیب کارفور میتواند دریافت کالا را با اعلامیه ارسال (DESADV) مربوطه تطبیق دهد که به‌نوبه خود جزئیات تحویل را نشان می‌دهد.

مزایای پروژه

دریافت کالای سریعتر و دقیقتر، زمان انتظار کمتر برای حمل‌ونقل و اختلافات کمتر بر روی فاکتورها و درنتیجه پرداختهای سریعتر. مخصوصاً با استفاده از اعلامیه ارسال (DESADV) هم کارفور و هم تأمین‌کننده از حمل‌ونقل و جریان اداری مؤثر سود میبرند.

فروشگاه استریم فودز (Stream Foods)

فروشگاه پیشرو در حوزه اسنکهای میوهای در انگلستان است که با استفاده از استانداردهای GS1 و اعلانهای حمل‌ونقل پیشرفته، فرآیند تحویل و صدور فاکتور خود را بهینه ساخته و به‌صورت دقیقتر انجام میدهد.

با افزایش محبوبیت اسنکهای میوهای استریم فودز هم‌اکنون محصولاتش را به رهبران Sainsbury’s و Tesco سوپرمارکت ارسال میکند،. برای مطابقت با الزامات مشتری، شرکت شروع به ارسال اعلانهای حمل‌ونقل پیشرفته (ASN) و پیادهسازی بارکدهای GS1 بر برچسبهای پالت کرد.

به گفته مدیر خدمات مشتری استریم فودز، با استفاده از بارکدهای GS1 و پیامهای کاری الکترونیکی، فرآیندهای صدور فاکتور و تحویل از طریق سازمان‌دهی و دقت بیشتر، بسیار پیشرفت کرده است.

با دریافت مدرک الکترونیکی تحویل، شرکت استریم فودز قادر به رهگیری سفارشان به‌طور مؤثرتر است. قبل از استفاده از این قابلیت، صدور فاکتور بر اساس تاریخ تحویل بدون مدرک تحویل بود و در برخی موارد امکان بروز اشتباه در تحویل وجود داشت و تا زمانی که مشتری یک پیام ارسال نکند، متوجه این مشکل نمیشدند.

استریم فودز هم‌اکنون یک سند الکترونیکی دارد که به‌طور دقیق جزئیات چیزی که توسط مشتری سفارش داده شده، چیزی که ارسال شده و چیزی که تحویل داده شده است را شرح میدهد و با استفاده از آن اختلافات صورتحساب به‌آسانی و با سرعت قابل‌حل است. با پیاده‌سازی اعلان حمل‌ونقل پیشرفته (ASN)، به علت افزایش قابلیت دید محمولههای ارسال شده شرکت قادراست به‌سرعت و دقیق برای مشتریانش صورتحساب صادر کند.

استفاده از SSCC و GTIN GS1 به‌عنوان شناسههای منحصربه‌فرد برای پالتها و محصولات استریم فودز فرآیندهای تجاری با مشتریان را آسانتر و کاراتر میکند.

پیاده‌سازی اعلان حمل‌ونقل پیشرفته (ASN)، قابلیت رؤیت محصولات تحویل داده شده به خرده‌فروشان را افزایش میدهد. اتخاذ اعلان حمل‌ونقل پیشرفته در رابطه با برچسب SSCC روی پالت به انبارهای اتوماتیک در Tesco و Sainsbury’s امکان دریافت یک محموله از تأمین‌کننده بدون دخالت کاربر را میدهد و سرعت گردش انبار را افزایش میدهد.

مزایای پیاده‌سازی اعلان حمل‌ونقل پیشرفته (ASN) برای تأمین‌کنندگان و خردهفروشان:

  • ارتقا قابلیت دید موجودی
  • کاهش خطاهای تحویل و صدور فاکتور
  • کاهش عملیات اداری
  • فرآیندهای کارآمد بیشتر
  • ارتقا خدمات مشتری
  • توانایی تخصیص مجدد موجودی
  • پیشبینی دقیقتر

نتیجهگیری

به گفته مدیر خدمات مشتریان، با به‌کارگیری از استانداردهای GS1 قابلیت دید بر موجودی که آیا به مشتری تحویل داده شده است یا خیر؟ بسیار افزایش یافته است. از سوی دیگر با دریافت یک مدرک الکترونیکی تحویل مرسوله، هرگونه عملیات مضاعف متوقف میگردد. به‌علاوه با کاهش فعالیتهای اداری موردنیاز برای اصلاح هرگونه خطای موجود در فاکتور و یا صورت‌حساب، منجر به‌صرفه جویی در هزینهها و زمان شده است.

شکل 1: ارزش افزوده، مأموریت و بنیاد GS1